La digitalizzazione dei processi aziendali legati alla fatturazione, e in particolare al ciclo attivo e passivo, costituisce un campo estremamente interessante per le organizzazioni che puntano a rendere sempre più efficiente ed efficace la propria catena del valore. In particolare, le applicazioni digitali ricoprono un ruolo essenziale nell'automazione dei task ripetitivi e nella semplificazione delle procedure di riconciliazione documentale.
Le criticità del ciclo attivo e passivo gestito senza contabilità digitale
Per migliorare i processi di contabilizzazione occorre far convergere in modo automatico e su un unico punto d'attenzione tutti i dati prodotti lungo il ciclo attivo e passivo. Questo è essenziale sia per ridurre gli errori manuali sia, in seconda battuta, per rendere sempre più accurati i report, gli insight e gli approfondimenti che i vari dipartimenti aziendali possono utilizzare per accelerare i processi decisionali.
Gli ostacoli che l'adozione di una piattaforma per la gestione della contabilità digitale consente di superare sono diversi: come tutti gli addetti ai lavori ben sanno, gestire ciclo attivo e passivo spesso vuol dire operare su sistemi frammentati ed eterogenei che, anche a causa di una certa obsolescenza, in molti casi non comunicano tra loro. In particolare, i sistemi informativi legacy hanno difficoltà a incamerare e leggere dati provenienti da molteplici fonti, il che costringe gli utenti a ricorrere al data entry manuale. Ed è soprattutto l'assenza di match automatici tra le informazioni contenute nelle fatture ricevute e le funzionalità del sistema gestionale a generare aumenti di costi di processo, accrescendo tra l'altro la complessità fiscale, a livello country e intercountry.
Contabilità digitale, come estendere le funzionalità degli ERP SAP
Per ovviare a questo problema, e per aiutare le imprese a digitalizzare in modo semplice ciclo attivo e passivo, Present ha sviluppato un cruscotto in grado di connettersi con gli ERP SAP che aiuta ad automatizzare i processi contabili ed economici di fatturazione. La soluzione è completamente integrata con l'ambiente SAP, e consente per questo di gestire l'intero ciclo di fatturazione da un'unica interfaccia, senza dover passare da un sistema all'altro.
Si tratta di un vero e proprio Cockpit evoluto per la digitalizzazione dei documenti contabili, che Present, in qualità di Gold Partner di SAP, mette a disposizione di tutte le organizzazioni che dispongono di uno dei gestionali proposti dal vendor e che, nell'ottica di incamerare ed elaborare grandi moli di dati fiscali e contabili, hanno bisogno di funzionalità ad hoc.
Grazie a un'interfaccia semplificata che integra su un'unica visuale tool predefiniti e personalizzabili, il Cockpit si configura come un ambiente unificato per gestire tutti i task che fanno riferimento alla contabilità digitale, dalla creazione dei documenti di vendita alla ricezione delle fatture, fino alla loro conservazione.
La soluzione, in particolare, abilita processi più snelli, più trasparenti e più sicuri, consentendo agli operatori di abbandonare una pratica ripetitiva e macchinosa per sperimentare un'esperienza utente completamente nuova: non servirà più collegarsi alla piattaforma del provider di fatturazione elettronica (o al portale dell'Agenzia delle Entrate) per reperire la fattura e quindi inserire manualmente le informazioni a sistema. Si lavora così sul file XML direttamente importato dal Cockpit, che richiamerà, tramite transazioni standard, le informazioni di cui dispone l'ERP e le riconcilierà in modo automatico con quelle contenute nel documento.
Così il Cockpit semplifica la contabilità digitale
Si genera in questo modo un ciclo attivo e passivo innestato su workflow automatizzati, che eliminano alla radice i tipici errori del data entry manuale, consentendo agli operatori di concentrarsi sulle attività di controllo e quadratura. Il che, a cascata, permette di approvare più rapidamente le fatture e garantire pagamenti puntuali: con approvazioni più rapide, le informazioni di pagamento vengono infatti registrate tempestivamente e i pagamenti vengono inviati in modo automatico alla data autorizzata, ottimizzando il processo di acquisto.
L'interfaccia intuitiva del Cockpit, d'altra parte, guida gli operatori nel monitoraggio dello stato delle fatture e dei pagamenti, mentre il sistema genera insight sull'intero processo che aiutano a maturare una visibilità end-to-end che descrivono i livelli di liquidità e produttività. La digitalizzazione delle procedure, infine, rappresenta il primo passo per strutturare un sistema di raccolta e analisi dei dati che permette ai revisori di accedere a informazioni aggiornate, accurate e integre e ai decisori di business di valutare i trend futuri e fare scelte sempre più oculate.
