Con onboarding aziendale ci si riferisce all’insieme di procedure che ogni impresa deve adottare per selezionare, validare e integrare soggetti esterni come clienti, dipendenti o fornitori. In questo ultimo caso specifico, costituisce la fase iniziale del processo di approvvigionamento, fondamentale per verificare che il fornitore soddisfi tutti i requisiti richiesti: questo implica l'acquisizione di informazioni necessarie per valutare l'idoneità della collaborazione.
In base al settore di attività, alla dimensione o al contesto operativo, ogni organizzazione può condurre procedure di onboarding aziendale specifiche, tuttavia, alcune sono comuni a tutte. Si parte dalla raccolta documentale e dall’integrazione dei dati con i sistemi aziendali esistenti per poi passare ad approvazione, negoziazione e firma dei contratti; gli ultimi step sono invece quelli legati a formazione, monitoraggio e tracciamento.
Per un onboarding aziendale dei fornitori ottimale, è fondamentale creare un profilo anagrafico completo e dettagliato. Per questo occorre raccogliere il maggior numero di informazioni possibile, in maniera rapida e sicura. Una volta completato questo passaggio, è il momento di verificare la validità di documenti e requisiti: ciò, in pratica, significa sincronizzare i dati con i sistemi aziendali e garantire un monitoraggio costante nel tempo.
Si tratta di mansioni evidentemente complesse che, se gestite in maniera manuale, richiedono un dispendio non indifferente in termini di impegno, tempo e costi. In questo scenario, la digitalizzazione rappresenta la chiave di volta perché consente di implementare un sistema di gestione documentale evoluto: grazie a funzionalità come intelligenza artificiale, business process automation, robotic process automation e firma elettronica la gestione dell’onboarding aziendale compie un vero e proprio salto quantico in termini di agilità e sicurezza. In particolare, una piattaforma di document management davvero completa deve quindi includere anche un modulo dedicato all'onboarding aziendale, specificamente rivolto alla qualificazione dei fornitori.
La soluzione per l’onboarding aziendale deve essere strutturata in modo da assicurare che vengano rapidamente approvati solo i fornitori che risultano pienamente conformi agli standard di qualità, affidabilità e conformità preimpostati. Il tutto, semplificando il lavoro degli operatori e automatizzando il più possibile le procedure. Lo strumento più efficace su questo fronte deve consentire una gestione completa di questi step:
Quando tutte queste fasi vengono gestite in maniera centralizzata all’interno di una piattaforma di onboarding aziendale, il processo diventa più sostenibile, perché nessun operatore deve più perdere tempo in mansioni di data entry, e più funzionale, perché la gestione avviene per task, evitando le e-mail.
Le funzionalità appena descritte e i relativi vantaggi vengono assicurati da una soluzione tecnologica evoluta come Pride, la piattaforma integrata per la gestione procurement proposta da Present: realizzata per consentire una gestione più efficiente di tutto il ciclo di approvvigionamento.
La suite garantisce una governance matura, trasparente e conforme di tutti i flussi di lavoro. In particolare, il modulo di onboarding aziendale, grazie al modello operativo fin qui descritto, garantisce benefici tangibili e immediati: migliora la qualità dei fornitori, riduce i rischi e le criticità a cui si va incontro in caso di fornitori non conformi, permette di creare un database centralizzato e facilmente fruibile, garantisce visibilità e tracciabilità su tutto il processo di qualificazione.