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Digital Workplace: in cosa consiste e come implementarlo

Digital Workplace: in cosa consiste e come implementarlo

Digital Workplace è un’impostazione astratta e allo stesso tempo molto concreta, che ha un impatto pervasivo sulle dinamiche dell’impresa. L’implementazione di nuove tecnologie e una nuova visione di cosa significhi lavorare in azienda sono i perni attorno a cui sta mutando il concetto di lavorare. Tra ambiente di lavoro digitale e “analogico” esiste la stessa differenza che c’è tra “andare a lavorare” e “lavorare”: lo spazio fisico diventa secondario; il dipendente opera per obiettivi, sfruttando le migliori tecnologie a disposizione in un ambiente produttivo agile, flessibile ed evoluto. L’adozione di un Digital Workplace, quindi, non riguarda soltanto l’aspetto IT ma anche - e forse soprattutto - un nuovo modo di intendere il flusso di lavoro, il rapporto tra l’impresa e i suoi dipendenti, e di quali strumenti quest’ultimi devono disporre per sfruttare al massimo le proprie competenze. Il Digital Workplace è l’obiettivo e, allo stesso tempo, il mezzo per raggiungere l’obiettivo.


Cos’è il Digital Workplace

Per comprendere meglio l’idea di ambiente di lavoro digitale, si può partire dalla definizione che fornisce Gartner: “Il Digital Workplace abilita modi di lavorare nuovi e più efficienti; migliora l’agilità e l’engagement dei dipendenti, e sfrutta tecnologie e stili consumer-oriented”. Una definizione ampia che, però, chiarisce l’idea di un “ambiente di lavoro 2.0” equivalente a uno spazio digitale dove non sono i dipendenti ad adattarsi a rigidi meccanismi produttivi e informatici, ormai anacronistici: è l’infrastruttura IT dell’impresa che evolve per potersi adattare alle esigenze del bilanciamento vita-lavoro, ma anche a una concorrenza sempre più agile e mutevole. La rigidità dei vecchi ambienti di lavoro non deve influenzare il futuro dell’azienda: cambiare si può e farlo rappresenta un beneficio per tutta l’impresa. Il digitale è ovunque e, soprattutto in ambito lavorativo, è destinato a diventare il catalizzatore della crescita e del miglioramento. Sarebbe come tornare a lavorare con i fax dopo aver scoperto le e-mail: si può fare, ma non conviene, perché è una modalità più lenta e rigida, che penalizza tutta la filiera.


Come implementare il Digital Workplace nell’impresa

Un ambiente di lavoro digitale deve adottare soluzioni che semplifichino ai dipendenti l’accesso alle informazioni utili. Un esempio comune è creare un riferimento digitale dove il reparto marketing e vendite possa trovare gli asset aggiornati per i contenuti sui social network o i comunicati stampa, come uno spazio cloud ben organizzato a cui accedere con l’indirizzo e-mail aziendale. Inoltre, è importante che i dipendenti siano sempre sincronizzati sulla mission e gli obiettivi dell’impresa: queste condizioni aumentano l’employee engagement perché mantengono le persone in linea con le figure apicali e la loro filosofia aziendale. A tal fine, l’implementazione di un Digital Workplace richiede una particolare attenzione in fase di programmazione: ogni funzione deve essere resa fruibile e parte di un ecosistema software accessibile, user-friendly e omogeneo. La tendenza nelle aziende è quella di togliere per semplificare, ma non è la risposta giusta: bisogna rivedere (e nel caso ripensare) l’infrastruttura per modernizzare l’esperienza dei dipendenti. L’IT Manager deve quindi comprendere quali funzioni siano adeguate e quali, tra quelle preesistenti, invece, sia meglio rivedere nella transizione digitale.


Ambiente di lavoro digitale = coerenza, efficienza e organizzazione

Un Digital Workplace non può prescindere da un ambiente che sia coeso e fluido. Il flusso di lavoro e le risorse informatiche in uso ai dipendenti devono essere aggiornati e facilmente fruibili. Gli strumenti forniti possono essere disparati, ma è importante che il tutto sia organizzato e coerente con le attività dell’impresa, e il modo in cui effettivamente i dipendenti lavorano in azienda ogni giorno. Anzi, la persona che poi userà le risorse e il software è il punto di partenza per chiedersi come migliorare e come adottare le best practice digitali in tale processo operativo. La parola chiave è semplicità: più l’infrastruttura IT dell’impresa è complessa, più pervasive e frequenti possono essere le problematiche. Semplificare non vuol dire indebolire; anzi, è la leva principale per efficientare l’intera impresa.


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