Si scrive Smart Working, si pronuncia Digital Workspace. Non che le due espressioni indichino la stessa cosa, ma il primo è possibile se esiste anzitutto il secondo. Lo si è capito durante le settimane di quarantena dettate dall’emergenza coronavirus, quando molte aziende si sono accorte che non bastava dire “Smart Working” per convertire un modello di lavoro tradizionale in un nuovo sistema flessibile, produttivo e fondato su obiettivi da raggiungere. Questo perché ancora si continua a fare confusione tra l’attività svolta da remoto (soprattutto se si è costretti a ricorrervi a causa di una epidemia) e un paradigma che invece non solo rende superfluo il luogo in cui avviene la prestazione lavorativa, ma aiuta perfino a incrementarla. Il Digital Workspace, sostanzialmente, serve a questo, poiché non si riferisce tanto a uno spazio di lavoro nel quale le nuove tecnologie intervengono per ottimizzare il workflow. Allarga piuttosto il perimetro dell’azienda fin dove si trova il dipendente: che sia a casa, al parco o seduto sulla propria scrivania.
L’impresa non è composta da dipendenti, ma da persone, che usano i loro dispositivi per navigare, lavorare e comunicare in mobilità. Quando la stessa potenzialità tecnologica esperita nella vita personale non viene riscontrata anche in azienda si crea una frattura: le persone vedono nell’ufficio e nei suoi limiti un ambiente antiquato perché l’azienda non applica la flessibilità garantita dal digitale. Ciò impatta sul modo di lavorare e sui risultati ottenibili, creando frustrazione e un distaccamento dalla mission aziendale.
Il Digital Workspace è quindi l’elemento abilitante per raggiungere gli obiettivi strategici della Digital Transformation: l’insieme di strumenti digitali per ottimizzare l’uso delle risorse, alzare l’efficienza operativa e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e, di conseguenza, la produttività. La trasformazione digitale prevede l’adozione di un insieme di nuovi processi per migliorare la comunicazione e il modo di lavorare. Un Digital Workspace contribuisce a dare forma a questa idea, sfruttando tecnologie abilitanti come il cloud, il mobile e l’Intelligenza Artificiale.
Un Digital Workspace abilita un ambiente di lavoro virtuale, non come mera trasposizione delle dinamiche dell’ufficio, ma come scenario rivoluzionato dalle opportunità offerte dal digitale.
Attraverso l’implementazione di soluzioni come: la manutenzione remota e predittiva, il Mobile Device Management, l’adozione di piattaforme uniche per la collaborazione e la comunicazione a distanza, la virtualizzazione del desktop e degli applicativi. Il tutto gestibile da qualunque postazione e da qualunque luogo.
Questi sono i pezzi di un Digital Workspace e il mosaico è la Digital Transformation, che ospita l’Anywhere Working, cioè la possibilità di lavorare in maniera ottimale a prescindere dal luogo e dal tipo di dispositivo usato. La Digital Transformation può essere intesa come un viaggio che l’azienda compie insieme ai suoi dipendenti ed é quindi fondamentale affinché le persone siano coinvolte e propositive.
Smettere di andare in ufficio è certamente una tendenza che in futuro prenderà sempre più piede, sebbene con ritmi meno forsennati di quelli che, secondo un recente studio di Cgil e Fondazione Di Vittorio, hanno portato nei mesi scorsi gli smart worker italiani da poco più di 500 mila a 8 milioni. Affinché, tuttavia, questo stress test diventi un’occasione per rivedere gli assetti organizzativi e la digitalizzazione dei processi operativi, occorre dare la giusta importanza all’Employee Experience. A sostenerlo, per esempio, è l’ultimo report Wave di Forrester sull’Unified Endpoint Management. La società di consulenza strategica americana ha applicato il suo metodo dell’“onda” per classificare i principali vendor di soluzioni UEM in base a 23 criteri. Al primo posto ha collocato come requisito fondamentale la capacità di garantire la migliore Digital Employee Experience. Un requisito che i Digital Workspace più moderni riescono a ottenere perché integrano in maniera nativa il tracciamento della funzionalità di device e applicazioni, l’aggiornamento end-to-end, il monitoraggio e la sicurezza.
L’Unified Digital Workspace non è soltanto l’insieme di soluzioni tecnologiche abilitate dai sistemi UEM, ma rappresenta la nuova frontiera di un modello di lavoro distribuito e non più centralizzato. A guidare questa trasformazione, al di là della crisi pandemica, sono soprattutto i millennial che, insieme alla successiva generazione Z (i nati tra il 1995 e il 2010) entro il 2025 diventeranno più della metà della forza lavoro in azienda. Per questa tipologia di employee l’Unified Digital Workspace non sarà una variabile, quanto piuttosto la modalità normale di interfacciarsi con l’organizzazione. Anzi, proprio la loro consuetudine a rimanere sempre connessi collegandosi per esempio a reti aperte, rende necessario il controllo dei loro dispositivi da parte dell’IT aziendale. Allo scopo di mitigare i rischi, che aumentano quando si accede alle risorse d’impresa in un ambiente diverso da quello circoscritto con le mura dell’ufficio, gli amministratori dovranno essere dotati di strumenti di monitoraggio evoluti.
L’ottimizzazione del Workspace, in sostanza, passa attraverso una console unica, spesso parte integrante delle soluzioni UEM, con cui l’IT può gestire i vari endpoint, potendo suddividere i livelli di accesso in base al ruolo aziendale e alla tipologia di profilo. Gli endpoint, infatti, possono comprendere dispositivi mobili, stampanti, computer portatili, desktop, reti ecc. Inoltre, anche la parte applicativa, con la preventiva autorizzazione delle app ammesse nonché con il rilascio di patch e aggiornamenti gestiti automaticamente, deve essere governata centralmente senza che azioni incaute da parte dell’utente finale mettano a repentaglio la sicurezza dei dati aziendali. In pratica, la visibilità su una dashboard univoca di tutta la dotazione hardware e software semplifica il lavoro degli amministratori ed elimina il bisogno di dover ricorrere a sistemi differenti per la gestione di diversi device. L’ottimizzazione del Workspace richiede, appunto, che l’IT mantenga un’organicità di visione a prescindere dal luogo in cui si svolge la prestazione lavorativa.
Se c’è un fattore che è mancato nello “Smart Working” obbligatorio a cui il Covid-19 ha costretto moltissimi italiani è stata proprio questa organicità di visione. A livello macroscopico tale lacuna si è manifestata con l’impiego di app consumer al posto di piattaforme UCC (Unified Communication & Collaboration) messe a disposizione in precedenza per dipendenti e collaboratori, con la possibilità di estenderne l’uso a fornitori e clienti.
Oltre ai rischi di violazione, all’instabilità, alla frammentazione nei flussi di comunicazione e nella collaborazione dei team, questo fenomeno ha scoperchiato gravi problemi di compliance tecnica e normativa. La mancata implementazione di un Digital Workspace, poi, ha inibito in molti casi l’accesso ai dati aziendali o, se non l’ha impedito, l’ha reso pericoloso in assenza di un’apposita rete VPN (virtual private network) e di altre misure concepite per poter attingere a documenti e informazioni a distanza in totale sicurezza. È emerso, praticamente, che i reparti IT tuttora sono spesso ufficio-centrici.
L’esempio dell’UEM citato prima fa capire la differenza di concezione, e perciò di tecnologie annesse, tra il Digital Workspace e un ambiente di lavoro consueto. Fino a qualche anno fa la distribuzione delle risorse informatiche agli utenti aziendali si limitava all’installazione e alla configurazione di computer desktop per ogni postazione. L’eventuale aggiunta di smartphone o tablet serviva a coprire in particolare le esigenze di trasferta. Di conseguenza PC e Device Management erano sufficienti ad amministrare la dotazione hardware e software.
Oggi tutto questo è cambiato. La complessità architetturale degli ambienti da governare (private e public cloud, hybrid cloud, on premises), l’ampia scelta del parco applicativo, l’esigenza di controllo a 360 gradi di device aziendali e talvolta di dispositivi in modalità BYOD (bring your own device) necessitano di una risposta adeguata. Il Digital Workspace, che non a caso utilizza l’UEM, rappresenta questa risposta, perché oltrepassa la domanda su quando smetteremo di andare in ufficio, trasformando potenzialmente qualsiasi luogo nel nostro ufficio.