Qualifica dei fornitori: come massimizzare l'efficienza dei processi di Procure to Pay

Governare i processi di qualifica dei fornitori significa dover assolvere a una serie di procedure che rischiano di complicare e rallentare i flussi di lavoro, compromettendo la gestione complessiva del Procure to Pay (ciclo passivo)  e, in ultima analisi, la qualità dei servizi offerti. Anche in questo ambito, passare al paradigma digitale è la soluzione perché significa abilitare collaborazioni più efficaci, affidabili e produttive. Non solo: adottare funzionalità di automazione consente di ridurre i tempi e i costi operativi e garantire il costante rispetto degli standard di conformità dei propri partner commerciali.

Quando, come e perché ottimizzare la qualifica dei fornitori 

La qualifica dei fornitori avviene in due fasi: la prima è l’onboarding, passaggio in cui occorre controllare che il soggetto in questione rispetti tutti i requisiti richiesti, ovvero, procedere con l’acquisizione di informazioni volte a verificare l’idoneità della partnership. La seconda fase relativa alla qualifica dei fornitori è invece quella legata alla necessità di mantenere la validità della collaborazione nel tempo: in questo caso si verifica che le certificazioni del partner siano ancora valide e si controlla la presenza di eventuali non conformità rispetto ai KPI aziendali. Un esempio tipico, ma non certo l’unico, è quello relativo alle valutazioni nell’ottica ESG utilizzate per misurare l’impegno delle imprese nel percorso verso la sostenibilità ambientale, sociale e di governance, che negli ultimi anni hanno acquisito una rilevanza particolare. In base al rispetto dei parametri prestabiliti, viene dunque assegnato un valore a ogni fornitore. In questo contesto, per migliorare i processi, conviene abilitare un sistema di collaborazione che preveda lo scambio fluido, sicuro e veloce di informazioni tra azienda e partner: una soluzione che può essere messa in atto solo attraverso l’implementazione di piattaforme digitali avanzate.

Qualifica fornitori in fase di onboarding: le tecnologie che fanno la differenza 

Nella fase di onboarding del processo di qualifica dei fornitori occorre quindi raccogliere quante più informazioni possibili, in modo da costruire una scheda anagrafica completa e dettagliata. Non solo: è poi necessario verificare tali documenti, passare alla valutazione dei requisiti, integrare e sincronizzare i dati presenti nei sistemi, per poi monitorarli costantemente nel tempo. Gestita in maniera tradizionale, questa attività, richiede evidentemente una importante mole di risorse, sia in termini di costi che di tempistiche. A fronte di tanta complessità, adottare un paradigma di gestione documentale digitale potenziato con tecnologie e funzionalità evolute come firma elettronica, intelligenza artificiale, piattaforme di Business Process Management e sistemi di Robotic Process Automation consente di compiere un vero e proprio salto quantico in termini di velocizzazione, risparmio e affidabilità operativa.

Oltre la qualifica fornitori: perché automatizzare tutto il Procure to Pay 

Oltre alla qualifica dei fornitori, in un’ottica di e-procurement, è opportuno focalizzarsi anche sull’efficientamento del processo di gestione dei contratti che comprende mansioni come redazione, approvazione, verifica, monitoraggio e rinnovo: un'altra procedura ricca di passaggi e complessità che possono essere semplificate e migliorate grazie alla trasformazione digitale. Automatizzare e standardizzare la ricezione e l'elaborazione dei documenti del ciclo dell’ordine con strumenti come tecnologie RPA e piattaforme BPM aumenta anche in questo caso le performance operative e garantisce la conformità contrattuale nella supply chain. Su questo fronte, utilizzare funzionalità di Data Recognition consente di gestire in maniera ben più efficace e sicura anche le fatture analogiche provenienti da Paesi in cui non sia ancora in vigore uno standard digitale, grazie all’estrazione automatica dei dati.

Un evento dal vivo per scoprire come potenziare (anche) i processi di qualifica dei fornitori 

Chi vuole vedere da vicino i benefici che la trasformazione digitale apporta ai processi di procurement più dispendiosi in termini di tempo può partecipare all’evento dedicato alla Procurement Digital Transformation organizzato da Present in collaborazione con Tungsten Automation: l’appuntamento è a Bologna per il 19 giugno 2024 alle 15:30. Sarà una preziosa occasione per scoprire quali sono le soluzioni tecnologiche migliori per passare all’automazione della gestione delle attività di filiera, anche internazionale, e migliorare concretamente passaggi chiave come qualifica fornitori, contract management e riconciliazione dei documenti del ciclo passivo. 

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