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Digital Workspace: e se smettessimo di andare in ufficio?

Digital Workspace: e se smettessimo di andare in ufficio?

Si scrive Smart Working, si pronuncia Digital Workspace. Non che le due espressioni indichino la stessa cosa, ma il primo è possibile se esiste anzitutto il secondo. Lo si è capito durante le settimane di quarantena dettate dall’emergenza coronavirus, quando molte aziende si sono accorte che non bastava dire “Smart Working” per convertire un modello di lavoro tradizionale in un nuovo sistema flessibile, produttivo e fondato su obiettivi da raggiungere. Questo perché ancora si continua a fare confusione tra l’attività svolta da remoto (soprattutto se si è costretti a ricorrervi a causa di una epidemia) e un paradigma che invece non solo rende superfluo il luogo in cui avviene la prestazione lavorativa, ma aiuta perfino a incrementarla. Il Digital Workspace, sostanzialmente, serve a questo, poiché non si riferisce tanto a uno spazio di lavoro nel quale le nuove tecnologie intervengono per ottimizzare il workflow. Allarga piuttosto il perimetro dell’azienda fin dove si trova il dipendente: che sia a casa, al parco o seduto sulla propria scrivania.


Digital Workspace, Employee Experience e Unified Endpoint Management

Smettere di andare in ufficio è certamente una tendenza che in futuro prenderà sempre più piede, sebbene con ritmi meno forsennati di quelli che, secondo un recente studio di Cgil e Fondazione Di Vittorio, hanno portato nei mesi scorsi gli smart worker italiani da poco più di 500 mila a 8 milioni. Affinché, tuttavia, questo stress test diventi un’occasione per rivedere gli assetti organizzativi e la digitalizzazione dei processi operativi, occorre dare la giusta importanza all’Employee Experience. A sostenerlo, per esempio, è l’ultimo report Wave di Forrester sull’Unified Endpoint Management. La società di consulenza strategica americana ha applicato il suo metodo dell’“onda” per classificare i principali vendor di soluzioni UEM in base a 23 criteri. Al primo posto ha collocato come requisito fondamentale la capacità di garantire la migliore Digital Employee Experience. Un requisito che i Digital Workspace più moderni riescono a ottenere perché integrano in maniera nativa il tracciamento della funzionalità di device e applicazioni, l’aggiornamento end-to-end, il monitoraggio e la sicurezza.

Unified Digital Workspace, il futuro dell’ambiente di lavoro

L’Unified Digital Workspace non è soltanto l’insieme di soluzioni tecnologiche abilitate dai sistemi UEM, ma rappresenta la nuova frontiera di un modello di lavoro distribuito e non più centralizzato. A guidare questa trasformazione, al di là della crisi pandemica, sono soprattutto i millennial che, insieme alla successiva generazione Z (i nati tra il 1995 e il 2010) entro il 2025 diventeranno più della metà della forza lavoro in azienda. Per questa tipologia di employee l’Unified Digital Workspace non sarà una variabile, quanto piuttosto la modalità normale di interfacciarsi con l’organizzazione. Anzi, proprio la loro consuetudine a rimanere sempre connessi collegandosi per esempio a reti aperte, rende necessario il controllo dei loro dispositivi da parte dell’IT aziendale. Allo scopo di mitigare i rischi, che aumentano quando si accede alle risorse d’impresa in un ambiente diverso da quello circoscritto con le mura dell’ufficio, gli amministratori dovranno essere dotati di strumenti di monitoraggio evoluti.

Ottimizzazione del Workspace: un’unica console per gestire gli endpoint

L’ottimizzazione del Workspace, in sostanza, passa attraverso una console unica, spesso parte integrante delle soluzioni UEM, con cui l’IT può gestire i vari endpoint, potendo suddividere i livelli di accesso in base al ruolo aziendale e alla tipologia di profilo. Gli endpoint, infatti, possono comprendere dispositivi mobili, stampanti, computer portatili, desktop, reti ecc. Inoltre, anche la parte applicativa, con la preventiva autorizzazione delle app ammesse nonché con il rilascio di patch e aggiornamenti gestiti automaticamente, deve essere governata centralmente senza che azioni incaute da parte dell’utente finale mettano a repentaglio la sicurezza dei dati aziendali. In pratica, la visibilità su una dashboard univoca di tutta la dotazione hardware e software semplifica il lavoro degli amministratori ed elimina il bisogno di dover ricorrere a sistemi differenti per la gestione di diversi device. L’ottimizzazione del Workspace richiede, appunto, che l’IT mantenga un’organicità di visione a prescindere dal luogo in cui si svolge la prestazione lavorativa.


L’organicità di visione che caratterizza il Digital Workspace

Se c’è un fattore che è mancato nello “Smart Working” obbligatorio a cui il Covid-19 ha costretto moltissimi italiani è stata proprio questa organicità di visione. A livello macroscopico tale lacuna si è manifestata con l’impiego di app consumer al posto di piattaforme UCC (Unified Communication & Collaboration) messe a disposizione in precedenza per dipendenti e collaboratori, con la possibilità di estenderne l’uso a fornitori e clienti.

Cosa succede se non c'è il Digital Workspace

Oltre ai rischi di violazione, all’instabilità, alla frammentazione nei flussi di comunicazione e nella collaborazione dei team, questo fenomeno ha scoperchiato gravi problemi di compliance tecnica e normativa. La mancata implementazione di un Digital Workspace, poi, ha inibito in molti casi l’accesso ai dati aziendali o, se non l’ha impedito, l’ha reso pericoloso in assenza di un’apposita rete VPN (virtual private network) e di altre misure concepite per poter attingere a documenti e informazioni a distanza in totale sicurezza. È emerso, praticamente, che i reparti IT tuttora sono spesso ufficio-centrici.


Digital Workspace: rendere ogni luogo il proprio ufficio

L’esempio dell’UEM citato prima fa capire la differenza di concezione, e perciò di tecnologie annesse, tra il Digital Workspace e un ambiente di lavoro consueto. Fino a qualche anno fa la distribuzione delle risorse informatiche agli utenti aziendali si limitava all’installazione e alla configurazione di computer desktop per ogni postazione. L’eventuale aggiunta di smartphone o tablet serviva a coprire in particolare le esigenze di trasferta. Di conseguenza PC e Device Management erano sufficienti ad amministrare la dotazione hardware e software.

Il Digital Workspace per gestire tutto l'IT

Oggi tutto questo è cambiato. La complessità architetturale degli ambienti da governare (private e public cloud, hybrid cloud, on premises), l’ampia scelta del parco applicativo, l’esigenza di controllo a 360 gradi di device aziendali e talvolta di dispositivi in modalità BYOD (bring your own device) necessitano di una risposta adeguata. Il Digital Workspace, che non a caso utilizza l’UEM, rappresenta questa risposta, perché oltrepassa la domanda su quando smetteremo di andare in ufficio, trasformando potenzialmente qualsiasi luogo nel nostro ufficio.


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