La postazione di lavoro digitale o PDL digitale identifica quello che in inglese viene definito digital workplace. Su quest’ultimo esiste un’ampia letteratura che concorda sul fatto che la postazione di lavoro digitale ormai non si riferisce tanto all’ubicazione, quanto piuttosto all’equipaggiamento tecnologico che abilita un maggiore engagement dei dipendenti e, di conseguenza, una maggiore produttività ed efficienza.
Riuscire a ottenere un incremento dell’efficienza, in particolare, è possibile se si parte dalle principali domande che CIO e IT Manager, usciti dall’emergenza imposta dal Covid-19, oggi pongono a un Managed Service Provider (MSP). Tali domande riguardano 4 ambiti: persone, applicazioni, contesti organizzativi e tecnologia. Dalla risposta esauriente a questi interrogativi dipende l’aumento dell’efficienza della postazione di lavoro digitale. Ecco perché si può dire che questo obiettivo è raggiungibile in 4 mosse.
Verificare come si implementa coworking e lavoro fluido
La prima domanda inerente al lavoro delle persone deve verificare anzitutto i requisiti che occorrono per supportare il coworking. In un mondo dominato dallo smart working e da una tipologia di collaborazione sempre più fluida, la condivisione degli spazi necessita di una focalizzazione sul singolo utente che deve poter contare su un’assistenza da remoto continuativa e puntuale. Questo vale anche per la scelta della dotazione tecnologica idonea, che è stato uno dei vulnus durante il periodo di quarantena, dominato spesso da una certa anarchia e da un diffuso disordine. Una disciplina come l’IT Service Management (ITSM), in tal senso, può aiutare le aziende a concentrarsi sulla qualità del servizio connesso all’implementazione della postazione di lavoro digitale.
Il ruolo delle applicazioni nella postazione di lavoro digitale
La seconda mossa da fare per rendere più efficiente la postazione di lavoro digitale ha lo scopo di valutare se le applicazioni in uso sono concepite anche per il lavoro a distanza. Uno dei problemi emersi nella fase di lockdown è stato che perfino la suite di produttività aziendale è diventata inaccessibile per i dipendenti costretti a lavorare da casa. Per non parlare di business app quali ERP e CRM, disponibili soltanto dai desktop presenti in ufficio. La creazione di un virtual workplace, invece, consente alle persone di lavorare a prescindere dal luogo fisico in cui si trovano. Un MSP, fra l’altro, può individuare con le aziende quali applicazioni devono essere sempre raggiungibili e quali, invece, devono essere sottoposte a maggiori vincoli di accesso.
Il binomio tra contesto organizzativo e postazione di lavoro digitale
Il contesto organizzativo in cui si colloca la postazione di lavoro digitale deve tener conto sia di nuove regole che possono influire sulla ridefinizione di spazi e procedure (si pensi all’attuale normativa sul distanziamento sociale o alle direttive sulla compliance del GDPR) sia di un’eventuale digitalizzazione di processi gestiti ancora in modo tradizionale. Nel primo caso l’adeguamento deve essere visto come un passaggio necessario per non incorrere in sanzioni; nel secondo, la digital transformation di workflow che in precedenza venivano governati con metodi rudimentali diventa un’opportunità di ottimizzazione in cui si inserisce naturalmente la postazione di lavoro digitale. Se, infatti, quest’ultima utilizza i device più all’avanguardia, ma le comunicazioni ufficiali viaggiano ancora tramite fax, c’è qualcosa da rivedere.
Una tecnologia che includa device, software di collaboration e sicurezza
La quarta domanda a cui dare risposta investe direttamente il tema della tecnologia. Rispetto alle altre mosse elencate sopra che contribuiscono all’efficienza della postazione di lavoro, la tecnologia ha carattere trasversale. L’azienda deve adoperarla per decidere se puntare su mobile device o sul remote desktop in base alle funzioni e alle specifiche attività dei suoi collaboratori. Inoltre, deve stabilire il software per la collaboration che ritiene migliore, senza lasciare che siano i dipendenti a farlo in suo vece (come è successo durante la crisi). Infine, una postazione di lavoro digitale non può non essere sicura e, per questo, deve avvalersi di sistemi di endpoint protection, gestione degli accessi e autenticazione, antivirus, network management e backup che, nel loro insieme, garantiscano una protezione sull’intera superficie potenzialmente violabile.
