Negli ambiti più diversi dello sviluppo di prodotto ha oggi grande importanza riuscire a centralizzare e rendere più accessibili le informazioni digitali correlate, un compito per cui serve impiegare moderni sistemi di Digital Asset Management (DAM). Confusi spesso con i PIM (Product Information Management), i sistemi di Digital Asset Management uniscono le capacità dei database PIM con quelle di gestione anche dei dati non strutturati, come documenti testuali, schede tecniche, file video, codici di sviluppo, listini e altro materiale utile.
Il Digital Asset Management permette di centralizzare e avere quindi sottomano tutti gli asset informativi relativi a un oggetto di business, rendendo quindi molto più facile averne contezza nel momento in cui occorrano aggiornamenti di prodotto, verifiche di compliance, lanci di marketing o altro, senza dover raccogliere dati in giro per l’azienda o, nel caso peggiore, doverli ricostruire. Un aiuto prezioso per l’efficienza e la competitività d’impresa.
Le funzioni chiave del Digital Asset Management
La funzione principale del Digital Asset Management è unificare e rendere immediatamente disponibili tutte le informazioni relative a un prodotto. Informazioni che in azienda sono disperse tra i differenti dipartimenti aziendali e disponibili solo nei modi con cui ogni team è abituato a lavorare: file database, fogli elettronici, disegni CAD, report pdf, condivisi localmente oppure in cloud.
In assenza di uno specifico impegno nella centralizzazione dei dati, il recupero delle informazioni che servono, per esempio per ottimizzare la produzione, risulta alla mercé della capacità delle persone di cercare e integrare dati diversi. Un compito difficile quando, per esempio, le descrizioni di prodotto sono nell’e-commerce, i dati di prezzo nell’ERP e le richieste dei clienti nel CRM aziendale.
Un problema che il Digital Asset Management risolve è la capacità di accesso ai dati. Ogni software aziendale è pensato per essere utilizzato da specifici utilizzatori, per esempio, dal team del reparto amministrativo nel caso di un ERP. Con il Digital Asset Management alcuni dati presenti nel software amministrativo possono essere resi disponibili al reparto marketing, agli sviluppatori e agli altri utenti aziendali che ne hanno bisogno per altre attività di business.
Realizzare nella pratica il Digital Asset Management
I sistemi di Digital Asset Management (in concerto con i PIM) aiutano a mettere ordine nei processi aziendali, integrando dati, centralizzando i flussi in entrata e uscita in modo da poterli controllare meglio e distribuirli a chi ne ha necessità, senza ritardi e duplicazioni. Per essere efficaci, devono quindi assegnare prerogative d’accesso, d’inserimento e modifica, in base alle persone e ai ruoli aziendali.
La piattaforma di Digital Asset Management Present è stata progettata per offrire queste capacità senza essere invasiva per l’IT aziendale, supportando il software multivendor già presente e permettendo ad altre applicazioni di avvantaggiarsi dei dati aziendali centralizzati. Sistaar (società del Gruppo Present dedicata ai sistemi di Digital Asset Management, PIM, customer identity e access management) svolge realizza per i clienti le attività di consulenza per l’identificazione dei requisiti, la definizione delle specifiche, la progettazione e lo sviluppo di soluzioni ad hoc di Digital Asset Management.
Soluzioni che si servono di un data lake per le funzioni di raccolta dei dati dalle diverse fonti e quindi di strumenti per la pulizia (cleaning), la normalizzazione e l’arricchimento con altre informazioni utili ai fruitori. Il sistema di Present consente di creare dei macro-set di dati personalizzabili negli attributi e nei contenuti, per esempio, per poter includere i dati più utili ai singoli reparti aziendali.
Le soluzioni proposte da Present sono basate su sviluppi software in open source, senza costi di licenza e utilizzabili sia in on premise sia in cloud. Tra i progetti più interessanti sviluppati sulla piattaforma di Digital Asset Management di Present ci sono le applicazioni per la generazione automatica di cataloghi, l’alimentazione dei siti Web di vetrina e di e-commerce, oltre alle più consuete soluzioni per l’automazione dei processi.
