Nelle aziende retail e di altri settori che hanno a che fare con un’ampia gamma di prodotti è oggi sempre più importante migliorare l’automazione con l’impiego dei moderni strumenti di Product Information Management. Efficienza e riduzioni di costo aziendali richiedono una gestione centralizzata e facilità d’accesso alle informazioni di prodotto, prerogative non ottenibili se i dati utili sono segregati in applicazioni e database differenti, ad uso dei differenti reparti aziendali.
Il Product Information Management (PIM) è un software che indirizza questo specifico problema, organizzando e gestendo tutte le informazioni relative ai prodotti in modo centralizzato. Un tool fondamentale per facilitare le attività di gestione sia in ambiti di vendita tradizionale sia di e-commerce, automatizzare processi come la gestione delle schede di prodotto. Vediamo di seguito quali sono le funzionalità chiave del Product Information Management e come impiegarlo al meglio.
L’obiettivo dei sistemi di Product Information Management è fornire una piattaforma centralizzata per la gestione accurata ed efficiente delle informazioni sui prodotti, migliorando la coerenza e la precisione dei dati che servono alle piattaforme e ai canali di vendita. Poter disporre dei dati utili in un’unica piattaforma accessibile a tutti i reparti aziendali evita le duplicazioni, le perdite di tempo e gli errori di sincronizzazione che affliggono gli ambienti dove i dati sono distribuiti su differenti applicazioni e sistemi.
Un altro compito importante svolto dai sistemi di Product Information Management è la standardizzazione dei dati attraverso strumenti rapidi e automatizzati con cui è possibile normalizzare le informazioni dei prodotti, garantendo la coerenza delle descrizioni, delle caratteristiche, dei prezzi e degli altri dettagli. Un aspetto cruciale quando si gestiscono assortimenti di prodotto molto grandi e diversificati.
Dati centralizzati e standardizzati permettono di distribuire informazioni di prodotto sempre coerenti sui diversi canali di vendita, come siti Web, cataloghi stampati, marketplace online e altro, con la certezza di fornire informazioni esatte e aggiornate ai clienti. Allo stesso modo le soluzioni di Product Information Management facilitano la collaborazione tra i diversi dipartimenti aziendali coinvolti nella gestione dei prodotti e delle informazioni di prodotto, facilitando attività di marketing, vendite, logistica e pianificazione.
L’efficienza è un vantaggio chiave del Product Information Management grazie alle funzioni che consentono di automatizzare i processi di aggiornamento e di distribuzione delle informazioni sui prodotti, riducendo l’impegno delle persone e i tempi di lavoro. Un vantaggio importante nella continua creazione e manutenzione delle anagrafiche di prodotto.
Un tipico compito a cui sono chiamati i sistemi di Product Information Management è l’automazione nella gestione delle schede anagrafiche di prodotto. Un’attività che il sistema realizza attraverso l’acquisizione dei dati dalle fonti a disposizione, applicazioni, database interni o di fornitori terzi e partner. Le informazioni estratte sono elaborate per garantire l’uniformità con i modelli desiderati, eliminare le ambiguità e gli eventuali errori. Compito che il sistema di Product Information Management realizza attraverso insiemi di regole.
Altre regole automatizzano la gestione dei processi che riguardano i prodotti, inclusi i criteri di aggiornamento, approvazione e pubblicazione. Permettono quindi di creare flussi di lavoro efficaci a supporto dei processi di modifica e d’invio delle informazioni sui prodotti: dalla creazione alla distribuzione sui diversi canali. Permettono inoltre di fare monitoraggio per migliorare l'efficacia dei processi, attività che può includere la raccolta dei feedback utente e i controlli di qualità.
In conclusione, l'adozione di un sistema di Product Information Management per automatizzare la gestione delle informazioni di prodotto consente di migliorare la qualità dei dati, l’efficienza operativa e la coerenza delle informazioni nelle interazioni multicanale con i clienti.