Il tema della conservazione sostitutiva di fatture elettroniche interessa ormai da vicino la quasi totalità dei soggetti IVA presenti nel nostro Paese: a partire dal 2019, escludendo una piccola platea di esentati, aziende e professionisti sono infatti obbligati per legge a emettere fattura in formato digitale. La trasformazione di questa attività ha dunque imposto nuove abitudini anche sul fronte dell’archiviazione dei documenti: il concetto di conservazione in chiave digitale, in pratica, comprende tutte quelle procedure informatiche, operative e di governance, da implementare per assicurare nel tempo il valore legale dei documenti in questione. La creazione, l’invio e la conservazione sostitutiva di fatture elettroniche impongono un cambiamento sostanziale rispetto alla gestione delle tradizionali pratiche amministrative, ma non è il caso di farsi scoraggiare. Una volta superate le incertezze operative iniziali, infatti, il nuovo approccio apre la strada a una gestione delle informazioni aziendali più intelligente, razionale, sostenibile, semplice e sicura. Non solo, passare a un paradigma completamente paperless abilita l’automazione e l’integrazione dei processi: un passo fondamentale per flussi di lavoro più rapidi ed efficienti.
Dalla creazione alla conservazione sostitutiva di fatture elettroniche: gli step di base
Da dove cominciare, dunque? Vediamo quali sono i requisiti da rispettare per abilitare una conservazione sostitutiva di fatture elettroniche legalmente valida, in pratica. Innanzitutto, le fatture devono essere create nell’unico formato consentito dal Sistema di Interscambio, ovvero l’XML. Per garantire l'autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto, inoltre, chi emette il documento deve apporre sulla fattura la propria firma elettronica qualificata o digitale. La fattura deve anche poter essere indicizzata, ovvero contenere una serie di informazioni che consentano di identificarla agevolmente all’interno dell’archivio (come, per esempio, il numero progressivo di emissione e la partita IVA del cliente). In seguito, va inserita all’interno di un lotto di archiviazione contenente le altre fatture emesse nello stesso arco temporale. Una corretta procedura per la conservazione sostitutiva di fatture elettroniche prevede che i documenti vengano “cristallizzati” anche attraverso marca temporale.
L’invio deve poi avvenire attraverso il Sistema di Interscambio o uno dei canali previsti e consentiti dalla normativa. Infine, la conservazione sostitutiva di fatture elettroniche può essere effettuata attraverso i servizi dell’Agenzia delle Entrate o demandata a consulenti esterni accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale. Secondo quando stabilito dall’articolo 2220 del Codice civile, le fatture elettroniche - così come tutte le altre scritture contabili - devono essere conservate per dieci anni a partire dalla data di registrazione.
Come effettuare una conservazione sostitutiva di fatture elettroniche efficace e sicura
Evidentemente, riuscire ad assicurare sempre l’autenticità, l’integrità e la reperibilità dei documenti archiviati in modalità digitale è ormai un aspetto imprescindibile per tutelare il business. Una corretta conservazione sostitutiva di fatture elettroniche, infatti, assicura a imprese, pubblica amministrazione e professionisti la possibilità di rispondere prontamente in caso di contenziosi giuridici o controlli fiscali. Alla luce di queste considerazioni - ma anche in previsione dei vantaggi che si potranno ottenere sul fronte meramente operativo - è opportuno effettuare le procedure di conservazione sostitutiva di fatture elettroniche secondo gli standard più elevati. Ecco perché la scelta più oculata può essere quella di demandare queste attività a un servizio in outsourcing certificato: il punto è individuare un partner autorevole in grado di gestire l’archiviazione e la conservazione sostitutiva di fatture elettroniche conformi alla normativa all’interno di un’unica piattaforma perfettamente integrata con il sistema gestionale in uso. Solo in questo modo si avrà sempre la certezza di avere il patrimonio amministrativo aziendale sempre disponibile e al sicuro.
I vantaggi della conservazione sostitutiva di fatture elettroniche
La conservazione sostitutiva di fatture elettroniche è espressione delle nuove dinamiche dell’ufficio paperless e, come tutti i processi completamente dematerializzati, porta con sé vantaggi concreti da diversi punti di vista: cresce l’affidabilità delle procedure, aumenta l’efficienza, si riducono i tempi di lavoro e si ottimizzano i costi, sia diretti che indiretti. Passare dall’archiviazione di faldoni cartacei alla conservazione sostitutiva di fatture elettroniche significa infatti:
- riuscire a trovare sempre i documenti che si stanno cercando in pochi clic e averli così immediatamente a disposizione (aspetto di particolare rilevanza in caso di verifiche fiscali);
- sottrarre il patrimonio informativo aziendale al naturale deterioramento del tempo e proteggerlo da danni accidentali;
- liberare gli spazi aziendali principalmente occupati per lo stoccaggio del materiale cartaceo.
Le nuove Linee Guida AgID sul documento informatico
Va ricordato, inoltre, che l’obbligo di conservazione sostitutiva riguarda anche altre tipologie di documenti - come i messaggi di Posta Elettronica Certificata e i contratti firmati digitalmente - e che, ancor più in generale, rappresenta un’importante opportunità per efficientare i processi di gestione e di archiviazione del patrimonio informativo aziendale nel suo complesso. In riferimento al tema della conformità normativa, in particolare, è opportuno considerare che dal primo gennaio 2022 sono entrate in vigore le nuove Linee Guida AgID sul documento informatico: queste rinnovate disposizioni mirano a rafforzare e omogenizzare il quadro normativo in merito a produzione, gestione e conservazione dei documenti elettronici. Per adeguare le procedure di conservazione a questi nuovi riferimenti, è richiesto alle Pubbliche Amministrazioni di rendere effettivi e consolidati i principi espressi all’interno del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Nota: articolo realizzato con il contributo di Marco Tomas, Solution Manager Present
