Ottimizzare le attività di supply chain management è ormai un requisito necessario per rimanere al passo con un mercato in rapida evoluzione, tenere il ritmo con le richieste di consumatori sempre più esigenti e semplificare la gestione di filiere sotto pressione. La soluzione è implementare strumenti digitali che abilitino processi paperless più snelli, centralizzati e dinamici, in grado di stare al passo con ritmi di produzione sempre più veloci e con reti distributive ormai estremamente complesse. Per tutti questi motivi, un’azienda attiva nel settore della cosmetica ha commissionato a Present la realizzazione di un portale volto a efficientare le procedure di supply chain management e il rapporto con i vari fornitori: l’obiettivo principale era quello di ottimizzare i flussi di lavoro, semplificando lo scambio di documenti come DDT, ODA e anagrafiche-articolo. Il cliente ha inoltre richiesto che la soluzione venisse integrata con il gestionale AS400 in modo tale da poter ricevere le informazioni relative agli ordini di acquisto aperti nei confronti dei fornitori e scambiare le informazioni presenti nei documenti di trasporto in entrata.
È forse scontato ma affatto banale: la linfa vitale che scorre lungo la catena distributiva è composta di documenti. Ovvero, tradizionalmente, di carte. Ogni processo operativo nella supply chain ha un proprio corrispettivo amministrativo: fatture, contratti, moduli, documenti di trasporto, certificazioni… la mole di pratiche necessarie per procedere nelle varie attività è sconfinata. Nel contesto accennato in apertura, è evidente come un modello di supply chain management basato su processi analogici, ovvero cartacei, risulti ormai totalmente disfunzionale perché non garantisce visibilità in tempo reale, flessibilità e adeguata collaborazione tra i vari anelli della catena. Riscontrate queste criticità, l’azienda cliente ha compreso di dover implementare una soluzione in grado di fornire pieno controllo di ogni procedura, velocizzando e semplificando le attività di supply chain management a partire dalla gestione dei documenti di trasporto. L’obiettivo era dunque passare al paradigma digitale, abilitando nuovi livelli di efficienza e automazione, riducendo il lavoro manuale e abbattendo il relativo margine di errore.
Per garantire all’azienda cliente i risultati sperati, Present ha provveduto ad accompagnarla lungo il processo di adozione di un portale fornitori per supply chain management basato sulla piattaforma per la gestione documentale ARXivar. I fornitori della società cosmetica oggi possono dunque inserire i propri documenti all’interno del sistema con tre diverse modalità: in formato XML+PDF (attraverso un’interfaccia realizzata da Present e integrata in ARXivar con web API), direttamente tramite API predisposte da Present e integrate con quelle di ARXivar, oppure in maniera manuale attraverso maschere di archiviazione sul portale online di ARXivar. A inserimento avvenuto, un flusso di verifica specificamente realizzato si accerta che le informazioni inserite siano corrette e ne controlla la corrispondenza con le anagrafiche prodotte e gli ODA all’interno del sistema. Terminata la verifica, gli scenari possono essere due: in caso di esito è positivo, il sistema invia i metadati al gestionale AS400 mentre, in caso di esito negativo, invia la richiesta di modifica al fornitore che ha emesso il documento in questione. Il fornitore, dal canto suo, può agevolmente accedere al portale e apportare le correzioni richieste inserendole in un apposito task. Non soltanto: all'interno del sistema, ogni utente ha anche visibilità di tutti i documenti da lui caricati e dei relativi metadati. Automazione, semplicità e rapidità così garantite abilitano un livello di supply chain management nettamente superiore.
Il portale fornitori per supply chain management implementato da Present ha permesso all’azienda cliente di diminuire in maniera sostanziale l’uso dei documenti cartacei: gran parte dell’inventario informativo è stato infatti digitalizzato e archiviato all’interno del sistema. Tutte le procedure amministrative che intercorrono tra azienda e fornitori vengono oggi gestite all’interno della soluzione digitale: dalla gestione dei DDT fino alla consultazione degli ordini e relativa conferma. La creazione del flusso approvativo con l’invio automatico degli alert, inoltre, ha sollevato l’azienda dalle mansioni di correzione che ne rallentavano e appesantivano l’attività: permettere ai fornitori di procedere in autonomia apportando le modifiche richieste all’interno del portale riduce i tempi di lavoro e rende più efficiente e reattivo tutto l’ecosistema di supply chain management.
Il team Present che ha realizzato la soluzione qui descritta è composto da Massimo Matricardi, Marco Tomas, Luca Mereghetti e Simone Maggioni.