Gestione gara di appalto: 5 consigli per una selezione del fornitore agile, trasparente e competitiva

La gestione gara di appalto tradizionale non risulta più un processo adeguato, a fronte dell’estrema complessità che caratterizza il mondo del procurement: procedure e sistemi obsoleti causano ritardi e margini di errore che possono compromettere la trasparenza. Per garantire l'equità nella selezione dei fornitori occorre affrontare difficoltà come la gestione di grandi volumi di dati, il rischio di favoritismi e le conformità a normative sempre più stringenti.

In questo contesto, adottare un approccio digitale, intelligente e automatizzato alle procedure di tendering consente di ridurre notevolmente i tempi operativi e di ottenere una visione completa e centralizzata su ogni fase, garantendo maggiore sicurezza. L'adozione di tecnologie avanzate e best practice operative è dunque la soluzione più efficace per una gestione gara d'appalto davvero evoluta.

La tecnologia migliora concretamente ogni gestione gara d’appalto

Digitalizzare tutto il ciclo di procurement permette di implementare piattaforme in grado di centralizzare e automatizzare (anche) la gestione delle offerte. E non soltanto: un sistema di gestione gara d’appalto digitale offre maggiore sicurezza grazie a controlli potenziati con funzionalità di intelligenza artificiale e l’automazione del processo di scoring che velocizza le procedure e riduce i bias umani. Il monitoraggio in tempo reale su ogni fase della gara, abilitato dalle piattaforme digitali, consente inoltre di assicurare che tutte le operazioni siano registrate e tracciabili: questo garantisce trasparenza e riduce il rischio di contestazioni.

5 consigli per rendere la gestione gara d’appalto più trasparente e sicura agile

Grazie al paradigma digitale, dunque, è possibile adottare pratiche che favoriscono una gestione gara d'appalto compliant ai requisiti normativi e legislativi. In particolare, per semplificare il lavoro degli operatori, ridurre i rischi e aumentare la fiducia di tutti i partecipanti, è importante considerare alcuni fattori fondamentali, ecco i 5 più importanti.

1. KPI di monitoraggio: stabilire requisiti ben definiti e trasparenti per tutti i fornitori, specificando criteri di valutazione e punteggi garantisce una selezione meritocratica e riduce il rischio di interpretazioni soggettive o favoritismi.
   
   

2. Condurre una pre-qualifica dei fornitori: prima dell’invito, verificare i requisiti minimi di affidabilità, capacità e conformità legale aiuta a ridurre il rischio di coinvolgere fornitori non idonei o non conformi;

3. Automatizzare l’acquisizione e verifica della documentazione di gara: per semplificare il processo, è fondamentale automatizzare sia la raccolta dei documenti di gara a carico del fornitore, sia la loro verifica, riducendo così al minimo le attività di controllo interne.

4. Creare un audit trail completo e accessibile: registrare ogni attività con timestamp e dettagli sui partecipanti permette di dimostrare la correttezza della gestione gara d'appalto in caso di verifiche o contestazioni;

5. Proteggere i dati con soluzioni di sicurezza avanzate: è fondamentale che tutte le informazioni relative all'appalto siano conservate in ambienti sicuri, conformi alle normative vigenti.

   
   

Pride, la soluzione che abilita una gestione gara d’appalto impeccabile

Pride è la soluzione tecnologica per la gestione del procurement proposta da Present. La suite integrata è dotata di uno specifico modulo per il tendering che gestisce il processo di pubblicazione e gestione gare d’appalto e consente di rispettare esattamente i punti appena elencati, operando in sinergia con altri moduli come quelli dedicati a onboarding, provisioning, contract management e digital interchange hub.

Grazie a questa specifica funzionalità, sul fronte della gestione gara d’appalto, Pride riesce così a garantire vantaggi concreti in grado di fare la differenza: le organizzazioni che l’hanno già implementata hanno constatato maggiore trasparenza e equità nel processo di selezione, migliori condizioni contrattuali grazie a un incremento della competizione, minore rischio di corruzione e favoritismi e aumento evidente della semplicità e della tracciabilità nella governance di tutto il processo di gara.