La digitalizzazione dei processi aumenta in maniera significativa l’efficienza della gestione contratti: elimina la dipendenza dalla documentazione cartacea e dai relativi passaggi analogici e dà vita a flussi informativi più agili, affidabili e veloci. In particolare, abilitando un vero e proprio paradigma di digitalfullness, si standardizza l’intero ciclo di vita della gestione contratti: accedendo a un’unica piattaforma, ogni singolo documento può essere acquisito, creato, aggiornato, firmato digitalmente e archiviato in conformità alla normativa. In questo scenario, la smart process automation può essere sfruttata per generare automaticamente documenti standardizzati in base a parametri predefiniti: non c’è più alcuna necessità di creare manualmente nessuna pratica, si risparmia tempo e si riducono gli errori.
Dematerializzare l’ultimo miglio per abilitare una gestione contratti totalmente digitale
Nell’ambito della gestione contratti, per raggiungere la completa digitalizzazione del ciclo di un ordine, la svolta è data dalla possibilità di apporre sul documento la firma digitale. In conformità al Codice dell'Amministrazione Digitale, quest'ultima è un particolare tipo di firma elettronica basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche che consentono di scambiare online documenti in modo protetto e di certificare in maniera univoca e legalmente valida l’autenticità del firmatario. In questo modo è dunque possibile dematerializzare l’ultimo miglio del processo di gestione contratti, verso il cliente finale, e abilitare così un approccio totalmente digitalizzato dell’intera procedura, dalla prima stesura alla sottoscrizione, passando per le varie validazioni.
Document management e gestione contratti: l’importanza di integrare le informazioni
La seconda evoluzione operativa che consente di dare vita a una gestione contratti o, più ampiamente, a una gestione amministrativa e documentale davvero moderna è il superamento della logica a silos con cui sono organizzate le informazioni all’interno delle applicazioni aziendali: tipicamente, i dati sul prodotto/servizio venduto si trovano all’interno del gestionale, le opportunità di vendita nel CRM, i template per predisporre le offerte sono nel sistema documentale. Riuscire a unificare questi compartimenti stagni, in modo tale che le informazioni in essi contenute possano essere integrate significa risparmiare tempo e risorse, velocizzare i flussi di lavoro, rendere più fluida la collaborazione e mettere a fattor comune la conoscenza aziendale. Nel caso particolare della gestione dei contratti di vendita, poter aggregare i dati in maniera automatica, significa riuscire a progettare un’offerta senza dover incrociare manualmente le informazioni presenti separatamente in sistemi diversi: un vantaggio epocale in termini di comodità, velocità ed efficacia.
La soluzione per una gestione dei contratti evoluta è ARXivar
Per centrare tutti gli obiettivi appena descritti e garantire alle organizzazioni una gestione dei contratti di livello superiore - effettuabile in qualunque momento, da qualsiasi dispositivo e luogo di connessione - Present ha scelto ARXivar, software di gestione documentale lowcode evoluto e affidabile. Questa soluzione consente infatti di velocizzare la compilazione dei documenti integrando i dati di ogni cliente all’interno di specifici modelli preimpostati in base alle specifiche esigenze aziendali. Non solo: compilato il contratto, è possibile inviarlo digitalmente al cliente in formato Pdf, come allegato a una e-mail o tramite ARXLink. Il destinatario, una volta ricevuto il documento, può sottoscriverlo in maniera rapida e intuitiva utilizzando un sistema di Firma Elettronica FEA/FES (certificato e legalmente valido, con regole e tempistiche definiti dall’organizzazione) e restituirlo alla controparte, sempre tramite workflow digitale. Il contratto così firmato dal cliente può quindi essere siglato, tramite Firma Qualificata, da un utente aziendale autorizzato. La procedura di sottoscrizione è praticamente conclusa, con pochi semplici passaggi svolti esclusivamente online: il contratto in Pdf viene dunque archiviato all’interno del sistema e condiviso con il cliente. La soluzione presenta inoltre funzionalità multilingua, per una gestione dei contratti davvero senza confini.
