Nel contesto aziendale internazionale, la gestione del ciclo passivo di fatturazione (l’ultimo step del “Procure to Pay”) rappresenta una sfida significativa a causa della diversità dei formati di fattura e della complessità delle transazioni internazionali. Questo processo implica la collaborazione di dipartimenti come gli acquisti, la logistica e la contabilità, e può essere gestito manualmente o attraverso sistemi automatizzati, influenzando l’efficienza operativa e la redditività dell’organizzazione.
In questo articolo, Present illustra nel dettaglio quali sono gli step di processo e come l’automazione di ambiti specifici di attività può impattare in maniera rilevante l’efficienza e la produttività aziendale
Procure to Pay (P2P): dall’ordine alla fatturazione
Il processo “Procure to Pay” (P2P) comprende l’intero ciclo di acquisto (ciclo passivo): dall’emissione dell’ordine, alla ricezione dei beni o dei servizi, fino al pagamento al fornitore. Coinvolge diverse fasi, tra cui:
- la richiesta di acquisto
- l’approvazione dell’ordine
- la ricezione della merce
- il controllo delle fatture e il pagamento.
Questo ciclo coinvolge una serie di attività cruciali che vanno dalla ricezione delle fatture alla loro elaborazione, approvazione e registrazione nei sistemi contabili.
Fatturazione internazionale: quali sono le criticità nella gestione del ciclo passivo?
Le difficoltà principali nella gestione del ciclo passivo internazionale includono:
- Diversità dei formati di fattura: Le aziende possono ricevere fatture in vari formati, tra cui XML, EDI, PDF e documenti cartacei. Questa diversità di formati rende complesso il processo di acquisizione e interpretazione dei dati contenuti nelle fatture, rallentando l’elaborazione e aumentando il rischio di errori.
- Complessità delle transazioni internazionali: Le transazioni internazionali spesso comportano diverse valute, tassi di cambio e normative fiscali e contabili. Questa complessità aggiunge ulteriori sfide alla gestione del ciclo passivo, richiedendo un’attenta gestione dei dati finanziari e una conformità rigorosa alle normative locali e internazionali.
- Necessità di coordinazione tra reparti aziendali: La gestione del ciclo passivo coinvolge diversi reparti aziendali, tra cui acquisti, contabilità e finanza. È essenziale garantire una comunicazione efficace e una collaborazione tra questi reparti per garantire un flusso di lavoro fluido e una corretta registrazione delle transazioni.
Tungsten Automation: tecnolgie abilitanti l’automazione ciclo passivo internazionale
Le difficoltà principali della gestione del ciclo passivo internazionale possono essere affrontate attraverso soluzioni avanzate come quelle offerte da Tungsten Automation. Questa suite di strumenti fornisce una gamma completa di funzionalità per automatizzare le attività chiave nel ciclo passivo, migliorando l’efficienza e riducendo i rischi.
- Acquisizione e Classificazione delle Fatture: Le soluzioni Tungsten Automation offrono funzionalità avanzate per l’acquisizione e la classificazione delle fatture. Utilizzando la data recognition e l’AI, le fatture possono essere digitalizzate e automaticamente classificate in base al loro formato e contenuto. Questo semplifica notevolmente il processo di acquisizione delle fatture, riducendo il tempo e gli sforzi necessari per la loro elaborazione iniziale.
- Elaborazione e Approvazione delle Fatture: Le soluzioni di Tungsten Automation consentono la creazione di flussi di lavoro automatizzati per l’elaborazione e l’approvazione delle fatture. Le fatture possono essere instradate automaticamente ai revisori designati in base alle regole predefinite, consentendo una rapida approvazione e riducendo i tempi di ciclo. Inoltre, i manager possono monitorare lo stato delle fatture in tempo reale e intervenire quando necessario, garantendo un flusso di lavoro fluido e senza intoppi.
- Integrazione con Sistemi Contabili e ERP: Le soluzioni Tungsten Automation si integrano facilmente con i sistemi contabili e ERP esistenti, consentendo un flusso di dati continuo e accurato tra le diverse funzioni aziendali. Le informazioni delle fatture vengono automaticamente sincronizzate con il sistema contabile o ERP, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati e garantendo una registrazione contabile accurata e tempestiva delle transazioni.
Present Spa è partner Tungsten Automation
Present Spa è un partner tecnologico italiano di Tungsten Automation: siamo classificati come Service Provider con Certified Tungsten Automation Consultants, che è la più alta certificazione tecnica disponibile da Tungsten Automation, ex Kofax. Questa certificazione significa che abbiamo l’esperienza necessaria con la gamma di prodotti Tungsten Automation, anche in ambito Procure to Pay.
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