L'ottimizzazione dei processi d'acquisto attraverso la digitalizzazione e l'automazione è fondamentale per le imprese che puntano a costruire una supply chain efficiente, sostenibile e resiliente. In particolare, l'utilizzo di soluzioni di document management avanzate e l'adozione di piattaforme di procurement basate sulle tecnologie di big data analytics e artificial intelligence generano una serie di benefici misurabili fin dal day one, garantendo un rapido ritorno sugli investimenti, a prescindere dalla complessità della struttura organizzativa e dalle dimensioni dell'azienda.
Cosa comporta l'ottimizzazione dei processi d'acquisto
A dirlo è una recente ricerca condotta da The Hackett Group, secondo la quale le organizzazioni che sul piano del procurement hanno abbracciato pienamente la trasformazione digitale ottengono in generale risultati migliori in termini di efficienza, efficacia ed esperienza del cliente. Parliamo più nello specifico di aziende capaci di operare a un costo inferiore del 25% rispetto agli standard tipici del procurement, nonostante – o per meglio dire proprio in virtù di ciò – la spesa in tecnologia sia superiore al 20%. Chi ha puntato sulle soluzioni di automazione per i processi di acquisto impiega inoltre il 33% in meno di dipendenti equivalenti a tempo pieno (Full Time Equivalent, FTE) rispetto alla media di imprese di pari giro d'affari.
Stando a quanto emerso dalla ricerca, chi ha puntato sulle tecnologie digitali per ottimizzare i processi di acquisto oggi è anche in grado di generare maggiore valore sotto forma di servizi di qualità superiore, sia nella gestione delle relazioni con i fornitori, sia nell'innovazione di prodotto. Il merito è della conquistata capacità di spostare i modelli operativi da un approccio incentrato sul lavoro manuale non specialistico a un sistema ibrido che sfrutta tecnologie avanzate e manodopera altamente qualificata. Questo comporta, tra le altre cose, che il 70% in più del personale ricopra ruoli strategici, come la progettazione e lo sviluppo del prodotto, e che collabori maggiormente (nella misura del +15%) con i fornitori. Di conseguenza, nelle aziende più evolute crescono gli investimenti nella fornitura al personale di strumenti di analisi avanzata.
Ultimo, ma non per importanza, il tema della percezione da parte del mercato: chi ha costruito processi di acquisto più fluidi e performanti ha l'85% di probabilità in più di essere considerato dai clienti e dagli stakeholder un elemento proattivo per la mitigazione del rischio di fornitura e il 19% di probabilità in più di essere identificato come un partner commerciale di valore.
Le priorità dei responsabili del procurement
Queste opportunità devono essere colte da chi, all'interno dell'azienda, è responsabile per le scelte – strategiche e tecnologiche – che possono migliorare i processi di acquisto in un contesto complesso come quello in cui è chiamato oggi a operare qualsiasi business. Secondo il report 2021 Voices of Sourcing, infatti, la gestione dei problemi della catena di approvvigionamento è la massima priorità per il 68% dei buyer e dei procurement manager coinvolti nel sondaggio. Le tre principali sfide che attualmente tengono svegli la notte i dirigenti sono il raggiungimento degli obiettivi di costo e affidabilità, i vincoli sull'offerta con capacità fluttuanti e la tempestività nel reagire a eventuali interruzioni della catena.
Alle sfide di natura strutturale si affiancano alcuni trend che inevitabilmente condizioneranno lo sviluppo dei processi di acquisto nei prossimi anni. In primo luogo, la sostenibilità diverrà un elemento centrale di valore nell'ambito del procurement ma solo il 32% degli intervistati la considera molto importante in questo momento. Il 65% dei professionisti afferma invece che dover giustificare al top management i potenziali aumenti dei costi associati al prendere decisioni sostenibili, ora come ora, frena questo tipo di iniziative.
Il 35% dei dirigenti ha poi dichiarato di aver assistito a una crescita significativa o lieve delle dimensioni del proprio team negli ultimi 12 mesi, indipendentemente dai budget ristretti e dai maggiori costi di produzione e logistica. Più della metà degli intervistati prevede i gruppi di persone impegnati sul rifornimento cresceranno nei prossimi cinque anni, il che suggerisce un aumento dell'importanza strategica dell'approvvigionamento per l'azienda.
Molti team, infine, non hanno ancora adottato soluzioni avanzate di sourcing: quasi un quarto degli intervistati si affida principalmente a processi manuali e fogli di calcolo ma il 99% degli intervistati concorda che parti del processo di approvvigionamento dovrebbero essere digitalizzate e automatizzate.
Così Present può aiutare le imprese a ottimizzare i processi di acquisto
Consapevole di queste esigenze, Present mette a disposizione dei propri clienti un centro di competenza ad hoc per la trasformazione digitale dei processi di acquisto, e non solo.
La divisione Enterprise Content Management (ECM) di Present ha infatti il preciso obiettivo di accompagnare le organizzazioni nell’analisi e nella trasformazione digitale dei processi aziendali attraverso progettualità di Digital Process Automation, Business Process Reengineering, Robotic Process Automation e sviluppo di Sistemi di Document Management.
Present mette al servizio dei clienti la propria esperienza nella progettazione di soluzioni di gestione documentale per abilitare la dematerializzazione dei processi, consentendo così a qualsiasi tipo di impresa di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti nel modo più efficiente possibile, senza scendere a compromessi sul piano della sicurezza e della piena compliance normativa.
Nello specifico, con la piattaforma integrata Arxivar, Present ha concentrato in un'unica offerta soluzioni per l'archiviazione documentale, servizi di dematerializzazione e conservazione sostitutiva, strumenti di firma grafometrica e tool per la gestione dei processi. In questo modo, rispetto alle operazioni di acquisto è possibile garantire la piena compatibilità con qualunque sistema, gestendo (sia nel ciclo attivo sia in quello passivo) lo spooler di stampa e Pdf e l’invio di documenti tramite mail, postalizzatore o fax. I flussi documentali, che possono essere integrati con le piattaforme SAP, con Microsoft Dynamics e con i principali gestionali e CRM, si disegnano con un click, così come i moduli necessari a ottimizzare la gestione dei processi.
Il merito va ascritto alle competenze e alla professionalità dei consulenti di Present, oltre che alla capacità maturata dal Gruppo di combinare specifiche esigenze di business, opportunità di sviluppo e vincoli tecnologici.
