Il mercato degli strumenti di Unified Communication & Collaboration è in crescita da anni, a testimonianza di quanto le aziende li considerino ormai una soluzione perfetta per massimizzare la propria produttività ed efficienza. I numeri non mentono: se nel 2018 il mercato globale valeva 56,3 miliardi di dollari, è poi prevista una crescita media annuale (CAGR) del 16,8% fino al 2025 (fonte: Grand View Research).
Più che lecito, a questo punto, domandarsi i motivi di tale successo: per fare ciò si può tornare indietro di qualche anno, quando un’interessante ricerca di The Holmes Report (oggi: provoke) stimò i costi di una cattiva comunicazione aziendale, arrivando a quantificarli in una cifra globale di 37 miliardi di dollari equamente suddivisa tra incomprensioni, errori e omissioni. Inoltre, essa corrisponderebbe a una perdita di produttività di circa 26mila dollari per singolo dipendente, causata proprio da limiti e problemi di comunicazione. Dopo di che, si potrebbe andare avanti nel tempo, arrivare al 2019 e comparare questi numeri con l’impatto della Unified Communication & Collaboration sulla produttività aziendale: si troverebbero senza difficoltà numeri come +52% di produttività, +45% di efficienza, -25%/-50% di costi relativi agli strumenti di comunicazione e un complessivo +25% dei profitti (via: Ingram Micro). Ora, pur con tutte le naturali oscillazioni tra una realtà aziendale e l’altra, è palese l’impatto positivo della Unified Communication & Collaboration sul tessuto aziendale, da cui importanti benefici a livello – appunto – di produttività ed efficienza.
Dal cloud ai PBX moderni: le tecnologie a supporto
Le piattaforme di Unified Communications & Collaboration si basano su alcuni pilastri tecnologici finalizzati a rendere l’azienda efficiente e collaborativa.
- Cloud
È alla base delle soluzioni UCaaS, ovvero Unified Communications & Collaboration as-a-service. La maggior parte delle attuali piattaforme UCC è erogata come servizio cloud e si avvale di tutti i suoi benefici a livello di sicurezza, disponibilità e resilienza. Inoltre, il modello as-a-service sostituisce la spesa in conto capitale (CapEx) tipica del modello on-premise con un modello di costi ricorrenti (OpEx) commisurati alle reali esigenze dell’azienda.
- Instant Messaging e Conferencing
Uno dei tasselli delle soluzioni UCC è la possibilità di comunicare in modo rapido ed efficace sfruttando svariati canali: chat private e di gruppo (instant messaging), conference call e video-call con colleghi, collaboratori, clienti e tutti gli attori del proprio ecosistema. La capacità di passare rapidamente da una comunicazione testuale a una vocale o visiva e di utilizzare svariati device (tra cui smartphone, tablet e anche smartwatch) è ciò che contraddistingue le soluzioni migliori sul mercato.
- Comunicazione voce telefonica (tradizionale o VoIP)
Per quanto tradizionale, la comunicazione telefonica resta un pilastro delle soluzioni UCC. Va comunque aggiornata per soddisfare le esigenze di un mondo sempre più mobile e smart: soluzioni PBX di nuova generazione, soluzioni di convergenza fisso-mobile e centralini in cloud sono altri elementi importanti di un sistema di comunicazione moderno.
- Piattaforme di collaboration
La collaboration è l’altra faccia della stessa medaglia. Le piattaforme UCC favoriscono la collaborazione a livello di team permettendo il file sharing sicuro, l’editing collaborativo dei documenti e l’avanzamento dei processi con la massima trasparenza senza mai abbandonare la piattaforma.
Unified Communication & Collaboration: l’impatto sull’efficienza
Il tema centrale di questo articolo è proprio il rapporto tra i tool di Unified Communication & Collaboration e l’efficienza aziendale, espressione con la quale si intende la relazione che lega qualsiasi task lavorativo (da una riunione a un progetto articolato) alle risorse, ai costi e ai tempi necessari per portarlo a termine. Alla fine, se ben guardiamo, tutta la digital transformation è una questione di efficienza, ovvero di sfruttare tecnologie, dati, piattaforme e device per fare di più, meglio, con maggiore semplicità e a costi minori.
Limitando il discorso agli strumenti di comunicazione, la storia dell’IT aziendale è fatta di una progressiva aggiunta di strati e componenti non necessariamente integrati. C’è il telefono, l’e-mail, la classica suite di prodotti di produttività, una chat, magari un tool cloud per i meeting virtuali attivato in fretta per far fronte al recente lockdown. Il problema, se così possiamo definirlo, sta proprio nell’assenza di integrazione: ogni strumento gestisce una funzione specifica ma manca una visione che potremmo definire olistica di tutti gli strumenti e le modalità di comunicazione all’interno dell’azienda e verso l’esterno. Questo è precisamente il limite che le piattaforme di Unified Communication e Collaboration vanno a risolvere, affrontando il discorso della produttività, della collaborazione, della gestione collettiva di task e progetti e della comunicazione in modo centralizzato, olistico, con una visione d’insieme e sfruttando le sinergie tra gli strumenti stessi. Di seguito, alcune considerazioni pratiche su come una piattaforma di Unified Communication & Collaboration incide (in modo positivo, s’intende) sull’efficienza dell’azienda.
Unified Communication e Collaboration: riduzione dei costi
Abbiamo già citato la statistica secondo cui combinare comunicazione telefonica, e-mail, chat, instant messaging, videoconferenza e tool di collaboration in una sola piattaforma determina solitamente un risparmio nell’ordine del 25%-50% rispetto all’acquisto di licenze e strumenti individuali. Non solo: a parte i numeri più bassi, l’impiego di una sola piattaforma determina conseguenze positive al fine dell’integrazione degli strumenti e, dal punto di vista dell’IT, di non aver a che fare con tanti fornitori diversi, da cui le tipiche inefficienze e il tempo perso al telefono, ma senza dimenticare la possibilità di accedere (eventualmente) a un modello cloud as-a-service, che rende la spesa anche estremamente semplice da calcolare e prevedere, non comprendendo coraggiosi investimenti (CapEx) in infrastrutture.
Riduzione dei costi, ma quelli nascosti
I costi che un’azienda deve gestire non sono solo quelli legati al prezzo degli strumenti, ma anche quelli nascosti, ovvero derivanti dalle inefficienze portate dai tool e dalle metodologie di lavoro tradizionali. Per esempio: quanto costa non sapere se un collega è – in questo preciso istante – disponibile per un meeting o no? Qual è il prezzo, in termini di reputation, dell’invio al cliente di un allegato che si scopre non essere l’ultima versione del documento? Che conseguenze subisce l’azienda il cui venditore non è informato sulle ultime promozioni ma, magari, lo è il cliente stesso? Certo, in tutti questi casi non è facile (ma neanche impossibile) collegare il difetto di comunicazione a un numero, ma la certezza è che il prezzo che l’azienda paga rimanendo in una situazione di frammentazione non è solo quello che essa corrisponde periodicamente ai suoi fornitori.
Più velocità e multi-tasking ‘naturale’
Alla riduzione dei costi, le soluzioni di Unified Communication e Collaboration associano un incremento di produttività dovuto alla semplificazione e all’accelerazione nei rapporti professionali tra singole persone, team, divisioni e verso i clienti. In pratica, queste soluzioni abilitano un multi-tasking naturale perché, facendo convivere nella stessa piattaforma mail, voce, instant messaging e video, con l’aggiunta di opzioni di pianificazione/calendario e potenziali integrazioni con il software aziendale (come il CRM, piattaforme di produttività…), esse fanno sì che il passaggio da un’attività all’altra e da un mezzo di comunicazione all’altro sia del tutto fluido e naturale.
Unified communication e collaboration: alla base dello Smart Working
Sappiamo bene che Smart Working non è solo tecnologia, ma anche cultura. Ciò nonostante, non vi è dubbio che con la giusta dotazione la produttività diventi del tutto indipendente dalla presenza fisica sul posto di lavoro: il recente periodo di lockdown l’ha dimostrato in modo eloquente. Le piattaforme di Unified Communication e Collaboration nascono proprio per questo motivo, ovvero far sì che la comunicazione tra persone e team non sia vincolata a uno specifico strumento (il telefono, per esempio) né a uno specifico luogo. Sotto questo profilo, le soluzioni UC sono senza dubbio abilitatori “naturali” di Smart Working.
