Smart collaboration: cosa significa integrare processi, spazi e persone

Smart Collaboration è il pilastro del nuovo modo di lavorare, un elemento cardine per il futuro delle imprese. Con questa espressione, infatti, non ci si limita a identificare gli strumenti che abilitano modalità di lavoro smart e connesse, ma proprio un nuovo paradigma lavorativo, un modo di vivere la work experience profondamente diverso rispetto ai canoni tradizionali. Non si confonda quindi smart collaboration con un tool che permette di chattare, condividere documenti o fare video call toccando un tasto sullo smartphone: piuttosto, è il nuovo modo di lavorare abilitato da questi strumenti collaborativi. 

La pandemia ha accelerato in modo brusco l’adozione di soluzioni di smart collaboration. Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, in questo momento ci sono circa 5 milioni di Smart Worker in Italia, mentre l’anno scorso erano appena 570 mila. Ancor più eloquenti sono i dati di mercato, poiché si stima che i collaboration software possano generare 23 miliardi di dollari di fatturato nel 2020 partendo dagli 8,9 miliardi dello scorso anno (fonte: ResearchandMarkets). Quasi superfluo spiegarne i motivi: agli inizi della pandemia, la maggior parte delle aziende ha identificato nelle soluzioni di collaboration una risposta adeguata alle esigenze di business continuity, salvo poi continuare a utilizzarle anche nell’attuale – e tutt’altro che semplice – new normal. Ciò non toglie che, quanto meno nella prima fase della pandemia, i tool di smart collaboration abbiano dato continuità al business ma non sempre abbiano determinato un incremento di produttività, poiché per ottenerlo devono operare in un contesto organizzativo e culturale in grado di sfruttarne al massimo il potenziale, cosa che non tutte le imprese erano (e sono) in grado di garantire.


Smart Collaboration, ovvero essere parte di un ecosistema collaborativo

Smart Collaboration rientra nel macrocosmo dello Smart Working e identifica una modalità di lavoro connessa, indipendente dal luogo, dall’orario e dal device e fondata sui pilastri della collaborazione e della condivisione. Se lavorare da casa, dall’ufficio, da un coworking o anche durante gli spostamenti è un pilastro di tutto ciò che ha il prefisso smart, la parte realmente rivoluzionaria è la gestione collaborativa dei processi aziendali svincolata dalla presenza fisica. Al giorno d’oggi, infatti, poter accedere alla e-mail aziendale con lo smartphone è quasi scontato, così come lo è chattare con i colleghi (possibilmente, con strumenti autorizzati) e condividere velocemente un documento ovunque ci si trovi; ben diverso, però, è sentirsi parte di un ecosistema collaborativo che gestisce processi nella loro interezza tramite piattaforme connesse e senza necessità di contatto fisico, fondando la propria cultura sulla condivisione e l’interscambio continuo di informazioni.


Smart Collaboration come elemento di unione dell’azienda

La rivoluzione sta nel fatto che le aziende hanno sempre operato non solo in presenza, ma sotto forma di silos, ovvero con una rigida divisione delle competenze per funzione, divisione, punto vendita, team di progetto e via dicendo; questo ha causato nel tempo forti limitazioni di comunicazione, di condivisione di dati e informazioni, rendendo molto difficile ai manager unire tutta l’azienda in una visione comune. Ancora oggi, molti firstline worker non hanno l’e-mail aziendale e la comunicazione interna ha serie difficoltà a raggiungerli e a farli sentire parte dell’intera azienda. Il risultato è il disengagement, con conseguente riduzione di produttività e rischio di perdere risorse preziose. 

Al contrario, Smart collaboration significa non solo avere a propria disposizione gli strumenti per lavorare e per comunicare col proprio team ovunque ci si trovi e con qualsiasi canale, fissare riunioni e fare video-call, condividere documenti e gestire processi, ma soprattutto collaborare e condividere con team distribuiti nel mondo e con tutto il resto dell’azienda, che finalmente è vicina a sé (sia pur non fisicamente) e con la quale si possono sviluppare sinergie virtuose e abbattere i famosi silos. Estendendo ulteriormente questo concetto a tutto l’ecosistema in cui l’azienda è inserita, e quindi nella supply chain da un lato e verso i clienti dall’altro, si ottiene il massimo risultato possibile, ovvero una smart collaboration a 360 gradi sulla quale costruire inediti e imbattibili livelli di produttività e di efficienza.

 

Cosa sono gli strumenti di collaboration e perché sono fondamentali

Qualsiasi progetto di trasformazione digitale necessita di una corretta abilitazione tecnologica, che nella fattispecie si traduce nei cosiddetti strumenti di collaboration. Ma di cosa si tratta? Sono piattaforme connesse, solitamente erogate tramite un modello cloud, che permettono a tutti i dipendenti di un’azienda di interagire, non solo tra di loro ma anche verso l’esterno. L’espressione strumenti di collaboration deriva dal fatto che, per via della loro impostazione, dell’utilizzo di dinamiche di comunicazione social e di user experience tipicamente consumer, tali piattaforme favoriscono la condivisione, la comunicazione tra le risorse e, appunto, la collaborazione su progetti e processi.

Impostare correttamente l’ambiente di lavoro virtuale è un passo fondamentale. Un’organizzazione tipica è quella che si articola su diverse stanze per progetti, divisioni, team, aree di svago ecc., nelle quali il personale aziendale si riunisce, può usare strumenti di comunicazione smart (es, avviare una video-call o una videoconferenza con un semplice tocco di schermo), contribuire all’avanzamento dei processi e anche condividere dati e documenti, che saranno comunque protetti dalle policy di data protection aziendali.

Oltre all’accessibilità tipica del cloud, il grande beneficio degli strumenti di collaboration è loro capacità nativa di riunire tutta la workforce in un unico ambiente virtuale. In questo modo, infatti, l’azienda può abbattere quei silos che hanno sempre condizionato la comunicazione tra le sue divisioni e la produttività in sé, creando un ambiente sano e allineato con le dinamiche dell’agile working. Se a questo si aggiunge la sicurezza del cloud, il modello di costo as-a-service e l’assenza di investimenti iniziali in hardware e software, si comprende il ruolo centrale di questi strumenti di collaboration per la produttività nel periodo pandemico e nell’attuale new normal.


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