L’espressione cloud unified communications riunisce i benefici economici, di scalabilità, sicurezza e accessibilità del cloud con la versatilità e l’efficacia delle piattaforme di unified communications, che com’è noto sono un elemento cardine del modello di smart working. Abilitando la comunicazione unificata in cloud, le aziende hanno la possibilità di massimizzare la produttività di una workforce sempre più diffusa e, al tempo stesso, di sfruttare i benefici del cloud, alcuni dei quali fondamentali per l’IT, altri per gli utenti finali.
Più in dettaglio, cloud unified communications significa fornire a tutti (o buona parte) degli employee la possibilità di comunicare efficacemente, in modo rapido, veloce e sicuro con i propri colleghi, con i team di lavoro e verso l’esterno, sfruttando al massimo la sinergia tra diversi canali di comunicazione e device. Solo a titolo d’esempio, un ambiente di cloud unified communications permette ai dipendenti di rispondere con il pc, il tablet o il device mobile alle telefonate dal numero dell’ufficio, di conoscere sempre lo stato di presenza dei propri colleghi, di improvvisare o pianificare conference e video-call e di chattare con i membri del team in modalità sicura, in quanto interna al perimetro ‘liquido’ dell’azienda e quindi soggetta alle sue policy.
Si è già accennato al fatto che un ambiente di cloud unified communications offre diversi benefici sia all’IT aziendale che agli utenti finali. Chi lavora nel comparto tecnologico dell’azienda, per esempio, può beneficiare del medesimo modello di lavoro smart di tutti i suoi colleghi: l’ambiente di unified communications è erogato dal cloud e quindi di fatto non richiede attività di manutenzione e aggiornamento dei sistemi all’interno del data center, così come non c’è alcun bisogno di professionisti dedicati né di macchine e configurazioni ad hoc da bilanciare in funzione di un carico tutto sommato imprevedibile.
Inoltre, l’IT può sfruttare i benefici della cloud unified communication per aiutare lo staff nell’adeguamento alle dinamiche dello smart working, dinamiche che non tutti adottano senza difficoltà: lavorare da remoto non significa, infatti, non andare incontro a possibili intoppi, guasti, problemi di accesso e configurazione, cui l’IT può fornire un supporto immediato proprio perché tutta l’azienda è legata da una piattaforma di comunicazione la cui accessibilità 24/7 è garantita dal cloud.
A tutto ciò si sommano poi i benefici di alto livello della nuvola, ovvero la disponibilità di risorse virtualmente illimitate, il modello pay-per-use basato su costi ricorrenti (Opex) e non sull’investimento in conto capitale (Capex), la scalabilità e la sicurezza - che si ripercuote sulla protezione del dato - sia a livello infrastrutturale che applicativo, cioè sia a livello di data center che di piattaforma centralizzata di unified communications & collaboration.
Sfruttare appieno i benefici della cloud unified communications non è un’esclusiva dell’IT. Tutta la popolazione aziendale può infatti avvalersi delle sue caratteristiche peculiari e vivere in questo modo il “vero” smart working. Ma in che modo?
Per prima cosa, l’utilizzo della comunicazione unificata in cloud fa sì che tutta la workforce venga riunita in un ambiente perennemente connesso e raggiungibile, sia all’interno dell’azienda che verso il mondo esterno: collaborare con un partner, pianificare o organizzare una video-call, trasferire dati e documenti e rispondere all’istante agli input esterni a prescindere dalla propria posizione non solo diventa semplice e immediato, ma dà l’idea (all’esterno) di un’azienda agile e in perfetta salute.
Non dimentichiamo, poi, l’aspetto collaborativo: se è vero che, per i noti motivi, oggi è più difficile organizzare un incontro in presenza con un cliente, gli strumenti di collaborazione più evoluti permettono di lavorare insieme (e in tempo reale) allo stesso documento, di finalizzare e condividere un’offerta online, di organizzare meeting con svariate persone in modo rapido ed efficacissimo.
Il segreto è l’integrazione: sono ancora molte le aziende che per le e-mail, le video-call, la messaggistica istantanea, il telefono, le conference call e la condivisione di processi e documenti usano strumenti diversi e non integrati, vanificando i benefici della digitalizzazione e dell’automazione. Cloud Unified Communications non significa solo avere tutti gli strumenti e i canali di comunicazione a portata di remote working, ma fare in modo che siano integrati e sinergici: da uno scambio di messaggi in chat deve essere possibile organizzare un meeting all’istante, con conseguente impegno fissato sul calendario comune e l’invio di notifiche automatizzate. È solo uno dei tanti esempi che si possono fare, ma il concetto resta quello dell’integrazione, che permette a tutti i dipendenti non solo di sentirsi all’interno dei confini virtuali dell’azienda, ma di poter organizzare in modo efficace lavori, processi e attività senza l’assillo di strumenti diversi e user experience disomogenee.