Curiosamente, avessimo scritto questo articolo qualche mese fa il quadro dei benefici della Unified Communication non sarebbe stato completo. O meglio, forse non saremmo stati in grado di trasmettere la centralità della soluzione e, soprattutto, l’urgenza di adottarla: oggi, trascorso qualche mese di smart working ‘obbligato’ e con le aziende che ne hanno finalmente compreso il valore, massimizzare produttività ed efficienza rendendo smart la comunicazione tra persone e team (anche verso l’esterno) è un passaggio non più rinviabile.
Adottare una soluzione di Unified Communication è quindi diventata una priorità per tutte le imprese: per le grandi enterprise, che a onor del vero ne hanno riconosciuto per prime i benefici, ma anche per le PMI, molte delle quali sono state colte alla sprovvista dall’emergenza di inizio 2020 e hanno reagito in maniera un po’ più confusa attivando VPN, distribuendo (per quanto possibile) laptop e acquistando licenze di tool di cloud collaboration. In questo modo, esse hanno preservato la cosa più importante, cioè la continuità del business, ma di sicuro non hanno ottimizzato la propria produttività: le telefonate arrivano solo sullo smartphone, per l’e-mail si usa il solito tool di sempre, per le videoconferenze ne è stato attivato un altro, si crea il (classico) gruppo WhatsApp dell’ufficio, mentre i documenti continuano ad essere salvati e condivisi come prima, cioè allegati alle e-mail. Trattandosi di emergenza, nulla da eccepire, ma ora è il caso di riflettere sui mesi appena trascorsi e fare tesoro delle lezioni apprese: il modello di lavoro smart si diffonderà sempre più e qualsiasi azienda dovrà puntare alla massimizzazione della produttività svincolandola dalla presenza sul luogo di lavoro e dal contatto fisico tra persone e team.
Unified Communication: fondamentale per assecondare il mercato
Per raggiungere l’obiettivo di cui sopra, l’azienda deve per prima cosa gestire strumenti e modalità di comunicazione: oggi c’è la famosa call con i clienti, ci sono le riunioni in videoconferenza con il proprio team, la condivisione dei documenti con un click e ci sono anche le telefonate, che sono tutt’altro che scomparse. Gli strumenti sono talmente tanti, che farli convergere in un unico ambiente, sicuro e ottimizzato sul fronte della user experience, ma anche accessibile da ogni device e in ogni momento, è diventato essenziale per l’efficienza dell’impresa moderna. Questo è precisamente lo scopo delle soluzioni di Unified Communication.
Inoltre, oggi le imprese devono affrontare mercati estremamente competitivi nonché clienti sempre più esigenti e meno disposti ad assecondare le inefficienze dei propri fornitori. Qualsiasi mercato chiede flessibilità: l’azienda di successo è quella che sa reagire con grinta, adattarsi e modellarsi in funzione di nuovi trend ed esigenze, ma questo è possibile unicamente se le comunicazioni interne ed esterne sono rapide e i processi snelli, se le informazioni circolano in modo efficiente, possono essere organizzate, non si perdono e non vanno incontro ad evidenti colli di bottiglia. Quando il cliente chiama, gli si può rispondere dalla scrivania, con lo smartphone da casa, con il tablet o il notebook, magari coinvolgendolo in una call con altri membri dello stesso team, meglio ancora se in video: questa è solo una delle possibilità della Unified Communication, ma esprime uno dei suoi benefici più importanti, ovvero la capacità di avvicinarsi al cliente e costruire un rapporto di fiducia e fidelizzazione.
Unified Communication: semplificazione ed efficienza
Torniamo un attimo al discorso dell’efficienza e domandiamoci: quanto tempo si perde a passare da uno strumento di comunicazione all’altro? Quel documento allegato all’e-mail, siamo certi sia l’ultima versione? Ma soprattutto, dov’è? Quanto sono sicuri gli strumenti di comunicazione che vengono usati quotidianamente? E se si perde una password? Come si tiene traccia di tutto?
In un mondo che ha reso multicanale la comunicazione, è fondamentale semplificare, fare ordine, avere tutti gli strumenti a portata di mano e, possibilmente, integrati nei tool di lavoro quotidiani, cioè nelle proprie routine. Solo in questo modo si può usare alternativamente telefono, messaging, videochiamate, condividere documenti e organizzare meeting senza perdersi tra mille tool diversi: questa è Unified Communication.
Se poi parliamo di una soluzione cloud possiamo aggiungere altri benefici, e in particolare l’impiego del consolidato modello pay-per-use, ma anche l’assenza di spese CapEx, la responsabilità della continuità operativa in capo al fornitore e via dicendo: Unified Communication diventa quindi uno strumento per la modernizzazione dell’azienda, per la semplificazione delle comunicazioni, ma anche per la riduzione dei costi e la semplificazione amministrativa e di supporto, visto che d’ora in poi l’azienda farà riferimento ad un unico fornitore.
