Digital Workplace è un’impostazione astratta e allo stesso tempo molto concreta, che ha un impatto pervasivo sulle dinamiche dell’impresa. L’implementazione di nuove tecnologie e una nuova visione di cosa significhi lavorare in azienda sono i perni attorno a cui sta mutando il concetto di lavorare. Tra ambiente di lavoro digitale e “analogico” esiste la stessa differenza che c’è tra “andare a lavorare” e “lavorare”: lo spazio fisico diventa secondario; il dipendente opera per obiettivi, sfruttando le migliori tecnologie a disposizione in un ambiente produttivo agile, flessibile ed evoluto. L’adozione di una strategia di Digital Workplace Management, quindi, non riguarda soltanto l’aspetto IT ma anche - e forse soprattutto - un nuovo modo di intendere il flusso di lavoro, il rapporto tra l’impresa e i suoi dipendenti, e di quali strumenti quest’ultimi devono disporre per sfruttare al massimo le proprie competenze. Il Digital Workplace è l’obiettivo e, allo stesso tempo, il mezzo per raggiungere l’obiettivo.
La definizione di Digital Workplace
Per comprendere meglio l’idea di ambiente di lavoro digitale, si può partire dalla definizione che fornisce Gartner: “Il Digital Workplace abilita modi di lavorare nuovi e più efficienti; migliora l’agilità e l’engagement dei dipendenti, e sfrutta tecnologie e stili consumer-oriented”. Una definizione ampia che, però, chiarisce l’idea di un “ambiente di lavoro 2.0” equivalente a uno spazio digitale dove non sono i dipendenti ad adattarsi a rigidi meccanismi produttivi e informatici, ormai anacronistici: è l’infrastruttura IT dell’impresa che evolve per potersi adattare alle esigenze del bilanciamento vita-lavoro, ma anche a una concorrenza sempre più agile e mutevole.
Cos’è il Digital Workplace
Poiché “workplace” è traducibile come “ambiente di lavoro” si potrebbe pensare che un Digital Workplace (quindi un ambiente di lavoro digitale) sia legato principalmente alla smaterializzazione degli elementi fisici di un’azienda, come la sua sede. Questa sarebbe però una prospettiva semplicistica. Quindi cos’è un Digital Workplace? È una strategia: significa mettere insieme gli strumenti, le specifiche competenze del personale e una nuova cultura digitale e asservirli alla crescita del business e al miglioramento della relazione con i clienti.
Costruire una strategia di Digital Workplace Management significa dimenticare le classiche modalità di lavoro per partire da una prospettiva che sia interamente digitale: dal modo di comunicare dei dipendenti, a come l’azienda elabora le informazioni fino alla realizzazione dei flussi di lavoro e l’adozione di tecnologie abilitanti che semplificano le operazioni quotidiane. La componente tecnologica di un Digital Workplace è centrale, ma il suo ruolo viene ridefinito: le persone sono attivamente supportate dagli strumenti digitali anziché esserne limitati.
La via per il futuro è il Digital Workplace
La rigidità dei vecchi ambienti di lavoro non deve influenzare il futuro dell’azienda: cambiare si può e farlo rappresenta un beneficio per tutta l’impresa. Il digitale è ovunque e, soprattutto in ambito lavorativo, è destinato a diventare il catalizzatore della crescita e del miglioramento. Sarebbe come tornare a lavorare con i fax dopo aver scoperto le e-mail: si può fare, ma non conviene, perché è una modalità più lenta e rigida, che penalizza tutta la filiera.
Creazione Digital Workplace: come implementarlo all'interno dell'impresa
Un ambiente di lavoro digitale deve adottare soluzioni che semplifichino ai dipendenti l’accesso alle informazioni utili. Un esempio comune è creare un riferimento digitale dove il reparto marketing e vendite possa trovare gli asset aggiornati per i contenuti sui social network o i comunicati stampa, come uno spazio cloud ben organizzato a cui accedere con l’indirizzo e-mail aziendale. Inoltre, è importante che i dipendenti siano sempre sincronizzati sulla mission e gli obiettivi dell’impresa: queste condizioni aumentano l’employee engagement perché mantengono le persone in linea con le figure apicali e la loro filosofia aziendale.
La pianificazione del Digital Workplace
A tal fine, il Digital Workplace Management richiede una particolare attenzione in fase di programmazione: ogni funzione deve essere resa fruibile e parte di un ecosistema software accessibile, user-friendly e omogeneo. La tendenza nelle aziende è quella di togliere per semplificare, ma non è la risposta giusta: bisogna rivedere (e nel caso ripensare) l’infrastruttura per modernizzare l’esperienza dei dipendenti. L’IT Manager deve quindi comprendere quali funzioni siano adeguate e quali, tra quelle preesistenti, invece, sia meglio rivedere nella transizione digitale.
Il cloud: l’elemento abilitante necessario per il Digital Workplace
Il Digital Workplace Management non può prescindere dal cloud: è un requisito abilitante. Le tecnologie cloud stanno trasformando i Digital Workplace rendendo più semplice la gestione del lavoro da un’unica piattaforma, l’adempimento a nuove soluzioni legacy e all’organizzazione delle informazioni, che attraverso il cloud viaggiano più velocemente all’interno dell’azienda. Quest’ultimo fattore è spesso sottovalutato: più rapidamente i dipendenti possono accedere alle risorse aziendali (definito “time-to-knowledge”) e più velocemente potranno lavorare, collaborare e sincronizzarsi con i colleghi, che sempre più spesso sono operativi da remoto.
Il cloud è centrale in quanto è la tecnologia che permette di rendere accessibili gli strumenti virtuali del Digital Workplace da ogni luogo e in qualsiasi momento: è evidente, quindi, che senza di esso non potrebbe nemmeno esistere in prima istanza un ambiente di lavoro digitale.
Specialmente ora che il lavoro da remoto sta diventando la “nuova normalità”, agevolare il coordinamento del lavoro anche a distanza e facilitare la comunicazione con i colleghi, una delle grandi sfide del lavoro agile, è essenziale: il cloud è la tecnologia che permette di farlo.
Dev’essere inoltre considerato che il cloud non è solo un requisito abilitante all’inizio del processo di implementazione del Digital Workplace: è fondamentale per scalare le risorse e migliorarle nel tempo. Inoltre, grazie al cloud le moderne soluzioni di Digital Workplace possono facilmente interconnettersi con gli altri servizi digitali già esistenti in azienda. Le soluzioni cloud, poi, sono continuamente evolute dai vendor, che integrano regolarmente nuove funzioni basate sull’Intelligenza Artificiale o pensate per la fruizione in mobilità. Sfruttando le potenzialità del cloud, l’azienda è più efficiente, si muove più velocemente e può crescere in modo organizzato e fluido.
Digital Workplace Management: perché scegliere i servizi gestiti
Non si può parlare di spazio di lavoro digitale senza estendere il ragionamento al concetto di Digital Workplace Management. Dopo aver definito l’approccio culturale e le prospettive del nuovo paradigma e averne analizzato tecnologie e strumenti abilitanti, occorre infatti chiedersi come riuscire a gestire al meglio - sul lungo periodo, in maniera sicura, efficiente e sostenibile - questo scenario. Ed è qui che entra in gioco il valore dei Managed Service Provider: demandare a un consulente esterno certificato le attività di Digital Workplace Management garantisce un presidio ottimale sui servizi e le applicazioni IT con processi più fluidi e sicuri (grazie a una gestione accentrata in un cluster di server affidabili e resilienti). Dalla virtualizzazione del workplace fino all’assistenza multilingua h24/365, passando per la manutenzione dei dispositivi: esternalizzare il Digital workplace Management significa sfruttare una gamma di servizi su misura, liberando l’IT interno da tutte le complessità connesse a questa evoluzione. Da non sottovalutare anche i vantaggi sul piano economico: un supporto tecnico costante permette innanzitutto di evitare fermi costosi (e rischiosi per la reputazione aziendale); grazie al modello di erogazione as-a-service, inoltre, è possibile contare su un Digital workplace Management scalabile e di livello enterprise, senza doversi impegnare in ulteriori onerosi investimenti in termini di strumenti hardware, licenze software e risorse umane.
Digital Workplace = coerenza, efficienza e organizzazione
Un Digital Workplace non può prescindere da un ambiente che sia coeso e fluido. Il flusso di lavoro e le risorse informatiche in uso ai dipendenti devono essere aggiornati e facilmente fruibili. Gli strumenti forniti possono essere disparati, ma è importante che il tutto sia organizzato e coerente con le attività dell’impresa, e il modo in cui effettivamente i dipendenti lavorano in azienda ogni giorno. Anzi, la persona che poi userà le risorse e il software è il punto di partenza per chiedersi come migliorare e come adottare le best practice digitali in tale processo operativo. La parola chiave del Digital Workplace Management è semplicità: più l’infrastruttura IT dell’impresa è complessa, più pervasive e frequenti possono essere le problematiche. Semplificare non vuol dire indebolire; anzi, è la leva principale per efficientare l’intera impresa.
