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Gli strumenti di comunicazione aziendale per lo smart working

Gli strumenti di comunicazione aziendale per lo smart working

Non c’è dubbio che la pandemia abbia già rivoluzionato l’intera tematica degli strumenti di comunicazione aziendale. Lo smart working, con cui la stragrande maggioranza delle imprese ha sviluppato una certa familiarità nell’ultimo anno, è incentrato proprio sul concetto di comunicazione rapida, veloce e smart sia a livello interno che verso l’esterno.

La trasformazione delle dinamiche e degli strumenti di comunicazione va affrontata con priorità a in modo adeguato, poiché rimanere ancorati ai modelli tradizionali, permettendo ai dipendenti di lavorare da casa o ovunque lo ritengano opportuno, non fa altro che creare un potenziale vuoto difficilmente colmabile in un secondo momento. In modo speculare, fornire a tutti gli smart worker una dotazione di strumenti, processi e dinamiche ottimizzate per un modello di lavoro diffuso incrementa la produttività, l’engagement, avvicina i clienti, i partner e tutti i soggetti con cui l’azienda ha rapporti costanti.

È una grande sfida del nuovo modello lavorativo, perché non basta parlare di telelavoro, fornire a tutti l’accesso all’e-mail aziendale da casa, ai documenti o creare gruppi WhatsApp tra colleghi per garantire all’azienda quell’incremento di produttività che lo smart working ha sempre promesso.


Strumenti di comunicazione aziendale e l’importanza dell’integrazione

Smart Working non significa lavorare da casa, ma lavorare ovunque: casa propria, ufficio, sala riunioni, coworking, treno, biblioteca, durante un viaggio e una trasferta. Laddove possibile, il concetto è quello dell’empowerment del dipendente: compatibilmente con i propri impegni professionali, lavorare in modo smart significa permettergli di scegliere il luogo di lavoro che garantisca la migliore esperienza lavorativa.

Venendo meno le dinamiche della comunicazione tradizionale, sia nei confronti dei team che verso l’esterno, elemento cardine diventano proprio gli strumenti di comunicazione aziendale declinati sul modello di lavoro smart: internamente, è fondamentale una piattaforma centralizzata (un ‘luogo’ virtuale) che abiliti gli strumenti di comunicazione necessari per portare avanti il lavoro, per collaborare, condividere informazioni in modo rapido e gestire a livello collaborativo i processi aziendali a prescindere dalla vicinanza fisica.

Il concetto cardine è l’integrazione: in smart working, puntare a una workforce efficiente significa integrare i canali di comunicazione, facendo in modo da sviluppare sinergie tra la classica telefonata (che non può più essere vincolate al telefono fisso o al cordless dell’ufficio), l’e-mail, la chat, la conference call, il video-meeting e altri strumenti aziendali (il CRM, per esempio), puntando il più possibile sull’automazione. In altre parole, limitarsi a fornire un accesso remoto a strumenti di comunicazione aziendale disgiunti e scollegati non permetterà mai di ottenere elevati livelli di produttività ed efficienza.

Lo stesso vale per la comunicazione verso l’esterno, laddove non è sufficiente (sempre ai fini della produttività) poter inviare catene infinite di e-mail e organizzare meeting virtuali con partner e clienti, ma bisogna fare in modo che queste attività rientrino all’interno di processi gestiti in modo agile, centralizzato e collaborativo.


La centralità delle Unified Communications

Se è vero che non esiste un lavoro smart senza la centralizzazione dei canali di comunicazione, è parimenti vero che questo obiettivo può essere raggiunto con soluzioni di Unified Communications. Queste, infatti, garantiscono quel livello di integrazione di cui si è detto: a titolo d’esempio, una soluzione di Unified Communications può consentire la ricezione e l’invio di chiamate telefoniche con un solo numero a prescindere dal device utilizzato, che sia il terminale fisso dell’ufficio, il cordless aziendale, lo smartphone, il PC personale o addirittura il proprio smartwatch.

Non solo: tali soluzioni permettono di organizzare in pochi istanti meeting e riunioni coordinandole con la disponibilità degli altri membri del team, consentono di conoscere in un istante lo stato di presenza dei colleghi, di collaborare all’avanzamento di un processo con pochi tocchi sullo smartphone e via dicendo. A livello di strumenti di comunicazione aziendale finalizzati ad abilitare lo smart working, bisogna certamente partire da qui.


Enterprise Social Network e Social Intranet

Il modello di lavoro smart è esplicitamente fondato su contatto, rapidità di comunicazione e feedback costanti. Alcuni anni fa ci si accorse che tutto ciò veniva egregiamente soddisfatto dai social network con cui si ha a che fare ogni giorno e si decise di riproporne le logiche all’interno della comunicazione aziendale interna, creando una vera e propria frattura nei confronti delle dinamiche comunicative top-down che dominavano il panorama aziendale.

Sono così nati gli enterprise social network, strumenti che completano la dotazione del perfetto smart worker e rappresentano un modo ottimale per creare engagement, esaltare gli aspetti collaborativi, riunire tutta la workforce in un unico ambiente virtuale e raggiungere anche tipi di lavoratori (come i firstline worker) che la comunicazione interna ha sempre avuto difficoltà a coinvolgere, poiché spesso sprovvisti di e-mail. Sulle stesse dinamiche social è inoltre evoluto il concetto di Intranet, che da un semplice repository di informazioni, file, policy e documenti è diventato (in alcuni casi) un altro ambiente collaborativo a disposizione dell’azienda e dei suoi dipendenti.


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