Gestione ordini fornitori: come un tool di provisioning migliora efficienza e competitività

La gestione degli ordini fornitori rappresenta un passaggio critico per molte aziende, perché coinvolge una serie di procedure che possono risultare particolarmente articolate, se condotte in maniera disfunzionale: richiesta di preventivi, ricezione delle quotazioni, approvazione, generazione della consegna con il DDT, registro della fattura e relativo pagamento. Tradizionalmente, queste attività sono gestite in modo frammentato, ovvero fuori da un flusso completamente digitalizzato, attraverso e-mail o documenti separati. Questo approccio rallenta l’operatività e aumenta notevolmente il rischio di errori.

A fronte di un mercato che richiede ritmi sempre più serrati e livelli di efficienza più alti, una gestione non efficiente di queste attività determina un danno in termini di competitività. Ma la soluzione esiste: un tool di provisioning, integrato nei processi aziendali, può rivoluzionare la gestione degli ordini fornitori, automatizzando le operazioni, riducendo i tempi di risposta e migliorando la visibilità e il controllo su tutto il ciclo di approvvigionamento.

Perché la digitalizzazione rivoluziona per sempre la gestione ordini dei fornitori

La digitalizzazione è la chiave per evitare di incorrere nei problemi appena descritti. Grazie a software avanzati per l'acquisizione e la gestione documentale, infatti, oggi è possibile gestire i processi documentali in modo più sicuro, rapido ed efficace: algoritmi di classificazione automatica identificano il tipo e il formato dei documenti, rendendone l’elaborazione più snella e precisa. E questo vale anche nel caso dei processi di approvvigionamento e della gestione ordini fornitori: l'e-provisioning permette l'acquisizione di beni e servizi tramite piattaforme digitali, includendo tutte le fasi di ricerca, selezione, negoziazione e acquisto. Questo approccio porta trasparenza e maggiore controllo sull’intero ciclo: l’integrazione tra piattaforme di provisioning e sistemi ERP, infatti, garantisce accesso immediato e piena visibilità in tempo reale su tutti i dati necessari per una gestione ordini fornitori fluida, semplice e affidabile.

Le caratteristiche di un tool di provisioning davvero completo

Oggi gli strumenti digitali consentono, dunque, di migliorare esponenzialmente l’efficienza nella gestione ordini dei fornitori. In particolare, per consentire un provisioning efficiente, la piattaforma ideale deve supportare i diversi tipi di richieste, tipiche di questa fase così cruciale:

• request for information: per comprendere il mercato e predisporre correttamente le successive fasi di procurement è bene utilizzare l’RFI per raccogliere informazioni preliminari dai fornitori su prodotti, servizi o capacità;
• request for proposal: la RFP è una richiesta formale per ottenere proposte dettagliate dai fornitori come specifiche tecniche o termini e condizioni con cui intendono soddisfare una determinata esigenza;
• request for bids: la RFB viene utilizzata per valutare le proposte principalmente in base al prezzo in modo da ottenere offerte più competitive;
• request for quotes: la RFQ viene inviata per ottenere quotazioni per acquisti di routine o per beni/servizi con specifiche ben definite.

Pride è la soluzione per ottimizzare davvero la gestione degli ordini fornitori

Le funzionalità appena descritte sono comprese all’interno dell’e-Procurement Portal Automation Pride (Procurement Integrated Data Exchange). La soluzione - realizzata da Present per supportare le aziende lungo tutto il ciclo di approvvigionamento - consente di ottimizzare come non mai la gestione ordini fornitori grazie a tecnologie avanzate come intelligenza artificiale, machine learning e robot process automation. La suite comprende sette moduli principali che lavorano in perfetta sinergia, ognuno dei quali è dedicato a una funzione del processo di procurement: dall’onboarding al monitoring passando, appunto, per il provisioning.

Nello specifico, quest’ultimo è stato realizzato per garantire benefici concreti nelle fasi di gestione ordini fornitori: rende il processo di richiesta più efficiente e rapido, aumenta la trasparenza delle procedure, rende il confronto tra le proposte ricevute più chiaro e semplice da interpretare d sblocca una maggiore competizione tra i fornitori portando a una significativa ottimizzazione dei costi.