Quando si parla dei costi dello smart working in genere ci si riferisce a quelli che si risparmiano se paragonati a una situazione “normale” di lavoro in ufficio. Una ricerca dell’anno scorso condotta da Global Workplace Analytics per esempio ha stimato che i dipendenti risparmiano tra i 2.500 e i 4.000 dollari all’anno lavorando a casa la metà del tempo. Il risparmio è dovuto principalmente alla riduzione delle spese di viaggio, parcheggio e cibo. In termini di tempo, questa tipologia di smart worker evita di sprecare l’equivalente di 11 giorni lavorativi in un anno, tanti quanti sono quelli spesi facendo il pendolare.
Altri studi si concentrano invece sul saving per le aziende che incide sui costi di affitto, manutenzione, energia, mensa ecc. In pratica, tutti quelli previsti nel bilancio alla voce “Sales, General and Administration”. Bisogna fare attenzione, tuttavia, a non sottovalutare i costi propri dello smart working, supponendo che sia un modello di collaborazione a costo zero.
Il lavoro agile continuerà anche nel new normal
Il Coronavirus ha impresso un’accelerazione a forme di lavoro flessibili e a distanza la cui permanenza, anche dopo la fine della crisi pandemica, molti analisti ritengono certa. Nel “new normal”, infatti, la percentuale di lavoratori da remoto sarà nettamente più alta di quella registrata fino agli inizi del 2020. Ciò significa che le aziende dovranno dotarsi di tecnologie abilitanti e di un assetto organizzativo capaci di supportare un metodo di lavoro distribuito e non più centralizzato. Il che è possibile con adeguati investimenti che è bene tenere a mente. Pensare infatti che i dipendenti possano continuare ad adoperare strumenti personali, connessioni domestiche e tool consumer per svolgere le loro mansioni al di fuori dell’ufficio è irrealistico. Occorre, per prima cosa, procedere a un assessment accurato che aiuti le aziende a capire quello che serve in questo nuovo scenario. Stabilito il fabbisogno, si potrà procedere a un’analisi effettiva dei costi dello smart working e a una loro conseguente ottimizzazione.
I costi diretti e indiretti dello smart working
Nell’analisi dei costi riguardanti lo smart working è opportuno considerare non soltanto quelli diretti, che si concentrano appunto nell’implementazione di tecnologie adeguate come per esempio postazioni di lavoro digitali e sistemi di sicurezza degli endpoint.
È fondamentale considerare anche i costi indiretti rappresentati soprattutto dall’impatto che una forza lavoro distribuita ha sull’impegno richiesto al reparto IT. Si tratta di un impegno che difficilmente potrebbe essere onorato da parte del personale che si occupa della gestione, manutenzione e aggiornamento delle tecnologie circoscritte all’interno di un perimetro aziendale non certo ubiquo. Già in tempi antecedenti la pandemia, la complessità architetturale delle infrastrutture e la gestione del parco applicativo avevano spinto molte aziende a ricorrere a Managed Services Provider che affiancassero l’IT nell’adozione di soluzioni funzionali alla digital transformation dell’organizzazione. A maggior ragione adesso, in una dimensione estesa del workplace, per contenere i costi dello smart working è conveniente affidarsi a un provider esterno.
Come dimezzare i costi dello smart working
Dimezzare i costi nello smart working è fattibile, a patto che si tengano presente 2 fattori chiave che intervengono nel lavoro agile: reperibilità e reattività. Un servizio di assistenza poco tempestivo può prolungare ad esempio l’impossibilità di accedere ai dati aziendali, rallentando l’operatività e perfino impedendo lo svolgimento delle attività da remoto. In tal senso il supporto H24 di outsourcer che si occupano della gestione IT abbatte i rischi dovuti all’interruzione di servizio.
Allo stesso modo, la reattività, intesa come capacità di rispondere immediatamente agli imprevisti, è un’ulteriore occasione di risparmio nei costi dello smart working. Quanto peserebbe, infatti, dal punto di vista economico non riuscire ad aiutare un dipendente che sta lavorando a distanza e che deve rispettare una deadline? Per questo reperibilità e reattività rappresentano i pilastri attraverso cui i provider, dopo aver condotto un assessment attento e aver scelto insieme all’azienda le soluzioni migliori, rendono conveniente l’esternalizzazione dei servizi per lo smart working.
