La digitalfulness - termine coniato da ARXivar - non è una semplice opportunità: rappresenta la massima espressione della digitalizzazione e della messa in sicurezza dei processi e di tutto il patrimonio cognitivo dell’organizzazione. È il picco massimo raggiungibile nel percorso di evoluzione della governance di ogni impresa; in altre parole, è un requisito essenziale per esprimere al meglio il valore del business nell’era della digital transformation. Un workflow gestito secondo il modello della digitalfulness prevede una procedura standardizzata all’interno della quale ogni documento può essere creato o acquisito, modificato o aggiornato, validato con firma digitale, protocollato e archiviato in ottemperanza alla normativa. Abilitare questo approccio completamente paperless in un paradigma operativo ormai spiccatamente ibrido, in pratica, permette di ottimizzare l’operatività su più fronti: si razionalizza la gestione di dati e flussi di lavoro eterogenei, valorizzando le informazioni aziendali, aumentando efficacia, sicurezza e conformità normativa. Scopriamo come e perché.
Come abilitare la digitalfulness? I requisiti chiave di una soluzione davvero efficace
Per abbracciare appieno il modello della digitalfulness garantendo la completa reingegnerizzazione dei processi e la loro messa in sicurezza, occorre implementare in un’unica piattaforma tutte le funzionalità di gestione digitale delle informazioni aziendali. Lo strumento ideale per dare vita a una concreta espressione di pienezza digitale è dunque un software di information e process management che abbia un’elevata capacità di integrazione con applicazioni di terze parti, sia in grado di centralizzare i dati a prescindere dai sistemi di provenienza e ne ottimizzi l’organizzazione in flussi di lavoro fluidi e coerenti. Dal punto di vista strettamente operativo, è fondamentale che la soluzione abbia funzionalità di ricerca avanzata, offra strumenti di analisi e monitoraggio delle performance e abiliti la firma elettronica per processi di approvazione full digital legalmente validi. Non solo: nell’era del lavoro da remoto, occorre poter contare anche su tool di collaborazione evoluti per semplificare l’interazione sia tra colleghi che con collaboratori esterni, clienti e fornitori. A supporto del mobile working, la piattaforma ottimale deve anche offrire agli utenti strumenti specifici in base al dispositivo utilizzato e alle attività da compiere, anche in modalità mobile (sia su iOS che su Android). Tutto l’inventario cognitivo aziendale sarà così, letteralmente, a portata di mano.
Efficienza, semplicità, sicurezza, conformità e sostenibilità: i 5 vantaggi della digitalfulness
Se la soluzione implementata rispetta le caratteristiche appena elencate è in grado di abilitare la digitalfulness in maniera davvero matura e completa. Grazie a questo strumento, - sostenuto da un nuovo approccio di governance e da una nuova filosofia operativa - qualsiasi azienda è davvero pronta a spiccare il volo: passare dalla gestione delle informazioni e dei processi analogica allo scenario di pienezza digitale apporta infatti vantaggi mai sperimentati prima su più fronti. Vediamo quali sono i cinque ambiti con maggiore impatto:
#1 Efficienza operativa: qualsiasi documento o informazione gestito in modalità digitalfulness viene condiviso e aggiornato in tempo reale su tutti i dispositivi che hanno accesso alla piattaforma, rendendo ogni procedura molto più rapida e immediata rispetto al passato. Sfruttando gli strumenti di monitoraggio e reportistica, inoltre, è possibile effettuare analisi precise delle performance di ogni attività, nell’ottica di un miglioramento continuo dell’efficienza operativa. Non solo: questo paradigma permette di applicare il prezioso concetto del once only: qualsiasi informazione viene inserita nel sistema una volta soltanto, nessuna azione dovrà essere ripetuta inutilmente, con evidenti vantaggi in termini di tempo ed efficacia.
#2 Semplicità: un workflow informativo interamente digitalizzato, grazie alle funzionalità di automazione, assicura processi più snelli, garantisce il rispetto delle tempistiche e abilita procedure standardizzate efficaci. Grazie alla digitalfulness, inoltre, la collaborazione da remoto è assicurata, perché viene centralizzata la comunicazione tra colleghi, team, partner e clienti. Ulteriore elemento che semplifica l’operatività è la firma elettronica: l’iter di approvazione diventa immediato, superando qualsiasi vincolo di spazio e tempo. Un software di gestione dei processi digitali offre anche funzioni evolute di ricerca dei dati, un elemento che fa davvero la differenza in merito alla disponibilità delle informazioni in uso e archiviate.
#3 Sicurezza: la pienezza digitale mette al sicuro tutti i processi aziendali e protegge l’intero capitale informativo dalle criticità tipiche del tradizionale approccio analogico: inefficienze, ridondanze, scarsa visibilità, danni accidentali, errori umani. Inoltre, dal punto di vista della data protection, permette di poter contare sulle più avanzate tecnologie di cybersecurity.
#4 Conformità: gestire processi e informazioni in modalità digitalfulness significa anche assicurare il pieno valore legale e l’immodificabilità dei documenti conservati, assicurando un’archiviazione protetta, automatizzata, razionale, ordinata e supportata da relazioni logiche tra documenti di differente tipologia.
#5 Sostenibilità: un ufficio paperless coglie evidenti benefici anche dal punto di vista della sostenibilità, sia economica che ambientale. L’utilizzo di meno carta e inchiostro è il vantaggio più immediato ma sul lungo termine si risparmia anche su acquisto e manutenzione delle stampanti. Ma non solo, con meno faldoni cartacei da dover archiviare, si liberano gli spazi aziendali che possono essere riconvertiti per attività a maggior valore aggiunto.
