L'automazione dei processi aziendali, in particolare quelli legati alla gestione finanziaria, è già da diversi anni uno degli ambiti più importanti legati al processo di digitalizzazione. La gestione del ciclo attivo e passivo, infatti, è uno dei fondamenti per la salute finanziaria di un'azienda e richiede attenzione e precisione costanti, insieme tuttavia a un livello di ripetitività delle operazioni quotidiane mediamente elevato. L'integrazione di soluzioni tecnologiche avanzate in questi processi non solo migliora la loro efficienza, ma trasforma anche il modo in cui le aziende interagiscono con clienti e fornitori, offrendo nuove opportunità per incrementare il valore aggiunto che il personale può offrire.
Fondamenti della gestione del ciclo attivo e passivo
Il ciclo attivo e passivo di un'azienda rappresentano, rispettivamente, il flusso delle transazioni finanziarie entranti e uscenti. Il ciclo attivo comprende tutte le attività legate alla gestione delle fatture clienti, alla riscossione dei crediti e al recupero dei pagamenti. Questo è vitale per mantenere un flusso di cassa sano e per assicurare la continuità operativa dell'azienda.
Dall'altra parte, il ciclo passivo gestisce tutte le operazioni relative alle fatture dei fornitori, ai pagamenti e alle negoziazioni. Questi cicli, se gestiti in modo inefficiente, possono portare a squilibri finanziari, mettendo a rischio la stabilità dell'azienda.
Nella gestione di questi processi così importanti si sta facendo strada la Finance Process Automation, un termine che indica l’applicazione della RPA (Robotic Process Automation) nel campo finanziario. La RPA, come suggerisce il nome, è l’adozione di strumenti di automazione per la gestione di processi, anche di elevata complessità. Sul mercato italiano, all’ultimo rilevamento, il 30% delle aziende dichiarava di essere interessato ad avviare progetti in questo campo.
L'Automazione nel ciclo attivo
L'automazione nel ciclo attivo si concentra sull'accelerazione della conversione degli ordini in incassi, migliorando significativamente la velocità e l'accuratezza del processo di fatturazione. Tecnologie avanzate basate sull'intelligenza artificiale e soluzioni software specifiche possono ottimizzare la customer experience, rendendo il processo più efficace.
Queste tecnologie liberano il team del servizio clienti dai compiti ripetitivi e manuali, standardizzando il flusso di lavoro e consentendo loro di concentrarsi su interazioni più strategiche e personalizzate con i clienti.
In particolare, dal punto di vista operativo, l’accelerazione si muove su alcuni binari fondamentali:
- Pre registrazione di grandi quantità di documenti, con conseguente aumento della produttività.
- Riduzione dei costi per l’estrazione e la quadratura dei dati.
- Garantire accessibilità a tutte le informazioni necessarie per le attività di registrazione, con una opportuna gestione di ruoli e permessi.
L'Automazione nel ciclo passivo
Nel ciclo passivo, l'automazione si focalizza sulla digitalizzazione e gestione efficiente delle fatture dei fornitori. La fatturazione elettronica e i sistemi di archiviazione digitale giocano un ruolo chiave nel ridurre il lavoro manuale e nell'aumentare l'efficienza. L'automazione in questo ambito consente di avere un maggiore controllo sulla spesa e di prendere decisioni più informate e tempestive. Anche in questo caso è possibile identificare alcuni dei punti focali della Finance Process Automation:
- Ricezione e monitoraggio dello stato dei documenti in ingresso.
- Pre-registrazione delle fatture.
- Creazione di workflow approvativi per i diversi casi di gestione.
- Invio del mandato di pagamento.
È importante analizzare con attenzione le esigenze specifiche dell'azienda per implementare la soluzione di automazione più adeguata, considerando anche l'evoluzione prevista dell'attività nel medio e lungo termine.
Integrazione e Sicurezza nella gestione ciclo attivo e passivo
Un aspetto fondamentale dell'automazione è l'integrazione dei sistemi ERP con soluzioni di gestione documentale. Un sistema integrato offre una visibilità completa sulle informazioni necessarie, gestisce in modo ottimizzato i workflow documentali e migliora la comunicazione e il coordinamento tra i diversi sistemi aziendali. La gestione digitale dei cicli attivo e passivo non solo aumenta l'efficienza operativa, ma garantisce anche la sicurezza dei dati sensibili, sia attraverso un migliore controllo su ruoli e permessi, sia attraverso la riduzione degli errori umani. In un mondo dove la sicurezza informatica è sempre più al centro delle preoccupazioni aziendali, assicurare la protezione dei dati finanziari è cruciale.
Gestione ciclo attivo e passivo, l’automazione oggi è fondamentale
L'automazione dei cicli attivo e passivo va ben oltre una semplice questione di efficienza. Rappresenta, infatti, un cambiamento fondamentale nella strategia aziendale, che consente alle imprese di concentrarsi su attività più strategiche e di valore. Questo approccio non solo migliora la salute finanziaria e le relazioni con clienti e fornitori, ma apre anche la strada a nuove opportunità di crescita e innovazione. In definitiva, l'automazione in questi settori è un passo essenziale verso un futuro aziendale più agile, sicuro e orientato al successo.
