La gestione gara di appalto tradizionale non risulta più un processo adeguato, a fronte dell’estrema complessità che caratterizza il mondo del procurement: procedure e sistemi obsoleti causano ritardi e margini di errore che possono compromettere la trasparenza. Per garantire l'equità nella selezione dei fornitori occorre affrontare difficoltà come la gestione di grandi volumi di dati, il rischio di favoritismi e le conformità a normative sempre più stringenti.
In questo contesto, adottare un approccio digitale, intelligente e automatizzato alle procedure di tendering consente di ridurre notevolmente i tempi operativi e di ottenere una visione completa e centralizzata su ogni fase, garantendo maggiore sicurezza. L'adozione di tecnologie avanzate e best practice operative è dunque la soluzione più efficace per una gestione gara d'appalto davvero evoluta.
Digitalizzare tutto il ciclo di procurement permette di implementare piattaforme in grado di centralizzare e automatizzare (anche) la gestione delle offerte. E non soltanto: un sistema di gestione gara d’appalto digitale offre maggiore sicurezza grazie a controlli potenziati con funzionalità di intelligenza artificiale e l’automazione del processo di scoring che velocizza le procedure e riduce i bias umani. Il monitoraggio in tempo reale su ogni fase della gara, abilitato dalle piattaforme digitali, consente inoltre di assicurare che tutte le operazioni siano registrate e tracciabili: questo garantisce trasparenza e riduce il rischio di contestazioni.
Grazie al paradigma digitale, dunque, è possibile adottare pratiche che favoriscono una gestione gara d'appalto compliant ai requisiti normativi e legislativi. In particolare, per semplificare il lavoro degli operatori, ridurre i rischi e aumentare la fiducia di tutti i partecipanti, è importante considerare alcuni fattori fondamentali, ecco i 5 più importanti.
Condurre una pre-qualifica dei fornitori: prima dell’invito, verificare i requisiti minimi di affidabilità, capacità e conformità legale aiuta a ridurre il rischio di coinvolgere fornitori non idonei o non conformi;
Automatizzare l’acquisizione e verifica della documentazione di gara: per semplificare il processo, è fondamentale automatizzare sia la raccolta dei documenti di gara a carico del fornitore, sia la loro verifica, riducendo così al minimo le attività di controllo interne.
Creare un audit trail completo e accessibile: registrare ogni attività con timestamp e dettagli sui partecipanti permette di dimostrare la correttezza della gestione gara d'appalto in caso di verifiche o contestazioni;
Proteggere i dati con soluzioni di sicurezza avanzate: è fondamentale che tutte le informazioni relative all'appalto siano conservate in ambienti sicuri, conformi alle normative vigenti.
Pride è la soluzione tecnologica per la gestione del procurement proposta da Present. La suite integrata è dotata di uno specifico modulo per il tendering che gestisce il processo di pubblicazione e gestione gare d’appalto e consente di rispettare esattamente i punti appena elencati, operando in sinergia con altri moduli come quelli dedicati a onboarding, provisioning, contract management e digital interchange hub.
Grazie a questa specifica funzionalità, sul fronte della gestione gara d’appalto, Pride riesce così a garantire vantaggi concreti in grado di fare la differenza: le organizzazioni che l’hanno già implementata hanno constatato maggiore trasparenza e equità nel processo di selezione, migliori condizioni contrattuali grazie a un incremento della competizione, minore rischio di corruzione e favoritismi e aumento evidente della semplicità e della tracciabilità nella governance di tutto il processo di gara.