L’Automated Intelligent Document Processing sta rivoluzionando i flussi di lavoro all’interno di un numero crescente di organizzazioni, in qualsiasi settore, intervenendo su tre ambiti principali: l’estrazione e l’integrazione dei dati, l’analisi avanzata delle informazioni contenute nei documenti e l’ottimizzazione dei processi operativi. Grazie all’Automated Intelligent Document Processing, infatti, le aziende oggi possono acquisire, elaborare e distribuire le informazioni in modo più rapido ed efficace, minimizzando gli errori e riducendo i tempi di gestione. Non solo: l’integrazione con altre tecnologie consente sia di ridurre le attività manuali a basso valore aggiunto che di migliorare la collaborazione tra sistemi aziendali, aumentando sicurezza, compliance normativa ed efficienza.
L’Automated Intelligent Document Processing di ultima generazione lavora in sinergia con soluzioni avanzate come la data capture intelligence, che trasforma testi e immagini in dati strutturati, e il machine learning, capace di apprendere e ottimizzare il riconoscimento di documenti differenti. L’automazione si estende anche attraverso l’uso della Robotic Process Automation, funzionalità che libera gli operatori dall'incombenza delle attività ripetitive, delegandole ai sistemi e aumentando così la produttività complessiva. A supporto di uno scenario così evoluto, va considerato anche il Natural Language Processing che interpreta il contenuto testuale e facilita la ricerca e l’analisi documentale.
In pratica, dunque, puntare su soluzioni potenziate con funzionalità di Automated Intelligent Document Processing significa implementare sistemi in grado di leggere ed estrarre informazioni da documenti fisici e digitali utilizzando l’Optical Character Recognition avanzato, identificare e classificare automaticamente i documenti con il machine learning oltre ad analizzare il contenuto e individuare dati chiave grazie all'elaborazione del linguaggio naturale. L’AI può inoltre estrarre dati strutturati anche da documenti non strutturati come PDF o immagini (si pensi, per esempio, a nominativi, importi, date, numeri di protocollo o intere tabelle contenente dati): questa funzionalità di riconoscimento delle informazioni risulta particolarmente utile in ambiti in cui devono essere processati rapidamente molti documenti con formati molteplici, come per esempio l’ufficio contabilità, la logistica, il settore legale o le risorse umane.
In un’ottica di Automated Intelligent Document Processing, l’AI apprende e affina progressivamente le proprie capacità di categorizzazione: gli algoritmi riconoscono la tipologia di documento, potenziando come non mai la gestione dell’archiviazione. Sul fronte della decision intelligence, i motori di ricerca basati sull’intelligenza artificiale consentono ricerche avanzate non solo per parole chiave, ma anche per concetti e relazioni tra documenti mentre i chatbot intelligenti possono assistere gli utenti, suggerendo loro le sezioni da compilare o correggendone eventuali errori.
Va poi sottolineato un potente beneficio in termini di automazione: l'AI nella gestione documentale sa automaticamente inoltrare documenti, inviare notifiche, richieste di approvazione a persone o dipartimenti appropriati, nonché assegnare priorità ai documenti urgenti. Non ultimo, l’integrazione con la Robotic Process Automation consente di gestire anche attività come l’inserimento dati o la generazione di report in modo completamente automatizzato.
L’approccio adottato da Present nell’ambito dell’Automated Intelligent Document Processing si basa su un’integrazione strategica con i sistemi informativi aziendali esistenti e mira a massimizzare i benefici delle tecnologie già implementate. Nello specifico, la strategia si distingue per l’utilizzo delle più autorevoli soluzioni sul mercato, sulla possibilità di personalizzazione in base alle esigenze specifiche dei clienti e su un forte supporto consulenziale, in grado di assicurare un'elevata competenza tecnica.
ARXivar, per esempio, è la piattaforma di Enterprise Content Management utilizzata da Present: questo strumento consente di automatizzare i processi documentali grazie a funzionalità avanzate di machine learning, classificazione documentale e gestione intelligente delle informazioni. La soluzione supporta anche l’automazione delle attività ripetitive, migliorando il flusso di lavoro e l’efficienza operativa. Tungsten Automation, invece, è la soluzione di automazione intelligente che si integra facilmente con i sistemi aziendali, sfruttando l’intelligenza artificiale per ottimizzare i processi documentali. Grazie alle capacità di elaborazione del linguaggio naturale, è in grado di analizzare e interpretare dati e documenti in modo autonomo, accelerando le operazioni di elaborazione.
Present integra le funzionalità di Automated Intelligent Document Processing di ARXivar e Tungsten Automation nella suite PRIDE, che raccoglie tutte le tecnologie più avanzate per ottimizzare i processi aziendali. PRIDE è dunque in grado di leggere informazioni da documenti cartacei e digitali, anche non strutturati, estraendo automaticamente dati chiave come nomi, importi, date, numeri di protocollo e tabelle dati. Il sistema garantisce inoltre la classificazione automatica dei documenti, identificando e categorizzando fatture, contratti, ordini, e-mail e report.
Grazie all’integrazione di queste tecnologie, Present riesce a supportare le aziende in un percorso di digital transformation completo, garantendo efficienza operativa e un miglioramento continuo della gestione documentale.