Contract management: come ottimizzare il ciclo di vita dei contratti con i fornitori

Il contract management è uno degli step del processo cruciali nella gestione fornitori, e include una vasta gamma di attività che va dalla negoziazione iniziale alla supervisione delle prestazioni, passando per il monitoraggio della conformità. Tuttavia, la gestione dei contratti rappresenta per molte aziende italiane un processo time consuming sia in fase di onboarding che durante tutto il rapporto con il fornitore.

L’approccio tradizionale prevede infatti numerose attività manuali che spesso generano inefficienze, ritardi e rischi di errori. In uno scenario in cui la mole di contratti cresce e la normativa diventa sempre più complessa, le aziende devono affrontare la sfida di ottimizzare questi processi per garantire un’esecuzione efficace, trasparente e conforme.

La digitalizzazione del contract management rappresenta quindi una svolta per potenziare le operazioni e mantenere un controllo accurato sui rapporti contrattuali.

I vantaggi del contract management digitalizzato

All’interno del paradigma digitale, l’implementazione di flussi di lavoro automatizzati permette alle aziende di definire e monitorare anche i processi di contract management in modo centralizzato ed efficace. Oltre a facilitare l’approvazione, gli strumenti di gestione contrattuale digitalizzata abilitano l’integrazione dei dati e la possibilità di firma elettronica, rendendo il processo ancora più veloce e sicuro.

Grazie a evoluti algoritmi di intelligenza artificiale e classificazione automatica, inoltre, le piattaforme più evolute sono in grado di riconoscere il formato e il tipo di documento ricevuto, semplificando notevolmente l’elaborazione. Una volta approvato, il contratto viene automaticamente archiviato e conservato nel sistema, per una gestione a lungo termine che facilita la consultazione e la conformità.

Nel contract management B2B le funzionalità avanzate consentono una gestione più complessa, come la richiesta di sconti da parte dei fornitori; nel caso di contratti B2C, la digitalizzazione aiuta invece a garantire che i termini siano gestiti correttamente e che l’esperienza del cliente sia fluida.

Come individuare una soluzione di contract management davvero efficace

Una soluzione di contract management veramente utile deve essere in grado di gestire il ciclo di vita completo dei contratti con i fornitori, a partire dalla fase di creazione e negoziazione fino alla firma e alla gestione continua nel tempo. Il processo inizia con la negoziazione, un momento fondamentale in cui le parti si confrontano per definire i termini dell’accordo, assicurandosi che tutte le condizioni siano accettabili e vantaggiose per entrambi. Durante questa fase, il sistema di contract management ideale deve anche poter consentire di sospendere temporaneamente la trattativa o di chiedere deroghe, per adattare meglio l’accordo alle esigenze specifiche di ogni parte.

Una volta raggiunta un’intesa, si passa alla sottoscrizione del contratto: in questa fase, la firma digitale è ormai un requisito chiave perché rende il processo più agile e garantisce maggiore tracciabilità e velocità nella formalizzazione dell’accordo. Ma il vero valore di una soluzione di contract management efficace emerge nella fase di gestione continua del contratto: durante la validità dell’accordo, il sistema deve monitorare costantemente la conformità ai termini stabiliti e valutare le performance del fornitore, garantendo un allineamento costante con le aspettative aziendali.

L’automazione, inoltre, permette di assegnare ogni documento ai responsabili giusti senza il bisogno di continui scambi di e-mail. Non ultimo, una soluzione di contract management completa deve gestire i rinnovi e le eventuali modifiche contrattuali, facilitando l’aggiornamento di tutte le informazioni e consentendo di adattare gli accordi a nuove esigenze aziendali o di mercato.

La soluzione per un contract management di ultima generazione: Pride di Present

Pride è la soluzione tecnologica avanzata per la gestione del procurement proposta da Present, che consente alle aziende di gestire in modo efficiente tutte le attività richieste per il contract management. La suite integrata, progettata per ottimizzare ogni fase dell’approvvigionamento, ottimizza il ciclo di vita dei contratti con i fornitori, rendendo i processi di contract management più fluidi, semplici e conformi alle normative.

Nello specifico, il modulo dedicato alla gestione dei contratti abilita maggiore visibilità su tutti i termini contrattuali, con una governance strutturata che consente di avere sotto controllo ogni dettaglio, riduce il rischio di non conformità grazie a notifiche e automazioni che assicurano l’aderenza ai termini concordati e agevola eventuali modifiche o rinnovi contrattuali (che possono essere approvati e tracciati senza interruzioni nel flusso di lavoro). Il tutto, migliorando le relazioni grazie a processi più razionali, organizzati e trasparenti.