È difficile, davvero molto difficile riuscire a trovare un periodo più indicato di questo per parlare di Digital Collaboration, ovvero della collaborazione aziendale nell’era dell’hybrid workspace.. Nonostante l’espressione più in voga negli ultimi mesi sia smart working, il rapporto di parentela tra i due termini è palese, poiché non può esistere un paradigma di lavoro smart senza la disponibilità di strumenti e piattaforme di collaborazione aziendale digitale, che favoriscano la produttività e la condivisione a prescindere dalla vicinanza fisica.
Tra l’altro, nell’ecosistema aziendale, il tema della Digital Collaboration era centrale ben prima dei noti eventi di inizio 2020: gli ultimi dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano confermavano, infatti, per il 2019 un aumento del 20% nel numero degli smart worker italiani rispetto all’anno precedente. Mentre per quanto riguarda il mercato globale di Enterprise Collaboration si stima che possa raggiungere i 48 miliardi di dollari nel 2024, partendo dai 31 miliardi del 2019, il che corrisponderebbe a una crescita CAGR del 9,2% nell’intervallo considerato (fonte: marketsandmarkets). Insomma, uno scenario in cui la collaborazione aziendale dovrà evolvere sempre di più verso un approccio basato sulla digitalizzazione.
L’emergenza degli ultimi tempi non ha fatto altro che accelerare, sia pur in maniera piuttosto disorganica, il cammino che conduce alla Digital Collaboration, generando - in Italia - un aumento di poco meno del 100% degli smart worker nelle prime due settimane di crisi (fonte: Corriere.it). Considerando che buona parte delle aziende ha reagito agli eventi esterni distribuendo laptop, attivando VPN e tool di cloud collaboration, è palese il fatto che le previsioni pre-crisi dovranno essere riviste verso l’alto.
Digital Collaboration: strumenti ed esempi di collaborazione
La Digital Collaboration è un concetto ampio che si sostanzia nella gestione delle comunicazioni, delle attività e dei processi aziendali tramite piattaforme e strumenti collaborativi e connessi. Fino a qualche mese fa, Digital Collaboration era ciò che distingueva un’azienda agile e capace di affrontare a testa alta le sfide del mercato, dalle organizzazioni basate su una collaborazione aziendale caratterizzata dadinamiche più tradizionali e su una chiara frammentazione degli strumenti di comunicazione e collaborazione.
Più che la capacità di accedere ai sistemi aziendali da remoto, l’elemento fondante di ogni business oggi è la capacità di gestire attività, processi, workflow e relazioni con colleghi e clienti, senza essere vincolati a una postazione specifica e alla presenza fisica sul luogo di lavoro. Con le piattaforme di collaborazione aziendale come quelle sviluppate da ComApp o Microsoft Teams, è possibile portare a termine le proprie attività senza essere presenti fisicamente su luogo di lavoro. Nessuno escluso: ci rientra la grande rete retail, che deve gestire un ecosistema complesso fatto da punti vendita, sede, centri di distribuzione e logistica; l’azienda manifatturiera che deve “connettere”, per esempio, i responsabili della produzione con chi gestisce gli acquisti, oppure qualsiasi impresa in cui il marketing deve avere un riscontro sull’attività della forza vendita.
Con gli esempi si potrebbe andare avanti all’infinito: il concetto è che la Digital Collaboration, che si manifesti in una chat che coinvolge un team di lavoro, in una videoconferenza organizzata via tablet o in una piattaforma integrata che racchiude comunicazioni, gestione documentale e dei processi, è in ogni caso fondamentale per la produttività delle persone e deve assolutamente “pervadere” la cultura aziendale, altrimenti rischia di non attecchire nel migliore dei modi, cioè di avere un’adoption al di sotto delle previsioni.
Digital Collaboration: sfide e benefici del nuovo modo di lavorare
Fare in modo che in azienda si lavori, comunichi e collabori in modo efficace è una sfida per tutte le organizzazioni, anche e soprattutto per chi gestisce il comparto tecnologico: è infatti chiaro che la soluzione passi dal combinato disposto di cultura aziendale, mindset, organizzazione e tecnologia. Proprio la Digital Collaboration fornisce una grande opportunità a chi gestisce l’IT: può portare innovazione in azienda, modernizzare la tecnologia senza scendere a patti con la sicurezza e ottimizzarne i costi, diventando il motore del business e facendo in modo che, parallelamente, chi lavora per l’azienda non debba più perdere tempo per attività di routine, per ritrovare un’e-mail, per capire se quel documento è l’ultima versione esistente e via dicendo. E se questo non fosse ancora sufficiente, ecco altri 4 benefici su cui riflettere.
1. Più produttività, più efficienza grazie agli strumenti di collaborazione aziendale
Piattaforme e strumenti di Digital Collaboration rendono ogni attività, che sia parlare con un collega, gestire un documento o controllare l’avanzamento di un processo, a portata di mano. Il tempo risparmiato, da dedicare ad attività di valore o allo sviluppo di innovazione è immenso.
2. La Digital collaboration coinvolge i dipendenti
Svariate ricerche mettono in relazione l’employee engagement - letteralmente il coinvolgimento dei dipendenti - con la produttività individuale. La disponibilità di strumenti di Digital Collaboration fa sì che tutti i lavoratori, compresi i firstline worker, che spesso non hanno una casella e-mail aziendale, si sentano parte dell’azienda e della sua cultura.
3. Migliore rapporto con i clienti
Migliorare la collaborazione aziendale significa coinvolgere in maniera più fluida anche i clienti, i quali chiedono risposte rapide e, possibilmente, proattività.. Poter contare su una collaborazione e comunicazioni rapide ed efficaci verso l’esterno, ma anche verso i team di lavoro, rende l’azienda molto più presente nei confronti dei clienti, la cui fidelizzazione diviene più semplice.
4. La collaborazione digitale migliora il Collegamento tra le divisioni aziendali
Purtroppo, molte aziende subiscono ancora il problema dei silos. Se i vari team non comunicano in maniera efficace gli uni con gli altri, la collaborazione aziendale non potrà mai davvero evolversi davvero. L’esempio da manuale è quello delle divisioni marketing e vendite, che non sempre collaborano come dovrebbero: la Digital Collaboration serve anche ad abbattere qualche muro.
