Cost Controlling: come gestire i costi nell'era di SAP S/4HANA

Il cost controlling è destinato a essere uno dei processi di maggiore rilevanza strategica nell'era della produzione just in time e della supply chain intelligente: per riuscire a costruire un'offerta flessibile, in grado cioè di adattarsi dinamicamente ai picchi della domanda e alle fluttuazioni della catena di approvvigionamento non basta però dare vita a un'organizzazione efficiente e profondamente digitalizzata. Sul fronte del cost control, è anche essenziale saper valutare, di volta in volta, quale impatto generano sul valore dell'output le variazioni di costo di materie prime, semilavorati, componenti e servizi connessi al prodotto finale senza dimenticare la capacità di integrare le variabili relative a questi parametri con i dati che arrivano in real time da magazzino e stabilimenti per considerare fattori legati a eventi impossibili da pianificare

In questo senso, il cost controlling implica un approccio analitico che si basa su strumenti e metodologie patrimonio di due funzioni aziendali peculiari che, pur essendo molto diverse, convergono su diversi fronti: il Financial Accounting e il Production Planning, che agendo in maniera integrata consentono di calcolare il valore del prodotto, fornire indicazioni per la valorizzazione dei magazzini e spiegare il perché delle varianze che si generano sui diversi centri di costo.

Cos'è il cost control: una definizione in breve per fare chiarezza   

Il cost control rappresenta un pilastro fondamentale per una gestione aziendale sana sul breve e sul lungo periodo, in ogni comparto: si tratta, in pratica, di un processo strategico volto a monitorare, gestire e ottimizzare le spese operative e gli investimenti, assicurando che siano allineati agli obiettivi aziendali. Con il giusto approccio al cost control, le imprese riescono a identificare meglio le aree di spreco, a migliorare la propria efficienza operativa e a effettuare una pianificazione finanziaria più intelligente. Queste capacità, oggi, sono diventate ancora più importanti: nel contesto economico incerto e competitivo in cui siamo immersi, le imprese devono affrontare nuove sfide legate alla crescita sostenibile e alla massimizzazione dei profitti.

Quali sono le 10 tecniche di cost control da tenere in considerazione  

Avendo dunque appurato perché oggi una strategia di cost control precisa e puntuale sia essenziale al fine di abilitare una gestione finanziaria al passo con i tempi, possiamo scoprire quali sono le diverse tecniche di cui, all’interno di un sistema di cost controlling ben strutturato, ci si può avvalere per monitorare e regolare le spese aziendali. Eccone 10 da tenere in considerazione:  

1. analisi delle performance finanziarie: fase che prevede una revisione periodica dei bilanci e il confronto dei risultati con gli obiettivi prefissati; 
   
   
2. sistemi di budgeting dettagliati: vanno implementati budget specifici per ogni area, in modo da stabilire un limite di spesa. Ma la realtà, spesso, non aderisce totalmente alla teoria: andranno poi confrontati i costi effettivi con quelli pianificati, in modo da far emergere eventuali discrepanze e aggiustare il tiro per il futuro; 
   
   
3. analisi costi-benefici: analizzare e fare una stima dei punti di forza e di debolezza di un progetto è fondamentale per evitare di imbarcarsi in lavori che non saranno in grado di garantire un ROI adeguato. Questo step è necessario per capire se vale la pena assumersi il rischio: l’investimento sarà valido solo se i benefici supereranno i costi; 
   
   
4. target costing: similmente all’analisi costi-benefici, qui si tratta di valutare il vantaggio o meno di intraprendere un progetto. Il punto è analizzare i costi del prodotto e pianificare in anticipo i prezzi e il relativo margine che si intende ottenere. Se la produzione, così pensata, non riesce a soddisfare questi vincoli, il progetto va accantonato poiché non aumenterà la redditività dell’azienda; 
   
   
5. earned value management: similmente al punto precedente, questa attività considera costi, pianificazione e rischi per misurare le prestazioni del progetto rispetto a una baseline. Ciò aiuta a identificare i problemi e a prevedere i costi misurando le prestazioni rispetto al valore pianificato, al costo effettivo e al valore guadagnato; 
   
   
6. life cycle costing: questo processo stima quanto verrà speso per acquistare e mantenere un asset, fino alla sua dismissione. In questo modo, consente di evitare l’acquisto di beni che non garantiscono un ROI adeguato; 
   
   
7. benchmarking: confrontare le proprie prestazioni aziendali con quelle delle aziende concorrenti consente di avere una visione più ampia anche nell’ottica del cost controlling, per valutare aspetti che non si erano considerati e identificare meglio le inefficienze interne; 
   
   
8. negoziazione costante: una tecnica “tradizionale” ma che non deve essere data per scontata. Le continue interazioni con fornitori e partner commerciali per ottenere condizioni più vantaggiose rimangono una delle strategie fondamentali per una gestione finanziaria oculata e vantaggiosa; 
   
   
9. riduzione dei costi: anche in questo caso, un approccio classico che però rimane un caposaldo. Spesso, cost controlling è sinonimo di riduzione dei costi.  Esistono molti modi per centrare questo obiettivo: dalla corretta allocazione delle risorse alla scelta di trasferire alcune mansioni in outsourcing; 
   
   
10. gestione finanziaria intelligente: sfruttare la tecnologia avanzata offerta dai più recenti software per la gestione finanziaria e la raccolta dati in tempo reale è ormai un requisito fondamentale per un cost controlling all’altezza della situazione. 

Le funzionalità di SAP S/4HANA al servizio del cost controlling   

SAP S/4HANA va oltre e concentra in un'unica soluzione una serie di funzionalità che permettono a qualsiasi tipo di impresa di migliorare il cost controlling in pochi passi. Grazie alla contabilità per centro di costo, per esempio, tutte le spese vengono rilevate all’interno di una specifica area di responsabilità, con la possibilità di comprendere con un colpo d'occhio quali sono le spese di gestione che contraddistinguono le singole attività. In questo modo il cost control acquisisce un’efficacia mai sperimentata prima. Con il modulo Project System, SAP S/4HANA aiuta a gestire le operazioni legate a ciascun progetto, incluse quelle di pianificazione ed esecuzione del progetto stesso. In altre parole, la soluzione orchestra, registra e monitora i costi e i ricavi che si riferiscono dalla singola commessa. Product Costing è invece in grado, in integrazione con le aree produzione e acquisti, di determinare il costo di ciascun prodotto e servizio, mentre Activity Based Costing abilita l'analisi del costo pieno di un prodotto o di un servizio in funzione dei costi di tutte le attività che occorre svolgere per passare dall'ideazione alla vendita. Un’altra evoluzione consistente in termini di cost control. Profit Center Accounting riesce poi a imputare costi e ricavi alle differenti unità dell’organizzazione, restituendo un'immagine ad alta definizione del budget annuale suddiviso per ciascuna area aziendale. La funzionalità di controllo disponibilità budget per centri di costo, introdotta con la release 1909, supporta infine l'attività degli operatori in ciascuna fase del processo di cost controlling: dall’indicazione della previsione di spesa per singola voce di costo al controllo dell'effettiva disponibilità del budget preventivato: grazie all'interfaccia SAP Fiori, l’inserimento dei budget aggiornati avviene mediante l'upload di un foglio di calcolo, evitando il data entry manuale e integrando l’operazione in un flusso senza soluzione di continuità.

Cosa comporta migliorare il cost controlling  

In questo modo, SAP S/4HANA aiuta il management a prendere decisioni informate in materia di cost control sia per modificare il budget in funzione dei reali costi legati alla produzione, sia per adattare supply chain e catena produttiva alle variazioni di costo emergenti. Un miglior cost controlling si traduce così in una più efficace pianificazione nel breve, nel medio e nel lungo termine, con ricadute positive sull'intera catena del valore e, in ultima analisi, sui margini. Per riuscire a utilizzare SAP S/4HANA al massimo potenziale e sfruttare al meglio le prerogative dei moduli dedicati al cost controlling è comunque necessario imparare a muoversi all'interno di un ecosistema sempre più esteso e complesso. Il supporto di un partner nell'implementazione dei moduli della piattaforma è fondamentale nell'ottica di migliorare costantemente i processi di analisi e agevolare lo sviluppo di nuove metodologie di estrazione del valore dai dati. Present, Gold Partner e Solution Innovation Architect di SAP, offre una gamma completa di soluzioni in grado di moltiplicare i benefici che le aziende possono ottenere utilizzando le suite dello specialista dell'intelligent enterprise. Lavorando a fianco di organizzazioni di livello enterprise, Present ha maturato un'esperienza comprovata in alcuni comparti strategici, ed è oggi in grado di supportare le imprese che operano nei settori del packaging, del moulding, dell'EPC e del chemistry con soluzioni preconfigurate su ogni specifico settore: facendo leva su queste specializzazioni, le funzionalità di cost controlling di SAP S/4HANA diventano ancora più efficaci.

I vantaggi del cost control management con SAP S/4HANA   

Adottare strategie di cost control management sfruttando le funzionalità di SAP S/4HANA è la soluzione migliore per abilitare un approccio davvero strategico alla gestione finanziaria, ottenendo una benefici in grado di innescare percorsi virtuosi nel panorama operativo e decisionale delle aziende. I vantaggi principali possono essere riassunti in questi 5 punti:  

• integrazione end-to-end delle attività finanziarie: ogni aspetto del processo finanziario - dalla contabilità alla gestione delle risorse umane - è consolidato in un'unica piattaforma. In questo modo si ha sempre una visione completa e coordinata di tutte le attività aziendali. 
• analisi in tempo reale: condurre analisi finanziarie in tempo reale permette alle aziende di monitorare le performance in modo continuo, prendere decisioni data-driven e adattarsi proattivamente alle dinamiche di mercato. 
• automazione dei processi: S/4HANA, abilitando l’automazione, semplifica e ottimizza le attività quotidiane (https://blog.it-present.com/automazione-dei-processi-aziendali-piu-facile-con-sap-s/4hana-cloud-e-present), riducendo la possibilità di errori e accelerando i tempi di esecuzione; 
• riduzione dei tempi di chiusura finanziaria: processo tradizionalmente svolto sotto pressione e basato su operazioni ripetitive e passibili di errori, grazie a flussi di lavoro più efficienti e data-driven e alla disponibilità di informazioni chiare e precise, la chiusura finanziaria viene diventa più rapida ed efficace; 

• adattabilità e scalabilità: la flessibilità di SAP S/4HANA è essenziale per affrontare le mutevoli esigenze del mercato perché consente di scalare l'implementazione in risposta alla crescita aziendale. 

 In sintesi, utilizzare SAP S/4HANA per il Cost Control Management significa disporre in un’unica piattaforma di tutti gli strumenti più evoluti per una gestione finanziaria avanzata, basata su dati precisi e processi automatizzati.