La Smart Process Automation rappresenta una vera e propria evoluzione nel solco della trasformazione digitale: consente di semplificare e ottimizzare i flussi di lavoro documentali grazie a una migliore efficienza complessiva con una netta riduzione degli errori e una sostanziale velocizzazione delle tempistiche operative. Il tutto, a vantaggio del business nel suo complesso: la gestione documentale, infatti, rappresenta un processo chiave all’interno di ogni impresa, che comprende le fasi di organizzazione e archiviazione ma anche di ricerca, condivisione ed eventuale aggiornamento di ogni singola pratica presente all’interno del vasto inventario informativo aziendale.
Le tre fasi cross-industry in cui la Smart Process Automation fa la differenza
La Smart Process Automation ottimizza, in particolar modo, tre ambiti di gestione documentale comuni alle organizzazioni di ogni dimensione e settore:
- nell’onboarding di fornitori, clienti e collaboratori consente di automatizzare i processi di riconoscimento, raccolta documenti e firma contratti;
- nel finance permette di automatizzare il ciclo passivo, dalla pre-registrazione automatica delle fatture alla riconciliazione bancaria;
- nel procurement automatizza invece i vari processi di filiera: dalla qualifica del fornitore alla gestione del ciclo dell’ordine, garantendo la completa compliance normativa.
Proprio questi tre contesti nei quali è possibile avviare progetti di Smart Process Automation saranno al centro di una serie di Webinar organizzati da Present che, a partire da ottobre, permetteranno di scoprire come portare i processi aziendali a un livello di intelligenza mai sperimentato prima. Lo vedremo tra poco.
Cos’è e come funziona davvero la Smart Process Automation?
Applicare la Smart Process Automation alla gestione documentale significa utilizzare tecnologie evolute come la Robotic Process Automation, l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico con l’obiettivo di automatizzare flussi di lavoro complessi. L’insieme di queste tecnologie abilita infatti un’automazione di nuova generazione che, all’interno di un sistema di document management, consente di semplificare, velocizzare e potenziare le procedure. In pratica, mentre la Robotic Process Automation si occupa delle attività manuali e ripetitive, l’automazione intelligente mette in campo algoritmi di apprendimento automatico per elaborare enormi quantità di dati e riconoscere modelli e tendenze. Il risultato? Si eliminano classiche criticità come lentezza, possibilità di errori, perdita di documenti, ritardi sulle scadenze e difficoltà di condividere in tempo reale gli aggiornamenti in maniera univoca. Ma non solo: il vero valore aggiunto che si ottiene dall’utilizzo intelligente dei dati tipico della Smart Process Automation è la possibilità di estrarre informazioni specifiche da fonti di dati non strutturati, file e immagini e di elaborarne di nuovi proprio per automatizzare i processi, oltre che per sbloccare decisioni data-driven e aumentare visibilità e governance.
I 5 vantaggi concreti che la Smart Process Automation offre all’azienda
Da quanto appena descritto, è facile evincere quali e quanti possano essere i vantaggi concreti che la Smart Process Automation apporta al business nel suo complesso. Analizzando brevemente i benefici fin qui accennati possiamo definire 5 aree chiave di miglioramento:
#1 Meno errori, più facilità e rapidità nella generazione di documenti - La Smart Process Automation consente di abilitare la generazione automatica di documenti standardizzati (per esempio fatture, contratti o report) sulla base di dati e regole specifiche.
#2 Duplicazione dei dati ridotta, gestione documentale più snella - La Smart Process Automation può integrarsi con soluzioni di document management già in uso, permettendo il trasferimento automatico dei file, la sincronizzazione dei dati in tempo reale e la condivisione di informazioni tra diverse piattaforme.
#3 Processi decisionali più affidabili e veloci - I flussi di document management - comprese le fasi di revisione, approvazione e condivisione - vengono automatizzati: ogni documento, per esempio, può essere inviato automaticamente agli operatori o dipartimenti preposti, senza passaggi manuali.
#4 Archiviazione più semplice, ricerca dei documenti immediata e affidabile anche sul lungo periodo - Grazie a funzionalità di AI e riconoscimento ottico dei caratteri è possibile classificare automaticamente ogni documento in base a informazioni specifiche (come nome, indirizzo, numero di fattura o data) ed estrarre altrettanto automaticamente qualsiasi informazione da ognuno, in qualsiasi momento.
#5 Avanzata accessibilità alle informazioni - Oltre alla possibilità di trovare documenti in base a specifiche informazioni in essi contenute senza doverne necessariamente conoscerne nome o posizione, le applicazioni AI della Smart Process Automation sono in grado di suggerire eventuali documenti correlati ottimizzando l'accessibilità alle informazioni.
Da dove cominciare? Da tre Webinar dedicati alla Smart Process Automation
A chi ha intuito il valore decisivo di questi benefici e vuole ottenerli implementando nel migliore dei modi la Smart Process Automation, a partire da ottobre 2023, Present dedica un ciclo di eventi pensati per approfondire le tre tematiche chiave cross-industry citate in apertura: onboarding, processi finance e procurement. Questi gli appuntamenti da segnare subito in agenda:
3 ottobre, ore 10:00 - Webinar GO SMART! ONBOARDING: come automatizzare i processi di riconoscimento, raccolta documenti e firma contratti per fornitori, clienti e collaboratori.
24 ottobre, ore 10:00 - Webinar GO SMART! FINANCE PROCESS AUTOMATION: come automatizzare il ciclo passivo con cockpit ARXivar – SAP, dalla registrazione automatica delle fatture alla riconciliazione bancaria.
14 novembre, ore 10:00 - Webinar GO SMART! PROCUREMENT: come automatizzare i processi di filiera: qualifica del fornitore, gestione efficiente del ciclo dell’ordine e compliance normativa.
