Per comprendere gli effettivi benefici della comunicazione unificata in cloud, partiamo da un presupposto: oggi le soluzioni UCC non sono semplicemente un fattore atto a distinguere le aziende più agili e innovative da quelle tradizionali, bensì un elemento cardine dei paradigmi di agile working verso i quali la maggior parte delle aziende sta transitando, anche in considerazione dei noti eventi di inizio 2020. In poche parole: tutte le imprese, PMI comprese, devono seriamente valutare la comunicazione unificata per sfruttare i benefici dei modelli di smart working e, cosa tutt’altro che trascurabile, per mostrare agilità nei confronti del mercato e dei clienti. È infatti palese che, in un mondo di connettività pervasiva e in cui i canali di comunicazione sono cresciuti esponenzialmente rispetto al passato, ci sia un estremo bisogno di sintesi, di semplificazione e di integrazione tra strumenti e canali di comunicazione.
Per comprendere i benefici di un sistema di comunicazione unificata (UCC), il modo più efficace è concentrarsi su tutte le inefficienze cui pongono rimedio. Nel mondo lavorativo la comunicazione è importantissima, ma la moltiplicazione dei canali (voce, messaging, video) crea un forte rischio di frammentazione.
Se chi lavora in smart working non può contare su un sistema UCC integrato, il rischio che debba usare applicazioni e strumenti diversi per gestire ognuno di questi canali è fondato: lo smartphone (spesso, quello privato) per le telefonate e le conference call, un tool di video conferencing per i meeting di team e le videochiamate, magari un terzo strumento aziendale per le chat di gruppo oltre all’immancabile e-mail per gestire l’avanzamento dei processi.
Mancando una sinergia tra canali e applicazioni, questo crea inefficienze di ogni genere: le conversazioni si perdono, alle e-mail vengono allegate più versioni dello stesso documento creando confusione, non ci si ricorda le password e molto altro.
I sistemi di comunicazione unificata (UCC) rispondono a tutte queste esigenze creando un ecosistema connesso che integra tutti i canali di comunicazione, dal numero dell’interno aziendale alle video-call, che ne sfrutta appieno le sinergie e favorisce la collaborazione. A livello pratico, tutto ciò significa poter interagire in forma testuale con i colleghi tramite le aree di team, attivare immediatamente una video-call con gli stessi e registrarla per poterla rivedere successivamente, il tutto mentre le chiamate all’interno aziendale vengono ricevute sul notebook, sul tablet o addirittura sullo smartwatch.
Le soluzioni UCC creano un ambiente unico, centralizzato e persistente per la comunicazione e lo scambio di informazioni, documenti e file, che non devono più transitare via e-mail o essere incorporati in qualche applicazione non autorizzata (Shadow IT).
Ciò premesso, possiamo ora aggiungere il fattore cloud e domandarci quali siano gli ulteriori benefici che esso garantisce sia a chi ne sfrutta i servizi, sia a chi deve gestirli. Si entra, di fatto, nell’universo dei servizi UCaaS, ovvero Unified Communications as a service, un modello a consumo estremamente efficiente che permette all’azienda di ottenere i vantaggi della comunicazione unificata evitando gli investimenti in infrastruttura. Tradizionalmente, infatti, le aziende hanno sempre adottato sistemi di comunicazione interna, i cosiddetti PBX (Private Branch Exchange) che erano - e sono – sostanzialmente i centralini telefonici. Decisamente più conveniente rispetto al costo di una singola linea telefonica per ogni dipendente, la soluzione tradizionale è stata messa in discussione dall’avvento della virtualizzazione, che ha reso ancor più vantaggioso il modello gestito da un service provider, quello che poi su queste basi è diventato UCaaS.
Il primo vantaggio della comunicazione unificata in cloud sono quindi i costi: rispetto all’infrastruttura tradizionale, qui si riducono enormemente i costi in hardware, sostituiti da un modello a consumo che, oltre a spostare la spesa da CapEx a OpEx, alleggerisce di molto la pressione sul reparto IT, che si può concentrare sullo sviluppo di innovazione utile al business anziché sulla manutenzione dell’infrastruttura.
Altro beneficio tipico del modello cloud, e quindi disponibile anche in UCaaS, è la scalabilità, che di fatto significa avere pieno controllo sulla propria crescita: molte aziende incontrano, in certi periodi dell’anno, fisiologiche oscillazioni di domanda, il che significa (nei momenti migliori) avere più meeting da gestire, più contatti e anche più richieste da parte dei clienti. Un’infrastruttura tradizionale non può garantire questo livello di flessibilità finendo spesso per essere sovradimensionata (da cui costi evitabili), mentre con il cloud basta richiedere e consumare più risorse, con l’aggiunta eventuale di qualche terminale telefonico in azienda: nulla di più facile.
In tutto questo discorso non si può sottovalutare il fattore semplificazione, che riguarda direttamente il deployment della soluzione, la manutenzione – il modello UCaaS prevede un single point of contact, ovvero un solo fornitore cui rivolgersi in caso di problemi – e l’aggiornamento, visto che una piattaforma cloud per le Unified Communications è per definizione sempre aggiornata. Non dimentichiamo, poi, la tradizionale flessibilità del cloud, che si sposa alla perfezione con le esigenze dei remote worker: tra queste, un accesso agli strumenti di comunicazione che sia rapido, semplice e del tutto indipendente dal luogo e dal device. In più, è sempre possibile estendere le potenzialità della piattaforma con tecnologie avanzate che si fondano proprio sulla la scalabilità del cloud, come AI e Machine Learning, nonché avvalersi delle sue potenzialità in termini di sicurezza, che significa resilienza, alta disponibilità, conformità normativa (per esempio, con SOX o HIPAA) e protezione dei dati.