Trasparenza e sicurezza sono fondamentali per tutte le tipologie di aziende, sia pubbliche sia private. I software whistleblowing svolgono un ruolo cruciale nel promuovere un ambiente di assoluta fiducia, contribuendo significativamente a costruire filiere aziendali affidabili e sicure.
Introduzione al software whistleblowing: definizione e importanza
In estrema sintesi, un software whistleblowing è un applicativo che permette di segnalare illeciti e condotte non etiche all’interno delle organizzazioni.
Cos'è il whistleblowing e perché è importante
In generale, il whistleblowing è il processo attraverso il quale un individuo, spesso un dipendente, segnala attività illegali, non etiche o non sicure che si verificano all'interno della sua organizzazione. Ciò permette di prevenire e correggere comportamenti scorretti prima che possano dilagare e causare danni significativi alla società.
Il ruolo fondamentale del software nel facilitare le segnalazioni
I software di whistleblowing sono stati sviluppati per rendere il processo di segnalazione più efficiente e sicuro. Essi consistono in piattaforme anonime e protette, dove i whistleblower riportano le loro preoccupazioni senza timore di ritorsioni.
Questo non solo incoraggia più persone a farsi avanti, ma facilita anche la gestione e l'analisi delle indicazioni sospette da parte dell'azienda, migliorando così la capacità di rispondere prontamente e adeguatamente.
Come funzionano i software di whistleblowing
La funzionalità base di un software whistleblowing è quella di affrontare velocemente violazioni delle norme ed eventuali frodi.
Funzionalità chiave dei software di whistleblowing
Nello specifico, i software di whistleblowing devono offrire diverse funzionalità chiave che li rendono strumenti indispensabili per le aziende moderne. Tra queste sono incluse:
- la possibilità di inviare segnalazioni anonime;
- l'accesso semplice per gli utenti;
- la crittografia avanzata per proteggere le informazioni sensibili;
- la capacità di gestire le segnalazioni in modo organizzato e tracciabile;
- molti software sono dotati di funzionalità di reportistica avanzata per monitorare i trend e le risposte aziendali alle segnalazioni.
Il processo semplice e sicuro di gestione delle segnalazioni
Il software di whistleblowing ideale deve garantire un processo di gestione delle segnalazioni che sia tanto semplice quanto sicuro.
Questo implica un'interfaccia user-friendly che permetta ai dipendenti di segnalare facilmente e in modo sicuro, senza complicazioni e difficoltà di trasmissione.
Il software deve, inoltre, assicurare che tutte le comunicazioni siano crittografate e che solo il personale autorizzato possa accedere alle informazioni sensibili, garantendo così la riservatezza e la sicurezza dei dati.
Software whistleblowing obbligatorio per le aziende: normativa vigente
In molti Paesi, le normative richiedono che le aziende di una certa dimensione o operanti in settori regolati abbiano in atto sistemi di whistleblowing. Per esempio, le grandi corporazioni e le aziende operanti nei settori finanziario e sanitario spesso sono obbligate a implementare tali sistemi per conformarsi alle leggi anti-corruzione e sulla protezione dei dati personali. In Italia vi sono regole precise in merito al software whistleblowing.
Quali aziende devono adottare un software di whistleblowing in Italia
Secondo il D.lgs. 24/2023, nel nostro Paese la gestione del whistleblowing è obbligatoria per le aziende con più di 50 dipendenti. È obbligatorio, altresì, per le realtà che si muovono nel contesto del D.lgs. 231. Quest’ultimo impone alle aziende di adottare un sistema per prevenire reati da parte dei propri collaboratori, si applica a tutte le aziende finanziarie, a prescindere dal numero di dipendenti.
Requisiti normativi per i software di whistleblowing
I requisiti normativi variano a seconda delle varie legislazioni.
In generale, tra i requisiti si fa riferimento alla necessità di assicurare l’anonimato del segnalatore, la protezione dei dati segnalati e la capacità di generare report.
Vantaggi dell'implementazione di un software di whistleblowing nelle aziende
L'implementazione di un software di whistleblowing in un'azienda può generare benefici da vari punti di vista.
Miglioramento della trasparenza e cultura aziendale
I software di whistleblowing forniscono alle aziende un canale sicuro e anonimo per segnalare comportamenti scorretti. Ciò significa che, adottandoli, le aziende dimostrano il loro impegno verso l'integrità e la responsabilità. Questo non solo favorisce un ambiente di lavoro più aperto, ma fa si che i dipendenti partecipino attivamente al mantenimento di standard etici elevati. Quando i dipendenti vedono che le loro preoccupazioni vengono ascoltate e affrontate, la fiducia nella leadership aziendale cresce, contribuendo a creare una cultura organizzativa positiva e trasparente.
Protezione legale: come ridurre i rischi aziendali con il whistleblowing
Un sistema di whistleblowing efficace non solo aiuta a identificare e risolvere problemi interni prima che diventino gravi, ma offre anche una protezione legale. Adottando un software di whistleblowing conforme alle normative vigenti, le aziende possono ridurre i rischi di sanzioni legali e danni reputazionali.
Inoltre, avere un sistema in atto può essere utile come prova di diligenza in caso di indagini, dimostrando che l'azienda ha preso misure proattive per prevenire e gestire comportamenti illeciti.
Excentio DLT Middleware: innovazione nella gestione dei processi di whistleblowing
Excentio DLT Middleware (Gruppo Present) è la soluzione di notarizzazione su blockchain che sfrutta la tecnologia Distributed Ledger Technology (DLT). Essa si adatta a qualsiasi tipologia di azienda, funge da layer intermedio tra gli applicativi e una rete DLT basata su Hyperledger Fabric. In pratica, si integra perfettamente nell’ecosistema IT per notarizzare in modo sicuro le segnalazioni e i vari passi dei processi di whistleblowing.
La soluzione può agire su blockchain privata e, da qualche tempo a questa parte, anche su quelle pubbliche. Ciò significa che i servizi di notarizzazione possono essere applicati, per esempio, ai verbali di assemblea, i documenti interni eccetera ma non solo. Da quando Excentio DLT Middleware può lavorare su blockchain pubblica rappresenta un fattore su cui fondare novità interessanti.
È il caso di un’azienda che sta sfruttando Excentio DLT Middleware per tracciare le emissioni di CO2 nei propri processi di consegna. Si tratta di una applicazione completamente diversa da quanto sinora detto, ma riflette la grande flessibilità della tecnologia blockchain.
Excentio DLT Middleware permette in sintesi di:
- raccogliere e trasmettere flussi di dati;
- notorizzare i vari passaggi che compongono gli eventi;
- assegnare ogni segnalazione all’ispettore qualificato per ottimizzare risorse e tempi di risposta.
Da tutto ciò risulta immediatamente evidente che adottare una soluzione di questo tipo non significa solo dare risposta a un problema tecnico o di compliance, ma impostare una cultura aziendale all’insegna dell’innovazione e della trasparenza.
