Il processo di onboarding è fondamentale per inserire con successo nuove figure, come clienti, fornitori e collaboratori, all’interno di un'azienda e delle sue dinamiche, con il fine di stabilire le basi di un rapporto professionale efficace. Ottimizzare il processo di onboarding, minimizzando le inefficienze e massimizzando la produttività, significa contenere i costi, ma anche eliminare o ridurre il più possibile gli elementi di burocrazia interna o esterna che spesso intralciano l'operatività.
Oggi che il digitale è sempre più diffuso all’interno delle aziende, e usato in modo pervasivo in tutti i processi, l'automazione anche dell’onboarding è diventata un aspetto chiave per le aziende che vogliono restare competitive. Il processo di onboarding, sia per il personale sia per i clienti, comporta, infatti, costi significativi. Operare in modo il più possibile automatizzato permette di contenere la spesa, sia in termini di tempo uomo richiesto per ogni istanza, sia in termini di riduzione degli errori.
Onboarding del personale: processo e automazione
L'onboarding del personale, o l'inserimento di un nuovo dipendente in azienda, è la fase conclusiva del processo di assunzione. Questa fase è estremamente importante poiché un onboarding non correttamente gestito, oltre a introdurre spese ulteriori, riduce l’efficienza operativa. L'automazione in questo ambito gioca un ruolo fondamentale: l'impiego di software e strumenti digitali nell'onboarding consente di automatizzare in modo intelligente diverse attività, riducendo così i tempi e i costi di assunzione, migliorando l'esperienza del candidato e riducendo la possibilità di errore.
Onboarding dei clienti: semplificazione ed efficienza
L'onboarding dei clienti, in particolare in settori come quelli assicurativi e bancari, richiede una gestione efficiente di una grande quantità di documenti e dati. L'adozione di soluzioni di Business Process Automation (BPA) in questo ambito semplifica notevolmente il processo, riducendo la carta e i costi associati, garantendo la validità legale della documentazione e migliorando la customer experience. Inoltre, l'automazione aiuta a superare le difficoltà di gestione e monitoraggio nei diversi stadi dell'onboarding, ottimizzando i tempi e migliorando la tracciabilità delle performance degli operatori.
L'impatto della tecnologia sull'onboarding
La standardizzazione del processo di onboarding tramite strumenti digitali è senza dubbio la migliore opportunità di ottimizzazione per il lavoro delle risorse umane, migliorando l’inserimento del nuovo personale e rendendo più semplice la gestione. Raccogliere e validare i documenti in una filiera interamente digitale, per esempio, permette di semplificare in modo considerevole la circolazione delle informazioni. Vediamo alcuni degli aspetti essenziali del processo di onboarding che possono essere resi più efficienti attraverso l’uso degli strumenti tecnologici:
- Gestione documentale, in particolare raccolta e archiviazione di documenti.
- Integrazione dei processi, in particolare per quanto riguarda l’interscambio di informazioni con gli altri strumenti aziendali.
- Automazione e standardizzazione dei processi di approvazione.
- Gestione dei contratti: negoziazione e firma.
- Monitoraggio e tracciabilità dei documenti gestiti.
Anche l'onboarding del cliente può essere gestito in modo più efficiente, semplificando attività come la creazione di account e la compilazione di moduli, riducendo gli errori umani e in generale migliorando l’esperienza iniziale dei clienti. L’automazione dei processi aziendali, insomma, può dare benefici anche nei campi in cui è fondamentale garantire efficienza e tempestività, nel pieno rispetto della sicurezza e dei requisiti normativi anche in termini di privacy by design.
Automatizzare i processi di onboarding per una gestione più efficiente
In conclusione, l'introduzione dell'automazione nel processo di onboarding offre numerosi vantaggi alle aziende: migliora l'efficienza operativa, riduce i tempi di elaborazione e aumenta la soddisfazione delle persone che, a titolo diverso, stanno avviando un rapporto con la nostra realtà. Le aziende che investono in soluzioni di onboarding digitale si posizionano per un successo a lungo termine, sfruttando al meglio le opportunità offerte dalla tecnologia.
