Quali sono le migliori soluzioni per lo smart working? Per prima cosa, è fondamentale definire bene il fenomeno: smart working non si esaurisce nel remote working sperimentato agli inizi della pandemia, ma è un modello di lavoro agile finalizzato a massimizzare la produttività liberando le persone da rigidi controlli di presenza, di orario e di vincoli su dove, come e con che strumenti lavorare. Facendo perno su una cultura e un’organizzazione all’altezza, smart working è un paradigma di lavoro in cui vincono tutti: i dipendenti, liberi di determinare le modalità di svolgimento del lavoro e quindi più responsabilizzati ed engaged; le aziende, che possono riprogettare gli spazi in funzione della minor presenza nei locali aziendali e ottenere così risparmi diretti, oltre a poter contare su un livello di produttività molto maggiore e su risultati potenzialmente brillanti.
Va da sé che, oltre ai fattori culturali e organizzativi, senza i quali il lavoro agile diventa un più comune telelavoro, l’azienda deve dotarsi delle migliori soluzioni per lo smart working, ovvero c’è bisogno di un’abilitazione tecnologica che supporti appieno il nuovo modello di lavoro. Infatti, come tutti i progetti di trasformazione digitale, anche qui il cambiamento è organizzativo, di processi e anche di mentalità, ma ciò che lo abilita è la base tecnologica.
Le migliori soluzioni per lo smart working, dalla VPN alla cloud collaboration
Le aziende – e in particolare l’IT – si trovano di fronte a diverse soluzioni per smart working, la cui scelta dipende da quanto l’impresa intende investire sul lavoro agile per massimizzare l’efficienza della propria workforce, cosa che riguarda non solo i processi interni, ma anche l’efficienza nella gestione dei clienti e delle supply chain.
Le ipotesi, quindi, sono diverse. Vediamo qualche soluzione per smart working, con la premessa che esse non si escludono a vicenda, anzi dovrebbero coesistere in un paradigma smart evoluto ed efficace.
Accesso remoto ai sistemi aziendali
È la prima ipotesi cui le aziende hanno fatto riferimento durante la pandemia: consiste nel permettere l’accesso da remoto, con dispositivi quali notebook, tablet e smartphone, alle risorse aziendali, che vanno dalla postazione fissa dell’ufficio ai file sul server fino alle applicazioni on-premise. Ovviamente, per potervi accedere con tutti i dispositivi è necessario che le applicazioni aziendali siano ottimizzate per l’utilizzo con dispositivi mobile. L’accesso remoto tramite una Virtual Private Network (VPN) può essere il punto di partenza, ma non ha un vero impatto sull’agilità del lavoro, che richiede infatti un approccio collaborativo che va ben oltre l’impiego delle risorse condivise al di fuori del perimetro aziendale.
Virtual Desktop Infrastructure (VDI)
La virtualizzazione del desktop è un passo avanti significativo sul fronte dello smart working, per quanto non del tutto “completo”. Si concretizza nella creazione di ambienti desktop virtuali cui i dipendenti accedono via client, ovvero con i propri notebook, ma anche con i tablet e gli smartphone: il beneficio più interessante rispetto ai desktop tradizionali è che tutte le risorse, quindi dalle applicazioni ai dati, dai file alle immagini, non risiedono nel client stesso ma nei server dell’azienda o in cloud, da cui straordinari benefici in termini di sicurezza, oltre che di costante aggiornamento e anche di costi.
Sistemi di comunicazione unificata e collaboration
Il vero smart working permette alle persone di svolgere ovunque il proprio lavoro: ciò non si esaurisce nell’accesso ai file e alle applicazioni, ma comprende tutte le comunicazioni tra le persone, le attività di teamwork e la collaborazione nell’avanzamento dei processi. La comunicazione e la gestione remota dei processi sono fattori essenziali e vengono gestiti tramite apposite piattaforme (spesso in cloud) che unificano e centralizzano i canali di comunicazione permettendo un vero e proprio teamwork senza obblighi di presenza sul luogo di lavoro: chiamate, messaggistica, conference call e video-call possono essere organizzate e improvvisate con una semplicità disarmante, ma soprattutto operano in modo sinergico con gli altri strumenti aiutando il team – non solo il singolo dipendente – a raggiungere i propri obiettivi. Ecco perché si parla di collaboration nei processi aziendali: la tecnologia, con apposite piattaforme centralizzate, supporta l’avanzamento collaborativo dei processi, permettendo a tutto il team non solo di comunicare in qualsiasi momento, con tutti i dispositivi e i canali, ma anche di lavorare in modo ordinato sui dati e i documenti, di monitorare l’avanzamento dei processi, collaborare in modo attivo e trasparente all’interno di un unico ambiente condiviso. Questo, unito ai fattori culturali e organizzativi, è il vero fondamento del lavoro agile.
