Quali sono i vantaggi offerti dal digital workplace? A giudicare dalla dimensione globale di un mercato che, con riferimento alle soluzioni e ai servizi collegati al digital workplace, nel 2019 valeva 21,2 miliardi di dollari e si prevede che crescerà a un tasso annuo dell’11,3% dal 2020 al 2027, sono diversi i benefici che stanno spingendo le aziende verso la sua implementazione. Alcuni di questi benefici sono emersi con particolare chiarezza nel periodo del lockdown, mostrando per esempio la correlazione “naturale” tra smart working e ambiente di lavoro digitale. Altri, invece, si conoscevano già da tempo e hanno a che fare con cambiamenti associati all’ingresso di nuove tecnologie, come il cloud computing, nei processi aziendali. In generale, per rispondere alla domanda su quali sono i vantaggi offerti dal digital workplace, bisogna considerarne almeno 3:
- Maggiore produttività ed efficienza
- Talent attraction ed employee engagement
- Investimento a misura di ROI
1- Quali sono i vantaggi offerti dal digital workplace: produttività ed efficienza
Poter lavorare senza vincoli di luogo e di orario, concentrandosi sugli obiettivi, crea effetti che hanno ricadute positive su produttività ed efficienza. Per farlo, occorrono strumenti tecnologici in grado di supportare le attività svolte fuori e dentro l’ufficio garantendo un employee journey fluido e senza attriti. Il problema non riguarda, infatti, soltanto la distanza, quanto piuttosto i silos che rendono farraginoso collaborare e comunicare tra i dipendenti sia in presenza sia da remoto. L’abbattimento delle barriere fisiche, se non coincide anche con l’eliminazione di colli di bottiglia nei flussi di lavoro, non influenza il miglioramento delle prestazioni. Forrester, per esempio, nel suo recente report Now Tech: Intranet Platforms, Q1 2020 ha identificato le caratteristiche che deve possedere una piattaforma per facilitare il workflow all’interno di un’azienda, tra cui la facilità nel reperire le informazioni e l’utilizzo di tutti i canali di comunicazione. Spunti interessanti per capire quali sono i vantaggi offerti dal digital workplace.
2- Un digital workplace per attrarre talenti e fare leva sull’employee engagement
Nelle aziende il numero di lavoratori della generazione Y, i cosiddetti millennial, che oggi hanno tra i 24 e i 39 anni, è diventato maggioritario. È la loro prevalenza a guidare la scelta delle organizzazioni verso tecnologie che facciano sentire a proprio agio questa classe anagrafica. Un’indagine condotta da CompTIA ha mostrato che due terzi di loro, insieme agli esponenti più giovani della generazione Z, considera l’innovazione tecnologica come fattore dirimente nella selezione del datore di lavoro. Al quesito su quali sono i vantaggi offerti dal digital workplace, sempre secondo lo studio di CompTIA, i millennial replicano implicitamente ricorrendo a software cloud-based, a tool di collaborazione online e ad applicazioni customizzate. Sebbene i loro colleghi più anziani abbiano meno dimestichezza nell’uso di strumenti digitali, ciò non toglie che la ricerca di tecnologie user-friendly sia comune nella generazione X e perfino nei baby boomer. Il digital workplace, perciò, assolve alla duplice funzione di attrarre i nuovi talenti e di far leva sull’employee engagement di quelli già presenti in azienda.
3- Il calcolo del ROI conferma quali sono i vantaggi offerti dal digital workplace
Implementare un digital workplace necessita di un approccio strategico. Per questo spesso richiede il coinvolgimento di partner, come i system integrator, capaci di accompagnare l’impresa nella trasformazione dei processi che prima avvenivano con modalità tradizionali. Oltre all’individuazione dei dispositivi, fissi e mobili, da mettere a disposizione dei dipendenti, è fondamentale ridisegnare un’architettura infrastrutturale e di rete alla base di tutte le transizioni, che preservi la sicurezza e l’integrità dei dati. Che si tratti di e-mail, di messaggi o di video conference, ogni interazione deve avvenire rispettando policy di security e compliance che non mettano a rischio i critical data. Il coinvolgimento di un system integrator è opportuno anche perché aiuta l’impresa a calcolare il ROI (Return on Investment). Diverse realtà hanno commissionato a Forrester Consulting uno studio sul Total Economic Impact derivante dall’adozione del digital workplace. I risultati sono stati sorprendenti in termini di ore risparmiate per le riunioni, di riduzione dei costi IT e di aumento dei ricavi. Un’ennesima risposta su quali sono i vantaggi offerti dal digital workplace.
