Smart Collaboration è il pilastro del nuovo modo di lavorare, un elemento cardine per il futuro delle imprese. Con questa espressione, infatti, non ci si limita a identificare gli strumenti che abilitano modalità di lavoro smart e connesse, ma proprio un nuovo paradigma lavorativo, un modo di vivere la work experience profondamente diverso rispetto ai canoni tradizionali. Non si confonda quindi smart collaboration con un tool che permette di chattare, condividere documenti o fare video call toccando un tasto sullo smartphone: piuttosto, è il nuovo modo di lavorare abilitato da questi strumenti collaborativi.
Le soluzioni di smart collaboration giocano un ruolo da protagonista all’interno delle organizzazioni da tre anni a questa parte e il perché è presto detto: dopo il forzoso exploit del 2020, il lavoro da remoto continua a essere una pratica ampiamente diffusa. Secondo i più recenti dati pubblicati dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2022 gli smart worker in Italia sono stati circa 3,5 milioni. Si tratta di 500 mila persone in meno rispetto al 2021 ma comunque un numero impressionante se paragonato ai 570mila lavoratori da remoto (totali!) del 2019. E non solo, gli esperti prevedono un trend in aumento, stimando il superamento dei 3,6 milioni nel 2023. Interessanti anche i dati di mercato: secondo gli analisti, i ricavi nel segmento dei software di collaborazione raggiungeranno i 14,99 miliardi di dollari nel 2023 e mostreranno un tasso di crescita annuale (CAGR 2023-2027) del 5,44%, con un volume di mercato di 18,53 miliardi di dollari entro il 2027 (Fonte: Statista). Quasi superfluo spiegare i motivi di un tale andamento: agli inizi della pandemia, la maggior parte delle aziende ha adottato in fretta e furia soluzioni di collaboration per mettere in salvo la business continuity ma, nel tempo, il nuovo modello operativo è diventato un nuovo standard. Oggi è assolutamente normale parlare di digital workplace e di lavoro ibrido: in questo contesto, gli strumenti di smart collaboration non servono (solo) più per garantire la continuità dei flussi di lavoro, bensì per renderli più efficienti, produttivi e al passo con i tempi.
I dati e i trend appena accennati restituiscono una fotografia ben precisa dei tempi che stiamo vivendo: siamo entrati appieno nell’era del digital workplace, il concetto di ufficio non tornerà mai più a essere quello a cui siamo stati abituati. Ed è bene prendere atto immediatamente. La digital collaboration sarà il nuovo motore della produttività, requisito essenziale per garantire flussi di lavoro efficienti e senza confini. Ed è in questa prospettiva che le organizzazioni, di qualsiasi comparto e dimensione, sono chiamate a dotarsi di tutti gli strumenti utili ad abilitare un ecosistema phygital in grado di supportare senza attriti e criticità il nuovo modello operativo. Cambio di approccio alla cultura e alla governance aziendale, ricerca e implementazione di strumenti evoluti per la digital collaboration: sono questi i due sforzi più importanti richiesti oggi alle aziende. Sforzi che saranno ripagati con vantaggi immediati e concreti. La digital collaboration, infatti, se adeguatamente adottata e sostenuta sarà la leva in grado di garantire competitività sul lungo periodo, da molteplici punti di vista:
#1 Flussi di lavoro dinamici e senza limiti di spazio e tempo aumenteranno la produttività.
#2 Lo scambio, semplice e in tempo reale, di conoscenze e informazioni tra colleghi e collaboratori innescherà processi sempre più virtuosi nel lavoro in team.
#3 Una comunicazione più immediata con i clienti aumenterà la customer satisfaction, le vendite e la fidelizzazione.
#4 La possibilità di lavorare efficacemente anche da casa permetterà alle persone di migliorare il proprio equilibrio vita-lavoro: dipendenti più soddisfatti sono dipendenti più produttivi e fedeli.
#5 Un ecosistema aziendale in grado di garantire una digital collaboration al passo con in tempi, attirerà quindi i migliori talenti anche tra le menti più giovani e innovative: sono il loro il futuro del business.
Ma da dover partire per comprendere le potenzialità e gli step da seguire per dare vita a questo nuovo ecosistema aziendale tanto auspicato? La parola chiave è Smart Collaboration: parte del macrocosmo dello Smart Working, identifica una modalità di lavoro connessa, indipendente dal luogo, dall’orario e dal device e fondata sui pilastri della collaborazione e della condivisione. Se lavorare da casa, dall’ufficio, da un coworking o anche durante gli spostamenti è un pilastro di tutto ciò che ha il prefisso smart, la parte realmente rivoluzionaria è la gestione collaborativa dei processi aziendali svincolata dalla presenza fisica. Al giorno d’oggi, infatti, poter accedere alla e-mail aziendale con lo smartphone è quasi scontato, così come lo è chattare con i colleghi (possibilmente, con strumenti autorizzati) e condividere velocemente un documento ovunque ci si trovi; ben diverso, però, è sentirsi parte di un ecosistema collaborativo che gestisce processi nella loro interezza tramite piattaforme connesse e senza necessità di contatto fisico, fondando la propria cultura sulla condivisione e l’interscambio continuo di informazioni.
Come già accennato, una delle sfide maggiori in questo contesto è riuscire a cambiare cultura aziendale e modello di governance. La rivoluzione sta nel fatto che le aziende hanno sempre operato non solo in presenza, ma sotto forma di silos, ovvero con una rigida divisione delle competenze per funzione, divisione, punto vendita, team di progetto e via dicendo; questo ha causato nel tempo forti limitazioni di comunicazione, di condivisione di dati e informazioni, rendendo molto difficile ai manager unire tutta l’azienda in una visione comune. Ancora oggi, molti firstline worker non hanno l’e-mail aziendale e la comunicazione interna ha serie difficoltà a raggiungerli e a farli sentire parte dell’intera azienda. Il risultato è il disengagement, con conseguente riduzione di produttività e rischio di perdere risorse preziose.
Al contrario, Smart collaboration significa non solo avere a propria disposizione gli strumenti per lavorare e per comunicare col proprio team ovunque ci si trovi e con qualsiasi canale, fissare riunioni e fare video-call, condividere documenti e gestire processi, ma soprattutto collaborare e condividere con team distribuiti nel mondo e con tutto il resto dell’azienda, che finalmente è vicina a sé (sia pur non fisicamente) e con la quale si possono sviluppare sinergie virtuose e abbattere i famosi silos. Estendendo ulteriormente questo concetto a tutto l’ecosistema in cui l’azienda è inserita, e quindi nella supply chain da un lato e verso i clienti dall’altro, si ottiene il massimo risultato possibile, ovvero una smart collaboration a 360 gradi sulla quale costruire inediti e imbattibili livelli di produttività e di efficienza.
Qualsiasi progetto di trasformazione digitale necessita di una corretta abilitazione tecnologica, che nella fattispecie si traduce nei cosiddetti strumenti di collaboration. Ma di cosa si tratta? Sono piattaforme connesse, solitamente erogate tramite un modello cloud, che permettono a tutti i dipendenti di un’azienda di interagire, non solo tra di loro ma anche verso l’esterno. L’espressione strumenti di collaboration deriva dal fatto che, per via della loro impostazione, dell’utilizzo di dinamiche di comunicazione social e di user experience tipicamente consumer, tali piattaforme favoriscono la condivisione, la comunicazione tra le risorse e, appunto, la collaborazione su progetti e processi.
Impostare correttamente l’ambiente di lavoro virtuale è un passo fondamentale. Un’organizzazione tipica è quella che si articola su diverse stanze per progetti, divisioni, team, aree di svago ecc., nelle quali il personale aziendale si riunisce, può usare strumenti di comunicazione smart (es, avviare una video-call o una videoconferenza con un semplice tocco di schermo), contribuire all’avanzamento dei processi e anche condividere dati e documenti, che saranno comunque protetti dalle policy di data protection aziendali.
Oltre all’accessibilità tipica del cloud, il grande beneficio degli strumenti di collaboration è loro capacità nativa di riunire tutta la workforce in un unico ambiente virtuale. In questo modo, infatti, l’azienda può abbattere quei silos che hanno sempre condizionato la comunicazione tra le sue divisioni e la produttività in sé, creando un ambiente sano e allineato con le dinamiche dell’agile working. Se a questo si aggiunge la sicurezza del cloud, il modello di costo as-a-service e l’assenza di investimenti iniziali in hardware e software, si comprende il ruolo centrale di questi strumenti di collaboration per la produttività nel periodo pandemico e nell’attuale new normal.