La gestione degli ordini fornitori rappresenta un passaggio critico per molte aziende, perché coinvolge una serie di procedure che possono risultare particolarmente articolate, se condotte in maniera disfunzionale: richiesta di preventivi, ricezione delle quotazioni, approvazione, generazione della consegna con il DDT, registro della fattura e relativo pagamento. Tradizionalmente, queste attività sono gestite in modo frammentato, ovvero fuori da un flusso completamente digitalizzato, attraverso e-mail o documenti separati. Questo approccio rallenta l’operatività e aumenta notevolmente il rischio di errori.
A fronte di un mercato che richiede ritmi sempre più serrati e livelli di efficienza più alti, una gestione non efficiente di queste attività determina un danno in termini di competitività. Ma la soluzione esiste: un tool di provisioning, integrato nei processi aziendali, può rivoluzionare la gestione degli ordini fornitori, automatizzando le operazioni, riducendo i tempi di risposta e migliorando la visibilità e il controllo su tutto il ciclo di approvvigionamento.
La digitalizzazione è la chiave per evitare di incorrere nei problemi appena descritti. Grazie a software avanzati per l'acquisizione e la gestione documentale, infatti, oggi è possibile gestire i processi documentali in modo più sicuro, rapido ed efficace: algoritmi di classificazione automatica identificano il tipo e il formato dei documenti, rendendone l’elaborazione più snella e precisa. E questo vale anche nel caso dei processi di approvvigionamento e della gestione ordini fornitori: l'e-provisioning permette l'acquisizione di beni e servizi tramite piattaforme digitali, includendo tutte le fasi di ricerca, selezione, negoziazione e acquisto. Questo approccio porta trasparenza e maggiore controllo sull’intero ciclo: l’integrazione tra piattaforme di provisioning e sistemi ERP, infatti, garantisce accesso immediato e piena visibilità in tempo reale su tutti i dati necessari per una gestione ordini fornitori fluida, semplice e affidabile.
Oggi gli strumenti digitali consentono, dunque, di migliorare esponenzialmente l’efficienza nella gestione ordini dei fornitori. In particolare, per consentire un provisioning efficiente, la piattaforma ideale deve supportare i diversi tipi di richieste, tipiche di questa fase così cruciale:
Le funzionalità appena descritte sono comprese all’interno dell’e-Procurement Portal Automation Pride (Procurement Integrated Data Exchange). La soluzione - realizzata da Present per supportare le aziende lungo tutto il ciclo di approvvigionamento - consente di ottimizzare come non mai la gestione ordini fornitori grazie a tecnologie avanzate come intelligenza artificiale, machine learning e robot process automation. La suite comprende sette moduli principali che lavorano in perfetta sinergia, ognuno dei quali è dedicato a una funzione del processo di procurement: dall’onboarding al monitoring passando, appunto, per il provisioning.
Nello specifico, quest’ultimo è stato realizzato per garantire benefici concreti nelle fasi di gestione ordini fornitori: rende il processo di richiesta più efficiente e rapido, aumenta la trasparenza delle procedure, rende il confronto tra le proposte ricevute più chiaro e semplice da interpretare d sblocca una maggiore competizione tra i fornitori portando a una significativa ottimizzazione dei costi.