Ottimizzare la gestione dei fornitori rappresenta ormai un passo fondamentale per ridurre drasticamente le inefficienze del ciclo passivo in un contesto di business in cui le catene di fornitura sono sempre più articolate, il mercato impone ritmi veloci e procedure impeccabili, il contesto economico richiede di prestare massima attenzione ai costi e alla sostenibilità dei processi. La soluzione per superare tutte queste sfide c’è: grazie alla trasformazione digitale e all’automazione dei processi, infatti, le attività legate alla gestione dei fornitori possono essere semplificate, velocizzate e potenziate come mai prima d'ora.
I 3 step da ottimizzare per migliorare gestione fornitori (e governance del ciclo passivo)
La gestione fornitori comprende una serie di attività che, se trattate in forma destrutturata, rischiano di rallentare i flussi di lavoro ed esporre l’azienda a inefficienze ed errori. Vediamo, nel dettaglio, quali sono le tre fasi che devono essere governate in maniera più evoluta per costruire un ecosistema di procedure affidabili, semplici e veloci:
#1 Onboarding - Il primo passaggio cruciale nella gestione dei fornitori comprende le procedure di inserimento a sistema: questa fase richiede la raccolta, la verifica, l’approvazione e l’aggiornamento di documenti essenziali (come certificazioni e informazioni fiscali), a cui si affiancano le relative valutazioni di conformità e le attività di integrazione e sincronizzazione delle informazioni presenti in diversi sistemi, seguite poi da un monitoraggio continuo;
#2 Contract management - centrali nella gestione fornitori, sono le attività correlate alla contrattualizzazione dei fornitori, che comprendono: compilazione dei documenti con dati presenti in più sistemi, negoziazione, validazione, finalizzazione e raccolta firme;
#3 Riconciliazione documenti - La riconciliazione di fatture, ordini di acquisto o bolle di consegna è una delle attività più critiche in qualsiasi reparto amministrativo. Per ridurre errori di gestione, necessità di accedere a più piattaforme dipartimentali, rallentamenti, colli di bottiglia e - nel peggiore dei casi - controversie legali, serve prestare la massima attenzione a tutti i dati, in ogni singola procedura, per ogni singolo documento gestito.
Gli strumenti e le tecnologie per una gestione fornitori automatizzata
Considerando le tre fasi appena descritte, risulta immediatamente chiaro come le procedure analogiche e manuali, ma anche l’uso di documenti elettronici al di fuori di processi completamente digitalizzati, rappresentino un concreto ostacolo lungo il percorso di ottimizzazione della gestione fornitori. La soluzione? Implementare sistemi di automazione e tecnologie avanzate: incrementa notevolmente l'efficienza di queste operazioni, abbattendo tempi e costi e assicurando qualità e conformità. Si parla, in pratica, di adottare piattaforme di business process management, soluzioni per la business process automation e funzionalità di intelligenza artificiale. Al contempo, l’utilizzo di firme elettroniche e sistemi di gestione documentale, accessibili in cloud, permette la digitalizzazione completa della raccolta e dell'archiviazione dei documenti. Non solo: con uno sguardo particolare all’ottimizzazione della gestione fornitori e, di conseguenza, al miglioramento del rapporto con i partner di filiera è importante ragionare anche in termini di supply chain collaboration, abilitando la collaborazione e la condivisione delle informazioni lungo tutta la catena di approvvigionamento. E, anche su questo fronte, gli ambienti digitali apportano un vantaggio sostanziale perché consentono la condivisione in tempo reale delle informazioni, la massima visibilità su tutta la catena logistica, il monitoraggio degli ordini, la gestione degli inventari e il coordinamento delle consegne (grazie ai DDT elettronici).
L’e-procurement di Present: la gestione fornitori si evolve con la soluzione PRIDE
Attenzione, però: adottare le soluzioni appena descritte non basta a garantire una gestione fornitori davvero eccellente. Anche i migliori strumenti, senza una corretta implementazione, rischiano di non poter essere sfruttati al massimo della propria potenza. Per questo motivo è fondamentale tanto scegliere le tecnologie più evolute quanto farsi affiancare da un partner competente e autorevole. In questo senso, Present offre più di una garanzia grazie alla sua comprovata esperienza con soluzioni complete per l’automazione della del ciclo passivo anche internazionale, oltre che alla qualifica di Certified Tungsten Automation Consultants (la più alta certificazione tecnica disponibile da Tungsten Automation). In particolare, Present ha realizzato l’e-Procurement Portal Automation PRIDE (Procurement Integrated Data Exchange), soluzione specifica per supportare le imprese nella gestione efficiente dei processi di filiera che consente di migliorare la gestione fornitori in tutto il ciclo di vita della collaborazione, digitalizzare completamente il ciclo dell’ordine, semplificare la governance dei dati e garantire una impeccabile conformità normativa.
